Обновлено: 23 мая 2026 года

Кто и где оформляет трудовую книжку впервые

Первичное оформление трудовой книжки происходит при первом трудоустройстве гражданина. Этот процесс регулируется статьей 66 Трудового кодекса РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).

Где оформляется трудовая книжка впервые

Трудовая книжка оформляется работодателем — организацией или индивидуальным предпринимателем, с которым гражданин заключает первый трудовой договор. Конкретно этим занимается:

• Отдел кадров (или уполномоченное лицо) на предприятии;
• Служба управления персоналом в крупных компаниях;
• Бухгалтерия (в небольших организациях, где нет отдельного отдела кадров).

Важно! Индивидуальные предприниматели (ИП) не вносят записи о своей предпринимательской деятельности в бумажную трудовую книжку. Для учета стажа в Пенсионном фонде используется информация об уплаченных страховых взносах.

Порядок оформления

Процесс выглядит следующим образом:

1. Работник предоставляет паспорт и СНИЛС (при наличии);
2. Работодатель заполняет ьный лист трудовой книжки с указанием:
• ФИО работника;
• Даты рождения;
• Образования;
• Профессии или специальности;
• Даты заполнения.
3. На первой странице ставится печать организации (если у работодателя есть печать);
4. В трудовую книжку вносятся записи о приеме на работу (в первый раз — только одна запись).

Выдача трудовой книжки при увольнении

Когда и как выдается

При увольнении работника (прекращении трудового договора) трудовая книжка выдается ему в последний рабочий день. Это регламентируется статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

Процедура выдачи включает:

• Проверку правильности всех записей;
• Проставление печати организации на последней записи об увольнении;
• Выдачу трудовой книжки лично в руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек;
• В случае отсутствия работника — отправка трудовой книжки по почте с уведомлением (если работник не явился за ней лично).

Если работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения, он обязан компенсировать работнику средний заработок за каждый день задержки (статья 234 ТК РФ).

Что делать, если трудовая книжка утеряна

В случае утери трудовой книжки работник может обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки;
2. Внести в него все записи, которые были в оригинале (на основании документов, подтверждающих трудовой стаж);
3. Поставить печать организации.

Для оформления дубликата могут понадобиться:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Архивные документы;
• Свидетельства о сдаче экзаменов, дипломы и другие подтверждающие документы.

Где можно получить трудовую книжку через Госуслуги

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, которая постепенно заменяет бумажный формат. Она хранится в базе Социального фонда России (СФР) и доступна через:

• Портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru);
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (https://es.pfrf.ru);
• Многофункциональные центры (МФЦ);
• У работодателя (если он предоставляет доступ к ЭТК).

Как получить ЭТК через Госуслуги:

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуг;
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»;
3. Нажмите на ссылку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»;
4. Выберите способ получения (электронно или на бумаге);
5. Получите выписку, содержащую информацию о трудовом стаже.

Получение выписки из ЭТК

Если вам нужна выписка из электронной трудовой книжки, вы можете получить ее:

• Через Госуслуги (бесплатно);
• В МФЦ;
• В территориальном органе Пенсионного фонда России;
• У работодателя (по запросу).

Кто отвечает за ведение трудовой книжки

Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. Конкретно этим занимаются:

• Специалисты отдела кадров;
• Службы управления персоналом;
• Бухгалтерия (в небольших организациях);
• Руководитель (в ИП или микропредприятиях).

Работодатель обязан:

1. Обеспечить правильное ведение трудовых книжек;
2. Хранить их в сейфе или специальном месте;
3. Выдавать работникам при увольнении;
4. Вести учет движения трудовых книжек;
5. Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении.

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Когда и где нужно делать запись в трудовой книжке

В трудовую книжку вносятся следующие записи:

• О приеме на работу (в первый раз);
• О переводе на другую должность;
• Об увольнении;
• О награждениях и поощрениях;
• Об изменении фамилии;
• О присвоении разряда или класса;
• О получении образования (если это связано с трудовой деятельностью).

Все записи должны быть:

• Четкими и разборчивыми;
• Сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Подписаны ответственным лицом;
• Заверены печатью организации (если она есть).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить новую трудовую книжку, если предыдущая утеряна?

Да, можно. Для этого нужно обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат на основании имеющихся у него документов.

Где хранится трудовая книжка — у работника или у работодателя?

Трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения работника. После увольнения она выдается на руки работнику.

Можно ли не заводить трудовую книжку?

Нет, ведение трудовой книжки обязательно для всех работодателей, кроме:

• Индивидуальных предпринимателей (они не ведут трудовую книжку на себя);
• Работодателей, у которых трудовой договор заключен менее чем на 5 дней (если это не основное место работы).

Можно ли работать без трудовой книжки?

Нет, трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж. Без нее сложно будет подтвердить опыт работы при устройстве на новую работу или оформлении пенсии.

Как проверить правильность записей в трудовой книжке?

Вы можете запросить у работодателя выписку из трудовой книжки или проверить записи через:

• Портал Госуслуги;
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда;
• МФЦ;
• У предыдущих работодателей (если они сохранили ваши данные).

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж. Она оформляется при первом трудоустройстве работодателем, а при увольнении выдается на руки. С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка, которая постепенно вытесняет бумажный формат.

Если у вас возникли вопросы по оформлению, выдаче или проверке трудовой книжки, вы можете обратиться:

• К работодателю;
• В территориальный орган Пенсионного фонда;
• В МФЦ;
• Через портал Госуслуги.

Помните, что правильное ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя, а сохранность документа — ваша личная ответственность.