Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. Ошибки в ней могут привести к проблемам при получении пенсии, соц‑пособий и при трудоустройстве. В статье рассмотрены актуальные правила (2025‑2026 гг.) внесения исправлений, кто имеет право их делать, какие документы нужны и какие образцы записей следует использовать.

Правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 83 – порядок оформления записей о приёме, переводе, увольнении и др.
• Гражданский кодекс РФ (ст. 393) – основания для исправления записей по решению суда.

Эти нормативные акты определяют, что исправления могут вноситься только в случае недостоверных или ошибочных записей, а каждое исправление должно быть надёжно подтверждено документально.

Кто может вносить исправления?

1. Текущий работодатель (организация‑работодатель). Если ошибка допущена им, он вносит исправление самостоятельно.
2. Правопреемник работодателя. При ликвидации или реорганизации предприятия исправления делает новый собственник (правопреемник).
3. Суд. При споре о правомерности записи суд может вынести решение, которое служит основанием для исправления.
4. Работник. Сам работник не вносит изменения, но может инициировать процесс, подав заявление и получив необходимые справки от бывшего работодателя.

Когда исправление невозможно и требуется дубликат?

Если в трудовой книжке обнаружены многочисленные ошибки, которые невозможно корректно оформить в виде отдельных записей (например, несколько подряд идущих записей недействительны), рекомендуется оформить дубликат трудовой книжки. Дубликат выдаётся по заявлению работника с подтверждением недействительности оригинала (решение суда, справка из архива организации).

Необходимые документы

Пошаговый алгоритм исправления

1. Выявление ошибки. Работник проверяет записи (дата, наименование организации, должность, ФИО).
2. Сбор доказательств. Получить справку от работодателя, приказ, решение суда.
3. Подготовка заявления. В заявлении указываются:
   • ФИО работника, табельный номер;
   • Точная запись, подлежащая исправлению (номер строки, дата, содержание);
   • Причина ошибки;
   • Требуемый вариант записи.
4. Передача документов в отдел кадров. К заявлению прикладываються все подтверждающие документы.
5. Внесение исправления. Кадровик делает запись в вкладку (не в основной лист) согласно образцу (см. ниже).
6. Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.
7. Выдача копии работнику. Работнику выдают копию внесённого исправления и при необходимости – дубликат книги.

Как правильно оформить запись‑исправление

Вкладка (или отдельный лист) используется для всех исправлений. Запись делается в следующем порядке:

Пример 1. Исправление названия организации

13 Ошибка в наименовании организации.
 Правильное наименование: ООО «Техно‑Сервис» (ранее указано ООО «Техно‑Сервиз»).
 Основание: приказ № 45 от г.
 _______________________/И. Иванов (начальник отдела кадров) П/ч

Пример 2. Исправление ФИО работника

14 Ошибка в фамилии, имени, отчестве.
 Правильные данные: Петрова Анна Сергеевна.
 Основание: справка от работодателя от г.
 _______________________/С. Смирнова (главный бухгалтер) П/ч

Пример 3. Удаление недействительной записи (несколько подряд)

15 Записи № 5‑7 недействительны (ошибки в датах приёма).
 Основание: решение суда № 123/2025 от г.
 _______________________/В. Кузнецов (директор) П/ч

Специфика исправления в электронной трудовой книжке

• Электронная книга хранится в системе Госуслуги и обновляется через работодателя.
• Для исправления необходимо, чтобы работодатель (или правопреемник) подал запрос в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с приложением сканов подтверждающих документов.
• После одобрения изменения автоматически отразятся в личном кабинете работника.
• Работник может проверить корректность записи в личном кабинете и при необходимости подать повторный запрос.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто «зачеркнуть» ошибку?

Нет. По приказу Минтруда 2021 г. зачёркивания в трудовой книжке запрещены. Любая корректировка должна оформляться как отдельная запись в вложении.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?

В этом случае исправление вносит правопреемник (новый владелец, банк‑арбитр, управляющая компания). Необходимо предоставить архивную справку о ликвидации и приказ/решение, подтверждающее правильные данные.

Можно ли исправить запись самостоятельно?

Самостоятельно работник ничего не вписывает; Он только подаёт заявление и собирает документы. Внесение записей – прерогатива работодателя (или его правопреемника).

Сколько времени занимает процесс?

Обычно от 5 до 15 рабочих дней, в зависимости от наличия всех документов и от того, требуется ли согласование с судом.

Нужно ли получать согласие работника?

Согласие не требуется, но работник обязан предоставить свои данные (паспорт, СНИЛС) для точного оформления записи.

• Ошибки в трудовой книжке исправляются только официальным способом – через запись в вложении, подписанную и заверенную печатью.
• Основанием служат справки, приказы, решения суда или архивные документы о ликвидации организации.
• При множестве ошибок или невозможности корректного исправления оформляется дубликат трудовой книжки.
• Для электронных книг процесс аналогичен, но проходит через онлайн‑систему Роструда.

Соблюдая указанный порядок, работник гарантирует, что его трудовая история будет отражена корректно, а будущие расчёты пенсии и соц‑выплат не будут осложнены.

Полезные ссылки (2025‑2026)

• КонсультантПлюс – образцы исправлений (2025‑2026)
• Налог‑Налог – образец записи в 2026 году
• Госуслуги – электронная трудовая книжка
• Минтруд России – Приказ № 320н от

Дата актуализации: