Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина․ С 2025 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило порядок оформления и ведения этого документа․ В этой статье подробно разберем, какие документы нужны для получения трудовой книжки впервые, при замене или восстановлении, а также как получить электронную версию․

Оформление трудовой книжки впервые (при первом трудоустройстве)

Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас никогда не было трудовой книжки (бумажной или электронной), работодатель обязан оформить её за свой счёт․ В этом случае вы не должны предоставлять саму книжку, но нужны другие обязательные документы․

Перечень необходимых документов

Для заключения трудового договора и оформления ТК впервые вам потребуется предоставить в отдел кадров (HR) следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (например, для несовершеннолетних, свидетельство о рождении)․
• СНИЛС (страховое свидетельство государственного пенсионного страхования)․ Если его нет, работодатель может оформить одновременно с ТК․
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)․
• Документы об образовании и квалификации (диплом, сертификаты, удостоверения) — если они требуются для занимаемой должности․
• Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву (военный билет или приписное свидетельство)․

Алгоритм действий для работника

1. Предоставить перечисленные выше документы в кадровую службу․
2. Подписать трудовой договор․
3. Получить на руки свою новую бумажную трудовую книжку с первой записью о приёме на работу (если вы не выбрали электронную форму)․
4. Если вы выбрали электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажный вариант не оформляется․ Вместо этого вам выдадут или направят Справку/Выписку о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР)․

Замена или восстановление трудовой книжки

Эта ситуация возникает, если у вас уже была бумажная трудовая книжка, но она утрачена, испорчена или заполнена полностью;

Документы для замены/восстановления

Вам необходимо обратиться в отдел кадров последнего места работы или в организацию, где вы устраиваетесь, с пакетом документов:

• Паспорт․
• Заявление о выдаче новой трудовой книжки (или о восстановлении записей)․
• Документы, подтверждающие стаж (если старая книжка утеряна): выписки из предыдущих трудовых книжек, справки с мест работы, военный билет (для подтверждения периода службы) и т․д․
• СНИЛС․

Кто и как оформляет?

• Если вы устраиваетесь на новое место работы, новую бумажную книжку оформит кадровик текущего работодателя на основании ваших документов и выписки из ЭТК (если стаж уже есть в электронном виде)․
• Если вы хотите восстановить стаж в электронной книжке, вам нужно обратиться в Социальный фонд России (СФР) или через Госуслуги с заявлением и подтверждающими документами․ СФР внесёт данные на основе ваших бумажных документов․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить и какие документы нужны

Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, хранящийся в базе СФР․ С 2025 года он становится основным․

Как получить ЭТК?

Есть два основных пути:

1. При первом трудоустройстве — заявите работодателю о выборе электронной формы․ Он не будет оформлять бумажную книжку, а отправит сведения о вашей работе в СФР․
2. При наличии бумажной книжки — напишите заявление работодателю о переходе на ЭТК․ Он прекратит вести бумажный вариант и начнёт передавать данные в СФР․ Все прошлые записи из бумажной книжки можно перенести в электронную, обратившись в СФР․

Какие документы запрашивать?

Если вы перешли на ЭТК, при приёме на новую работу вместо бумажной трудовой книжки вам нужно предоставить:

• Паспорт․
• СНИЛС․
• Справку о трудовой деятельности (СТД-Р) или Выписку из электронной трудовой книжки (СТД-СФР)․ Это подтверждение вашего стажа в электронном виде․

Как посмотреть свою ЭТК?

Получить выписку из ЭТК можно несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (услуга «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»)․
• В отделении СФР (бывшему ПФР) лично или через МФЦ․
• У последнего работодателя — он обязан по вашему запросу выдать заверенную выписку из вашей ЭТК․

Краткий чек-лист: что нужно для трудоустройства в 2026 году

Итак, минимальный набор документов для официального трудоустройства:

1. Паспорт (или документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС․
3. Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ Справка/Выписка из ЭТК (СТД-Р/СТД-СФР)․
4. ИНН (часто запрашивается кадровиками)․
5. Документы об образовании (если они требуются по специальности)․
6. Документы воинского учета (для военнообязанных)․

Процесс получения трудовой книжки в 2026 году стал проще благодаря электронному формату; Ключевые шаги:

• При первом трудоустройстве — предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании․ Работодатель оформит либо бумажную, либо электронную ТК по вашему выбору․
• При замене/восстановлении — собрать документы, подтверждающие стаж, и обратиться в кадры или СФР․
• Всегда иметь при себе СНИЛС и уметь получать выписку из ЭТК через Госуслуги․

Бережно храните все документы, подтверждающие ваш трудовой стаж, чтобы в будущем не возникло проблем с пенсионным обеспечением․