Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую биографию работника․ После завершения трудовых отношений (увольнение, перевод, выход на пенсию, окончание военной службы и т․п․) в ней обязаны быть сделаны соответствующие записи․ Ошибки в оформлении могут привести к проблемам при получении пенсии, пособий и при трудоустройстве в будущем․
Кто обязан вносить запись?
- Работодатель – вносит запись о прекращении трудового договора, переводе, увольнении, а также о награждениях, полученных в период работы․
- Военный комиссариат – в случае прохождения военной службы вносит запись о её окончании․
- Работник – в некоторых случаях (например, при дистанционной работе) запись может быть сделана по письменному согласию работника․
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 64, 66, 67․
- Приказ Минтруда России № 14н от 20 ноября 2024 г․ (14‑6/10/ООГ) – разъясняет необходимость внесения записи о прохождении военной службы․
- Постановление Правительства РФ № 378 от – порядок оформления записей о награждениях и почетных грамотах․
Какие события фиксируются в конце трудовых отношений?
Увольнение (по инициативе работодателя)
Запись делается в следующем виде:
Дата увольнения: Основание увольнения: статья 81 ТК РФ – сокращение штата Должность: инженер‑технолог Ставка (оклад): 85 000 руб․ Подпись работодателя: __________________
Увольнение по собственному желанию
Запись аналогична, но в поле «Основание увольнения» указывается «по собственному желанию» (ст․ 80 ТК РФ)․
Перевод (внутренний перевод в другую структуру организации)
Запись делается в обеих книжках – в старой (отметка «перевод») и в новой (запись о приёме)․
Выход на пенсию
Запись оформляется в соответствии с приказом Минтруда от г․ (см․ выше)․ Пример:
Дата выхода на пенсию: Основание: достижение пенсионного возраста, статья 24 ТК РФ Должность: главный бухгалтер Подпись работодателя: __________________
Окончание военной службы
Согласно письму Минтруда России от г․, запись о прохождении военной службы обязана быть внесена в трудовую книжку․ Пример записи:
Дата окончания службы: Воинская часть: 12345 Служба: срочная служба в Вооруженных Силах РФ Подпись представителя военного комиссариата: __________________
Награждения и почетные грамоты
Если работник получил награду в период работы, работодатель обязан зафиксировать это в трудовой книжке (см․ постановление № 378)․ Пример записи:
Дата награждения: Награда: Почетная грамота Министерства труда РФ Основание: за выдающиеся достижения в области охраны труда Подпись работодателя: __________________
Особенности оформления записей при дистанционной работе
Для дистанционных (удалённых) работников запись в трудовую книжку делается по тем же правилам, однако требуется письменное согласие работника․ Пример формулировки в согласии:
«Я, Иванов И․И․, даю согласие работодателю ООО «ТехноСервис» на внесение в мою трудовую книжку записи о переводе на дистанционный режим работы с по с указанием условий труда»․
После получения согласия работодатель вносит запись, указывая «дистанционный режим работы» в поле «особенности условий труда»․
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документов: трудовой договор, приказ о прекращении/переводе, справка о военной службе, копия наградного сертификата․
- Согласование с работником: если запись требует его подписи (например, при дистанционной работе), получить письменное согласие․
- Заполнение записи в соответствии с образцом, используя чёрную чернильную ручку, печатными буквами․
- Подпись и печать работодателя (или уполномоченного лица)․
- Проверка: убедиться, что запись полностью читаема, без исправлений и зачеркиваний․
- Возврат трудовой книжки работнику с подписью о получении․
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты – всегда указывайте полную дату (дд․мм․гггг)․
- Неправильный порядок записей – запись о завершении работы ставится после всех записей о наградах и военной службе, если они были ранее․
- Использование ручки не‑чёрного цвета – допускаются только чёрные или синие чернила․
- Отсутствие подписи уполномоченного лица – без подписи запись считается недействительной․
- Неправильные формулировки – используйте официальные формулировки из ТК РФ и нормативных актов․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли не вносить запись о награде, если работник её получил?
Нет․ По постановлению Правительства РФ № 378 запись о награждении обязана быть внесена в трудовую книжку․ Это фиксирует профессиональные достижения и может влиять на размер пенсии․
Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка после увольнения?
Необходимо оформить запись об исправлении в той же странице, указав: «Ошибка исправлена», дату исправления, подпись и печать работодателя․ При серьёзных ошибках (например, неверный срок работы) рекомендуется оформить новое подтверждающее письмо и, при согласии работника, внести корректировку․
Обязательно ли вносить запись о прохождении военной службы, если работник уже имеет отдельный военный билет?
Да․ Письмо Минтруда России от г․ уточняет, что запись в трудовую книжку обязательна независимо от наличия военного билета․ Это упрощает проверку стажа при оформлении пенсии․
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
С 2025 года в России введён электронный реестр трудовых книжек (ЭРТК)․ Однако запись в бумажный вариант остаётся обязательной, если работник не согласился на электронный формат․ При наличии ЭРТК запись в бумажной книжке может быть заменена электронным подтверждением․
Какие документы нужны работодателю для внесения записи о переводе на удалённую работу?
Письменное согласие работника, приказ о переводе, а также при необходимости – дополнение к трудовому договору, где указаны условия дистанционной работы․
Корректное оформление записей в трудовой книжке по окончании работы – важный элемент трудового законодательства․ Соблюдение требований ТК РФ, а также актуальных приказов Минтруда (например, о военной службе и наградах) гарантирует, что трудовой стаж будет правильно учтён при расчёте пенсии, пособий и при дальнейшем трудоустройстве․ При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к специалистам по кадровому делопроизводству или к юридическому отделу компании․
Дата публикации статьи: ․ Информация актуальна на момент написания․