Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан. Для водителей её заполнение регламентировано Приказом Минтруда РФ № 320н от 27 марта 2026 г. В 2026 году допускается вести как бумажный, так и электронный вариант. Ниже – подробные инструкции и образцы заполнения для разных ситуаций.

Общие требования к оформлению

При оформлении в книжке следует учитывать:

• Точность даты (день, месяц, год) – например, .
• Указание полного ФИО работника.
• Заполнение графы «Должность», «Подразделение», «Марка ТС» (только при приёме на работу).
• Сохранение последовательности записей.

Для справки: в графе 3 обычно указывается «Принят на должность водителя грузового автомобиля». Марка автомобиля указывается в отдельной колонке, но не в графе 3.

Форма титульного листа

Титульный лист заполняется по образцу Приложения N 1 к приказу № 320н. На нём указываются:

1. Наименование организации.
2. ФИО работника.
3. Номер и серия трудовой книжки.
4. Дата выдачи.

Электронный вариант

Электронные трудовые книжки оформляются в системе «Электронный кадровый портал». При этом все записи сохраняются в виде XML‑файла, который можно выгрузить в PDF для печати.

Примеры заполнения в зависимости от ситуаций

Приём на работу

В графе 3 вносится запись о приёме на работу. Ниже – типовой пример.

Графа 3: Принят на должность водителя грузового автомобиля (категория C) 
Марка ТС: А123BC78
Дата приёма: 

Если в графе 3 указывается только «Принят на должность», то это считается корректным. Марка ТС указывается в отдельной колонке, но не в графе 3.

Замена/перевод на другую должность

При переводе с одной должности на другую в графе 3 вносят новую запись, а прежнюю оставляют без изменения.

Графа 3 (перевод): Перевод на должность водителя‑механика (категория B) 
Дата перевода: 

Увольнение

При увольнении в графе 3 в конце записи добавляют пометку «Уволен» и указывают дату увольнения.

Графа 3: Уволен по собственному желанию 
Дата увольнения: 

Выдача дубликата

Если оригинальная книжка потеряна, оформляется дубликат. В этом случае в графе 1 указывается «Дубликат», а в графе 2 – «Выдан дубликат». Пример:

• Графа 1: Выдан дубликат.
• Графа 2: – Выдача дубликата (серия № 2, номер № 001).

Заверение копий

Для банков и государственных органов часто требуется заверенная копия трудовой книжки. Пример оформления заверения:

«Копия заверена г. 
Подпись руководителя: ___________________ 
М.П. (Ф;И.О.)»

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Подготовка документа. Выберите форму (бумажную или электронную). При необходимости закажите дубликат.
2. Заполнение титульного листа. Укажите название организации, ФИО, серию и номер.
3. Запись о приёме. В графе 3 введите дату, должность, категорию ТС.
4. Заполнение остальных полей. Графа 4 – «Дата увольнения» (если применимо), графа 5 – «Примечания».
5. Подпись и печать. По окончании в конце документа ставятся подпись руководителя и печать организации.
6. Электронная проверка. При использовании электронного формата выполните проверку на соответствие Приказу № 320н.

Частые вопросы и ответы

• Вопрос: Нужно ли указывать марку автомобиля в графе 3?
  Ответ: Нет, марка ТС указывается в отдельной колонке, но не в графе 3. В графе 3 достаточно указать должность и категорию.
• Вопрос: Как оформить запись о переводе с одной категории на другую?
  Ответ: Делайте отдельную запись в графе 3, указав новую должность и дату перевода.
• Вопрос: Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде?
  Ответ: Да, с  г. допускается электронное ведение, однако в организации должна быть установлена лицензированная система, соответствующая требованиям Минтруда.

Примеры готовых страниц

Приём на работу (бумажный вариант)

Графа 1: Выдан (серия № 1, номер № 005).

Графа 2: – Принят на должность водителя грузового автомобиля (категория C).

Графа 3: Марка ТС: А123BC78.

Перевод (электронный вариант)

Запись в системе:

[] Перевод на должность водителя‑механика (категория B)

Увольнение

Запись:

[] Уволен по собственному желанию

Правильное заполнение трудовых книжек водителей – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдайте требования Приказа № 320н, используйте актуальные образцы и не забывайте о деталях: дату, должность, категорию ТС и, при необходимости, марку автомобиля. При возникновении вопросов всегда консультируйтесь с кадровыми специалистами или обращайтесь в консультант Плюс.

Обновляйте записи своевременно, храните книжки в безопасном месте и при необходимости оформляйте дубликаты согласно установленным процедурам.

Удачной работы с кадровыми документами!