Дата актуализации:  г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Для руководителей образовательных учреждений (директоров школ) оформление записей имеет ряд особенностей, связанных с их статусом, типом договора и особенностями назначения (постоянный директор, исполняющий обязанности, директор‑исполнитель и т.п.). В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы;
• кто и в какие сроки вносит запись;
• различия между постоянным и исполняющим обязанности директором;
• порядок оформления записи на испытательный срок;
• образцы записей и типовые формулировки;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), а также приказом Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы трудовой книжки». Для руководителей школ дополнительно учитываются:

• Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об образовании»;
• Приказы Министерства образования и науки РФ, регулирующие порядок назначения и освобождения от должности директора;
• Коллективный договор (если он есть) и локальные нормативные акты образовательного учреждения.

Кто вносит запись и в какие сроки?

Запись в трудовую книжку обязан сделать работодатель (в данном случае – муниципальное образование, администрация школы или управляющая организация). Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней со дня начала работы в новой должности.

Ответственные лица

• Главный бухгалтер – оформляет запись в книжку и ставит подпись.
• Руководитель организации (например, глава муниципального образования) – подписывает приказ о назначении директора.
• Кадровый специалист – подготавливает необходимые документы (трудовой договор, приказ, справку о квалификации).

Отличия в записях для разных статусов директора

Постоянный (основной) директор школы

Для директора, назначенного на постоянную должность (бессрочный или срочный трудовой договор), запись в книжку делается в обычном порядке, как для любого другого работника.

Обязательные реквизиты записи

1. Дата приема на работу;
2. Наименование организации (полное официальное название школы, её ИНН, ОГРН);
3. Должность – «директор школы»;
4. Основание для приема (трудовой договор, приказ о назначении, решение учредителя);
5. Срок действия договора (если договор срочный) и дата окончания (если указано).

Исполняющий обязанности (И.о.) директора

Если сотрудник назначен исполняющим обязанности директора (И.о.), запись в трудовую книжку не делается, поскольку он не считается постоянным руководителем. Вместо этого оформляется приказ о назначении И.о., который хранится в личном деле сотрудника.

Директор‑исполнитель (на испытательном сроке)

При назначении на должность директора с испытательным сроком запись в книжку делается сразу, но в графе «Основание для приема» указывается «на испытательный срок». По окончании испытания в запись вносятся поправки (дата перехода на постоянную должность, указание нового основания).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка приказа о назначении (или трудового договора). В приказе указываются:
   • Дата и номер приказа;
   • Полное наименование школы;
   • ФИО назначаемого директора;
   • Должность «директор школы»;
   • Дата вступления в должность;
   • Основание (трудовой договор, решение учредителя, испытательный срок).
2. Подписание приказа руководителем организации (или уполномоченным лицом).
3. Сдача приказа в кадровую службу (или бухгалтерию) для внесения записи.
4. Заполнение трудовой книжки согласно образцу (см. ниже). Важно использовать черную чернильную ручку, печатными буквами.
5. Подпись ответственного лица (главный бухгалтер) и проставление печати организации.
6. Внести запись в личное дело сотрудника – копию приказа, трудовой договор и справку о квалификации.

Образцы записей

Запись для постоянного директора (бессрочный договор)

Дата приема: 
Наименование организации: Муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя школа № 12», ИНН 7701234567, ОГРН 1177746000000
Должность: Директор школы
Основание для приема: Трудовой договор № 2026/09 от г.
 

Запись для директора с испытательным сроком (6 месяцев)

Дата приема: 
Наименование организации: Муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя школа № 12», ИНН 7701234567, ОГРН 1177746000000
Должность: Директор школы
Основание для приема: Трудовой договор № 2026/09 от г., испытательный срок – 6 месяцев
 

Запись о переводе с И.о. на постоянную должность

Дата перевода: 
Наименование организации: Муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя школа № 12», ИНН 7701234567, ОГРН 1177746000000
Должность: Директор школы
Основание для перевода: Трудовой договор № 2026/09 от г., перевод с И.о. директора на постоянную должность
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если директор назначен по решению учредителя без трудового договора?

Да. По статье 66 ТК РФ запись в трудовую книжку делается «на основании приказа о приёме на работу». Поэтому в графе «Основание» указывается «Приказ учредителя № … от …».

Можно ли оформить директора школы как индивидуального предпринимателя (ИП) и вести запись в его трудовой книжке?

Нет. ИП не является работником, а является субъектом предпринимательства. В таком случае отношения регулируются гражданско‑правовым договором, а трудовая книжка не ведётся.

Как оформить запись, если директор уходит в отпуск без сохранения места работы?

Запись в книжку не меняется. В личном деле оформляется приказ «Об отпуске без сохранения места работы», а в трудовой книжке делается запись о дате начала и окончания отпуска (в графе «Основание» – «Отпуск без сохранения места работы»).

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем месте работы, а новая запись должна быть в начале листа?

Записи в трудовой книжке вносятся последовательно, от старых к новым. Поэтому новая запись вносится в следующую пустую строку, а не в начало листа.

Ошибки, которых следует избегать

• Заполнение записи черновыми чернилами или карандашом – допускается только черной чернильной ручкой.
• Отсутствие подписи ответственного лица и печати организации – запись считается недействительной.
• Указание неверного ИНН/ОГРН школы – может привести к проблемам при проверке в Пенсионном фонде.
• Не внесение записи в течение пяти рабочих дней – нарушение ТК РФ, возможные штрафы для работодателя.
• Запись И.о. директора в трудовую книжку – противоречит практике и может стать основанием для оспаривания трудовых прав.

Оформление записи в трудовой книжке директора школы – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Главное помнить, что:

• Запись делается только для постоянных (или испытательных) директоров, а не для И.о.;
• Все реквизиты (дата, наименование организации, должность, основание) должны быть указаны полностью и без ошибок;
• Срок внесения записи – не более пяти рабочих дней с момента начала работы;
• Ответственность за правильность записи лежит на работодателе (главный бухгалтер, кадровик).

Соблюдая эти правила, вы обеспечите законность трудовых отношений директора школы и избежите проблем при проверках со стороны государственных органов.

Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву, специалист в сфере образования.

© 2026. Все права защищены.