Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности работника: прием, переводы, повышения квалификации, увольнения и др. Однако существуют ситуации, когда запись в трудовой книжке не вносится. В этой статье разберём, в каких случаях это происходит, какие нюансы следует учитывать и как правильно оформить документы.
Общие правила ввода записей
Согласно Трудовому кодексу РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводах между подразделениями;
- увольнениях;
- смене статуса (например, переход на пенсионное обеспечение);
- обучении, повышении квалификации;
- совместительстве (по желанию работника);
- иных обстоятельствах, регламентированных внутренними нормативными актами организации.
Записи делаются в строгом порядке, без стираний и зачёркиваний. При ошибке вносится правильная запись, а ошибочная – прочеркивается и оформляется согласно п. 5 ст. 64 ТК РФ.
1.1 Когда запись не вносится?
Согласно практике и разъяснениям Министерства труда, в следующие случаи запись в трудовую книжку не производится:
- При приёме на работу по совместительству, если работник не желает её оформить.
- Если в период действия трудового договора работник уже имеет действующую электронную трудвую книжку (ЭТК).
- При оформлении договоров подряда, где отношения не являются трудовыми.
- Если запись была допущена ошибочно – её прочеркивают и вносят правильную.
- При отсутствии подтверждающих документов (приказа о приёме, выписка из приказа об увольнении и т.п.).
Подробный разбор исключений
2.1 Совместительство
Работник имеет право заявить, что запись о работе по совместительству в трудовую книжку не вносится. Это оформляется письменным заявлением сотрудника, которое хранится в личном деле.
2.2 Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 г. в РФ вводятся электронные формы трудовых книжек. При переходе на ЭТК в бумажную книжку записи не вносятся – все сведения фиксируються в электронной базе данных.
2.3 Договоры подряда и иные нетрудовые отношения
Если работник оформлен не как сотрудник, а как исполнитель договора подряда, в его трудовую книжку записи не вносятся, так как такие отношения не подпадают под действие ТК РФ.
2.4 Ошибки и переоформления
Если в книжке допущена ошибка, её следует прочеркнуть и вписать правильный текст рядом. При этом важно указать дату исправления и подпись уполномоченного лица.
Как правильно оформить отсутствие записи
Для документального подтверждения того, что запись не вносится, используют следующие документы:
- Заявление работника о не желании вносить запись.
- Письмо‑приказ руководителя о отказе от внесения записи.
- Подписанный протокол комиссии, фиксирующий причины отсутствия записи.
Эти документы прилагаются к оригиналу трудовой книжки и хранятся в кадровом отделе.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли полностью отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да, при переходе на электронный формат записи в бумажную книгу не вносятся, а все сведения фиксируются в ЭТК. - Вопрос: Что делать, если запись была внесена ошибочно, но прочеркнуть нельзя?
Ответ: В таком случае оформить отдельный листок с исправлением, подписать его и приложить к книжке. - Вопрос: Нужно ли вносить запись о прохождении стажировки, если она не предусматривает изменения статуса?
Ответ: Запись делается, так как стажировка является фактом трудовой деятельности.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверяйте актуальность бланков трудовой книжки – с 2023 г. требуется новый образец.
- Обучайте HR‑персонал правилам внесения и исправления записей.
- Храните все заявления и приказы, подтверждающие отказ от записи, в личном деле сотрудника.
- При переходе на ЭТК убедитесь, что все данные оформлены в системе и доступны для проверок.
- Регулярно сверяйте записи с документами, такими как приказы о приёме и увольнении, чтобы избежать расхождений.
Отсутствие записи в трудовой книжке – не ошибка, а законный способ оформления определённых трудовых отношений. Главное – соблюдать установленные нормы, правильно оформлять заявления и хранить подтверждающие документы. При правильном подходе вы сможете избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции и при оформлении пенсионных выплат.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву.