Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. При прекращении трудового договора в ней вносятся специальные записи‚ которые подтверждают законность увольнения и указывают его основания. Ниже подробно рассмотрены требования законодательства‚ порядок заполнения и типовые формулировки для разных оснований увольнения.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 77‚ 81‚ 83 (основания увольнения) и Таблица 1 (порядок заполнения записей).
• Порядок заполнения трудовой книжки (ПП 320н) – пункт 5.1 регламентирует порядок внесения записей об увольнении.
• Федеральный закон № 27‑ФЗ от г. – статья 11 определяет сроки внесения записи в электронную трудовую книжку.

Все указанные ниже формулировки соответствуют требованиям ПП 320н и ТК РФ‚ а также актуальны на 2026 год.

Общие правила заполнения записи об увольнении

1. Графа 1 – порядковый номер записи. Нумерация ведёться последовательно в пределах текущего периода работы.
2. Графа 2 – дата увольнения. Указывается последний день работы (дата прекращения трудового договора).
3. Графа 3 – причина увольнения. Формулировка должна точно соответствовать статье ТК РФ‚ на основании которой расторгается договор.
4. Графа 4 – реквизиты документа. Указывается наименование‚ дата и номер приказа (или иного решения работодателя)‚ на основании которого вносится запись.

Запись вносится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (п.п. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ 27‑ФЗ).

Как выглядит типичная запись

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию (ст. 77‚ п. 1 ТК РФ)
Графа 4: Приказ № 125 от г. "Об увольнении Иванова И.И."

Основания увольнения и типовые формулировки

Увольнение по собственному желанию (ст. 77‚ п. 1 ТК РФ)

• Формулировка: «Уволен по собственному желанию» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
• В графе 3 указывается ссылка на статью ТК: ст. 77‚ п. 1.

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 77‚ п. 2 ТК РФ)

• Формулировка: «Уволен по инициативе работодателя» (указываются конкретные причины‚ например‚ «в связи с сокращением штата»‚ «по результатам аттестации»).
• В графе 3 добавляется ссылка на соответствующий пункт ТК‚ например: ст. 77‚ п. 2 ч. 1.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 77‚ п. 3 ТК РФ)

• Формулировка: «Уволен по соглашению сторон» (иногда используют «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон»).
• Указывается статья: ст. 77‚ п. 3.

Увольнение в связи со смертью работника (ст. 83 ТК РФ)

• Формулировка: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника».
• В графе 3 указывается статья ст. 83. По ПП 320н в этом случае используется слово «Трудовой договор расторгнут»‚ а не «Уволен».

Увольнение в связи с сокращением (переводом) штата (ст. 81 ТК РФ)

• Формулировка: «Уволен в связи с сокращением (переводом) штата».
• Ссылка: ст. 81‚ п. 1.

Увольнение по истечении срока трудового договора (ст. 77‚ п; 4 ТК РФ)

• Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по истечении срока действия».
• Ссылка: ст. 77‚ п. 4.

Пошаговый порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

1. Подготовьте приказ (или иное решение) об увольнении. В приказе обязательно укажите:
   • Дата и номер приказа;
   • ФИО работника;
   • Основание увольнения (статья ТК РФ);
   • Последний день работы.
2. Составьте запись в трудовой книжке согласно пункту 2 (п. 1‑4).
3. Подпишите запись от руки (ручкой) в графах 1‑4.
4. Поставьте подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации в правом столбце записи.
5. Проверьте правильность заполнения: номер записи‚ дата‚ точная формулировка причины‚ корректные реквизиты приказа.
6. Вручите работнику трудовую книжку (или её часть) в день увольнения‚ а также выдайте справку 2‑н (по желанию).

Учет записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2026 года большинство организаций используют электронный формат. Порядок аналогичен бумажному‚ но запись вносится в системе ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. При этом в системе автоматически отображаются:

• Дата увольнения;
• Основание (выбор из списка статей ТК);
• Номер и дата приказа.

Работник получает уведомление по электронной почте и может просмотреть запись в личном кабинете на портале Госуслуги.

Типичные ошибки при оформлении записи и как их исправлять

• Отсутствие ссылки на статью ТК. Исправление: добавить в графу 3 точную ссылку (например‚ «ст. 77‚ п. 1»).
• Неправильная формулировка причины. Исправление: использовать официальные формулировки‚ указанные в пункте 3.
• Ошибки в дате. Исправление: запись в графе 2 должна соответствовать последнему дню работы‚ а не дате издания приказа.
• Отсутствие печати или подписи руководителя. Исправление: добавить подпись и печать в правый столбец записи.
• Пропуск порядкового номера. Исправление: пересчитать нумерацию всех записей текущего периода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли использовать формулировку «Трудовой договор расторгнут» при увольнении по собственному желанию?

Да‚ в соответствии с ПП 320н допускаются обе формулировки («Уволен» и «Трудовой договор расторгнут»)‚ однако предпочтительно использовать «Уволен»‚ чтобы избежать путаницы. Исключение – случай смерти работника‚ где обязательна формулировка «Трудовой договор расторгнут».

Вопрос: Как оформить запись‚ если работник уходит в отпуск без сохранения места работы?

В этом случае запись в трудовую книжку не делается – увольнение не происходит. Оформляется лишь запись о предоставлении отпуска (раздел «Отпуска»).

Вопрос: Нужно ли ставить печать организации в записи об увольнении?

Да. По ПП 320н печать ставится в правом столбце записи о прекращении трудового договора. Без печати запись считается неполной.

Вопрос: Как оформить запись‚ если увольнение происходит по соглашению сторон‚ но в приказе указано только «по инициативе работодателя»?

Запись должна соответствовать реальному основанию. Если фактически было соглашение сторон‚ в графе 3 следует указать «Уволен по соглашению сторон (ст. 77‚ п. 3 ТК РФ)»‚ а в графе 4 указать приказ‚ в котором отражено данное основание.

Запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный документ‚ фиксирующий законность прекращения трудового договора. Правильное оформление включает:

• Точный порядковый номер и дату;
• Корректную формулировку причины с указанием статьи ТК РФ;
• Полные реквизиты приказа (наименование‚ дата‚ номер);
• Подпись руководителя и печать организации.

Соблюдение этих требований гарантирует‚ что запись будет признана законной при проверках государственных органов и при последующем трудоустройстве работника.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (ТК РФ‚ ПП 320н‚ ФЗ 27‑ФЗ) и практических рекомендаций‚ опубликованных в открытых источниках к 22 мая 2026 года.