Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю гражданина․ Вопрос о том, сколько таких книг может быть у одного работника, часто возникает у соискателей, юристов и работодателей․ Ниже подробно рассматриваются нормативные положения, практические нюансы и ответы на часто задаваемые вопросы․
Нормативно‑правовая база
Основные положения о трудовой книжке содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ), статья 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку․
- Постановке Правительства РФ от № 1235 «Об утверждении формы трудовой книжки»․
- Приказе Минтруда России от № № ТК‑2023/12 «Об электронных трудовых книжках»․
- Федеральном законе № 315‑ФЗ «О саморегулируемых организациях», который косвенно упоминает возможность ведения учёта в нескольких организациях, но не меняет правило о единой трудовой книжке․
Основное правило: одна трудовая книжка
Согласно статье 66 ТК РФ, каждому работнику должна вестись одна трудовая книжка․ Эта книга фиксирует:
- Дата начала и окончания работы․
- Наименование организации‑работодателя․
- Должность, разряд, условия труда․
- Сведения о периодах отпуска, командировок, обучения и т․д․
Наличие более одной действующей трудовой книжки у одного человека не предусмотрено законодательством․
Исключения и особые случаи
3․1 Дубликат трудовой книжки
Если оригинал утерян, украден или сильно повреждён, работнику в порядке, установленном ТК РФ, выдают дубликат․ Дубликат считается тем же самым документом, а оригинал при этом считается недействительным․
3․2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка․ При её оформлении:
- Работник получает доступ к своему трудовому стажу через личный кабинет в системе «Госуслуги»․
- Физическая бумажная книжка может быть заменена, но в случае необходимости её восстановления выдается дубликат․
- ЭТК может использоваться одновременно с бумажной книгой, однако в официальных документах считается, что у работника «одна» книжка – в электронном виде․
3․3 Трудовые книжки иностранных образцов
Если гражданин работал за границей и имеет трудовую книжку другого государства, она не считается российской трудовой книжкой․ При возвращении в РФ такой документ может использоваться лишь как подтверждающий документ при оформлении стажа, но официально в России ведётся только одна российская трудовая книжка․
3․4 Совместительство и несколько работодателей
Работник может одновременно работать у нескольких работодателей (по совместительству)․ По закону:
- Все записи о совместительстве вносятся в одну трудовую книжку․
- По желанию работника (по письменному заявлению) запись о работе по совместительству может не производиться, но это не меняет количества книг․
Что происходит, если у работника «две» книжки?
Практика показывает, что иногда в реальном мире могут возникать ситуации, когда у человека есть две бумажные книжки:
- Старый документ, оставшийся у предыдущего работодателя․
- Новая книжка, выданная текущим работодателем․
В таком случае:
- Работнику следует объединить записи в одну книгу (обычно в более новой)․
- Старую книжку следует сдать работодателю или оформить как дубликат, если в ней содержатся уникальные записи․
- Наличие двух книг может стать причиной правовых рисков для работодателя (нарушение порядка учёта трудового стажа) и усложнить проверку в инспекциях․
Как оформить дубликат или перевести записи в электронный формат?
Для получения дубликата необходимо:
- Подать письменное заявление работодателю с указанием причины (утрата, порча)․
- Работодатель оформляет акт о выдаче дубликата и вносит запись в трудовую книжку․
- В случае невозможности восстановления оригинала, работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата․
Для перехода на электронную трудовую книжку:
- Работник регистрируется в системе «Госуслуги»․
- Работодатель вносит данные о трудовом стаже в Единый реестр трудовой книжки (ЭТК)․
- После подтверждения записи работник получает доступ к своему электронному документу․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6․1 Можно ли иметь две бумажные трудовые книжки одновременно?
По закону – нет․ Должна быть только одна официальная трудовая книжка․ Дубликат считается заменой оригинала․
6․2 Что делать, если у меня уже есть две книжки?
Необходимо:
- Сравнить записи и выбрать одну, в которую будут внесены все недостающие данные․
- Сдать вторую книжку работодателю или оформить её как дубликат․
- При необходимости обратиться в инспекцию труда за разъяснением․
6․3 Можно ли отказаться от записи о совместительстве?
Да, по письменному заявлению работника запись о работе по совместительству может не производиться, однако это не влияет на количество трудовых книжек․
6․4 Какой документ считается официальным, если у меня есть бумажная книжка и электронная?
Оба документа признаются, но в официальных справках указывается, что трудовая книжка ведётся в электронном виде․ Физическая книжка при этом считается «заменяющей» и может быть использована только в случае необходимости подтверждения оригинала․
Согласно действующему законодательству РФ, у работника может быть только одна трудовая книжка․ В случае утраты или повреждения выдается дубликат, а с 2023 года всё более популярным становится вариант электронной трудовой книжки, который юридически считается тем же самым документом․ Наличие двух или более физических книжек не предусмотрено и может привести к правовым осложнениям как для работника, так и для работодателя․
Если у вас возникли сомнения по поводу оформления или объединения записей, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия․
Дата публикации: