Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж и квалификацию работника. С 2021 года в России и ряде соседних стран (Украина, Беларусь) вводятся электронные трудовые книжки, однако традиционный бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу.
Правовая база
Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
- Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об электронных трудовых книжках».
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (для электронных форм).
- Приказы Минтруда России, уточняющие порядок заполнения и хранения (приказ № 1н от ).
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность вести трудовые книжки возлагается на работодателя, а в случае индивидуального предпринимателя (ИП) – на самого ИП, если он является юридическим лицом‑работодателем. В частности:
- Организации, зарегистрированные в качестве юридических лиц (ООО, АО и др.).
- Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников по трудовым договорам.
- Государственные и муниципальные учреждения.
Если же работник является самозанятым или работает по гражданско‑правовым договорам (ГПД, договор подряда), трудовая книжка не требуется.
Формы трудовой книжки
3.1 Бумажный вариант
Трудовая книжка установленного образца (форма № Т-2) выдаётся в бумажном виде. По состоянию на 2026 год:
- Бумажные книжки сохраняются, если они уже находятся у работников.
- Новые сотрудники могут получать как бумажную, так и электронную форму – выбор зависит от предпочтений работника и возможностей работодателя.
3.2 Электронный вариант
Электронные трудовые книжки (ЭТК) хранятся в Единой государственной информационной системе «Трудовые книжки». Основные особенности:
- Вводятся в действие с 1 января 2021 года (постановление М. Мишустина).
- Период полной оцифровки всех записей завершился 10 июня 2026 года (5‑летний срок).
- Работник получает доступ через портал Госуслуг или мобильное приложение «Трудовая книжка».
- Запись в ЭТК производится работодателем через специализированный сервис, подтверждённый электронной подписью.
Порядок выдачи и заполнения трудовой книжки
4.1 Приём на работу
- Работодатель (или ИП) проверяет наличие у соискателя действующего паспорта и, при необходимости, СНИЛС.
- Сотруднику предлагается выбрать форму трудовой книжки (бумажную или электронную).
- Для бумажного варианта работнику выдаётся новая книжка, в которой в первой строке фиксируются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер паспорта;
- СНИЛС.
- Для электронного варианта работник регистрируется в системе «Трудовые книжки», после чего получает уникальный идентификатор.
4.2 Оформление записей
Записи делаются в хронологическом порядке. В каждой записи указываются:
- Дата начала и (при необходимости) окончания трудового договора;
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
- Должность, разряд, квалификационная категория;
- Основание для прекращения трудовых отношений (по желанию работника, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д.).
Для электронных записей используется электронная подпись работодателя, а все изменения фиксируются в журнале аудита системы.
Хранение и передача трудовых книжек
5.1 Хранение бумажных книжек
Работодатель обязан хранить трудовые книжки в течение всего периода трудовой деятельности работника и не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений. Книжки хранятся в отдельном, защищённом от доступа посторонних месте (например, в сейфе или архивном помещении).
5.2 Передача при увольнении
- Работодатель заполняет запись о прекращении трудового договора.
- Работнику вручается трудовая книжка с подписью и печатью (если используется бумажный вариант).
- Если работник переходит к новому работодателю, он передаёт книжку новому работодателю, который вносит следующую запись.
5.3 Перевод в электронный формат
Работник, имеющий бумажную книжку, может запросить её оцифровку. Процедура:
- Обращение к работодателю с заявлением о переводе.
- Сканирование всех страниц книжки и загрузка в систему «Трудовые книжки».
- Подтверждение соответствия сканов оригиналам обеими сторонами.
- После подтверждения оригинальная бумажная книжка может быть уничтожена (по согласованию с работником).
Ответственность предпринимателя за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Нарушения могут повлечь за собой как административные, так и уголовные последствия:
- Административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):
- От 5 000 до 30 000 рублей за отсутствие записи о приёме на работу.
- От 10 000 до 50 000 рублей за непредоставление трудовой книжки при увольнении.
- Уголовная ответственность (ч. 4 ст. 285.1 УК РФ) – за умышленное уничтожение или фальсификацию записей в трудовой книжке.
- Гражданско‑правовая ответственность – возмещение вреда, причинённого работнику из‑за неверных записей (например, при расчёте пенсии).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Обязан ли ИП вести трудовые книжки, если у него менее 5 сотрудников?
Да. Количество работников не влияет на обязанность вести трудовые книжки. Каждый работник, заключивший трудовой договор, имеет право на трудовую книжку.
7.2 Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки и сразу перейти на электронную?
Да. По желанию работника и при наличии технической возможности у работодателя можно сразу оформить электронную трудовую книжку.
7.3 Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Работодатель вносит исправление в виде отдельной записи, указывая: «Исправление записи от …», причину исправления и подпись. В электронном виде исправление фиксируется в журнале аудита.
7.4 Как проверить, что электронная трудовая книжка корректно заполнена?
Работник может войти в личный кабинет на портале Госуслуг, просмотреть все записи и сравнить их с реальными датами и позициями. При обнаружении несоответствия следует обратиться к работодателю с письменным запросом.
Практические рекомендации для предпринимателей
- Внедрить в компанию автоматизированную систему кадрового учёта, интегрированную с сервисом «Трудовые книжки».
- Обучить бухгалтерию и HR‑специалистов правилам заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
- Регулярно проводить внутренний аудит записей: проверять даты, названия должностей, основания увольнения.
- Сохранять копии всех электронных записей в архиве компании в течение минимум 5 лет.
- В случае перехода на электронный формат заранее согласовать процесс с работниками, оформить соответствующее заявление.
Ведение трудовых книжек – фундаментальная часть трудовых отношений, от которой зависят права работников на пенсионные выплаты, соцзащиту и подтверждение квалификации. Предприниматели, независимо от масштаба бизнеса, обязаны соблюдать установленный порядок оформления, хранения и передачи трудовых книжек, будь то традиционный бумажный документ или современный электронный сервис. Правильный подход к кадровому учёту снижает риск штрафов и укрепляет доверие между работодателем и сотрудниками.
Дата публикации: 21 мая 2026 года