Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о награждениях и поощрениях. Правильное оформление таких записей имеет важное значение для подтверждения права на пенсию, льготы и социальные гарантии.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение новой формы трудовой книжки (действует с ).
• Постановление Правления ПФР от № 730п – форма и порядок представления СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности).

Разделы трудовой книжки, посвящённые награждениям

В зависимости от серии и года выпуска трудовой книжки выделяют два основных раздела:

1. Сведения о награждениях – графа 3 содержит «Сведения о награждениях орденами, медалями, о присвоении почетных званий».
2. Сведения о поощрениях – графа 3 содержит «Сведения о поощрениях, связанных с работой на предприятии, в учреждении или организации».

В новых бланках (с 2023 г.) оба раздела объединены в один блок «Сведения о награждениях и поощрениях», но порядок заполнения остаётся тем же.

Порядок внесения записи о награждении

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о награждении вносится следующим образом:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи.
2. В графе 2 – дата награждения (день, месяц, год).
3. В графе 3 – полное наименование награды (ордена, медали, почётного звания, грамоты, благодарности и т.п.) в виде заголовка.
4. В графе 4 – основание награждения (номер и дата приказа, распоряжения, постановления и т.д.). При необходимости можно приложить копию документа.
5. В графе 5 – подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и расшифровка подписи.
6. В графе 6 – печать организации (если предусмотрена).

Образцы записей

Награждение орденом

Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени
Приказ Генерального директора № 45 от 
Иванов И.И. (подпись)
М.П.

Почётное звание

Заслуженный работник промышленности Российской Федерации
Распоряжение Министра промышленности и торговли № 112 от 
Петрова А.С. (подпись)
М.П.

Почётная грамота

Почётная грамота Министерства образования и науки РФ
Приказ ректора вуза № 78 от 
Сидорова Е.В. (подпись)
М.П.

Благодарность от работодателя (поощрение)

Благодарность за высокие показатели в выполнении годового плана
Приказ директора ООО «Техносервис» № 22 от 
Кузнецов Д.М. (подпись)
М.П.

Особенности заполнения в старых и новых бланках

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях (например, работа у индивидуального предпринимателя без доступа к ЕГИСЗ) допускается ведение бумажного варианта.

В ЭТК раздел «Сведения о награждениях» заполняется аналогично бумажному варианту, но данные вводятся в специальные поля формы:

• Дата награждения;
• Наименование награды;
• Основание (номер и дата документа);
• Подпись (электронная подпись уполномоченного лица).

После внесения записи система автоматически формирует соответствующий фрагмент СЗВ‑ТД, который передаётся в Социальный фонд России.

Исправление ошибочных записей

Если запись о награждении внесена с ошибкой, её необходимо исправить согласно пункту 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

1. В графе 1 ставят номер исправительной записи.
2. В графе 2 указывают дату внесения исправления.
3. В графе 3 пишут «Исправление записи № [номер ошибочной записи]».
4. В графе 4 приводят правильные сведения.
5. В графе 5 ставят подпись и печать.

При работе с ЭТК исправление производится через функцию «Редактировать запись» в личном кабинете работника на портале «Работа в России».

Проверка и подтверждение наличия записи

Для подтверждения факта награждения работник может:

• Предоставить выписку из трудовой книжки (бумажную или электронную).
• Предоставить копию приказа или иного документа, послужившего основанием для награждения.
• Получить справку из отдела кадров организации, заверенную печатью и подписью.

При обращении в Пенсионный фонд или социальные службы достаточно предоставить выписку из трудовой книжки, где отражены все награждения и поощрения.

Полезные рекомендации для кадровиков

1. Всегда сверяйте наименование награды с официальным источником (например, с сайтом Президента РФ или соответствующего ведомства).
2. Храните копии приказов и распоряжений о награждении в личном деле работника не менее 50 лет.
3. При переходе на электронные трудовые книжки проводите обучение сотрудников отдела кадров работе с ЕГИСЗ.
4. Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (изменения в Постановлении № 225 и Инструкции могут происходить ежегодно).
5. При внесении записи о награждении в бумажную книжку используйте чёрную или синюю пасту, чтобы обеспечить долговечность записи.

Правильное заполнение раздела «Сведения о награждениях» в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота, которая напрямую влияет на социальные гарантии работника. Соблюдение установленного порядка, использование актуальных образцов и своевременное внесение исправлений помогут избежать спорных ситуаций при назначении пенсии, получении льгот и подтверждении трудового стажа.

Если у вас остались вопросы по конкретным видам наград или по работе с электронными трудовыми книжками – обращайтесь к нормативным документам, указанным выше, либо консультируйтесь с юристом по трудовому праву.