Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности работника. Правильное её оформление и своевременное заполнение – гарантия соответствия Трудовому кодексу РФ и требованиям Министерства труда и социальной защиты.

Нормативная база

Для ведения трудовых книжек используются следующие документы:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (обновлённая версия 2026 г.)
• Блокнот ТК РФ, статьи 64‑67 (права и обязанности сторон трудового договора).

Важно!

Все записи в книжке делаются рукой синего, черного или фиолетового цвета, без сокращений и каких‑либо сокращений (например, «пр.» вместо «приказа»).

Общие принципы заполнения

1. ьный лист. На первой странице указываются:
• ФИО работника (полностью);
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные (серия и номер);
• Дата начала работы в организации;
• Номер и дата приказа о приёме на работу.
2. Записи о каждом рабочем месте. Для каждого места работы вводятся отдельные записи, содержащие:
• Наименование организации (полное);
• Должность/кадр (по штатному расписанию);
• Дата начала работы;
• Дата окончания работы (если увольнение);
• Номер и дата приказа о приёме/увольнении;
• Сведения о повышении квалификации, прохождении стажировок и переподготовке.
3. Вкладыши. К книжке прилагаются вкладыши (дополнительные листы), где фиксируются:
• Сведения о расчёте за трудовые книжки (номер, дата выдачи);
• Сведения о выдаче дубликата;
• Протоколы учёта и хранения.

Порядок внесения записей

Записи в трудовых книжках ведутся согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек. Ниже – пошаговый алгоритм:

1. Определение типа записи. Для каждого события (приём, перевод, повышение квалификации, увольнение) выбирается соответствующий шаблон.
2. Заполнение полей. В каждом поле указывается полное название документа, дата и номер. Пример:

 Приказ № 156 от «О приёме на должность менеджера отдела продаж».
 

3. Указание сведений о работе. Описывается выполняемая работа, условия занятости, режим труда и отдыха.
4. Фиксация обучения. При повышении квалификации, прохождении стажировки или переподготовки указываются:
• Наименование курса/программы;
• Организатор обучения;
• Дата проведения;
• Номер и дата приказа о прохождении;
• Результат (аттестация, сертификат).
5. Учёт увольнения. При увольнении в конце записи указывается дата увольнения и основание (приказ, соглашение сторон и т.п.).

Образец заполнения трудовой книжки

Ниже представлен типовый шаблон первой страницы и нескольких последующих записей.

Дублирование и выдача дубликата

Если оригинальная книжка потеряна или повреждена, оформляется дубликат. Порядок:

1. Подача заявления от работника (или его законного представителя).
2. Выдача дубликата в том же образце, с отметкой «Дубликат».
3. Внесение записи о выдаче дубликата в журнал учёта трудовых книжек.

Журнал учёта трудовых книжек

Для контроля и учёта всех книжек (и вкладышей) используется журнал учёта. В нём фиксируются:

• Номер и дата выдачи;
• ФИО работника;
• Номер и дата приказа о приёме;
• Сведения о выдаче дубликата;
• Место хранения (шкаф, ящик, архив).

Санкции за отсутствие журнала или нарушение порядка хранения:

• Административная ответственность руководителя (по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей;
• Возможность приостановки деятельности организации до устранения нарушений.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать сокращения? Нет. Сокращения (например, «пр.» вместо «приказа») запрещены.
2. Каким цветом чернил нужно писать? Синего, чёрного или фиолетового.
3. Как часто нужно обновлять записи? При каждом изменении условий труда, повышении квалификации, переезде в другое подразделение и т.п.
4. Что делать, если ошибка уже допущена? Скорректировать запись, подписавшись и указав дату исправления.

Соблюдение установленного порядка ведения трудовых книжек – обязательное требование законодательства. Правильное оформление:

• обеспечивает юридическую защиту работодателя и работника;
• упрощает контроль со стороны инспекций;
• позволяет быстро формировать необходимые документы при приёме/увольнении.

Для более детального разбора конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к специалистам‑консультантам или использовать готовые образцы, представленные на официальных порталах.

Автор: кадровый эксперт, 2026 год.