Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовых отношениях сотрудника: приём, переводы, отпуска, а также увольнение. В 2026 году в России действует как бумажный, так и электронный формат такой книжки. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить трудовые отношения, какие сведения вносятся в трудовую книжку и как оформить её при увольнении.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Она служит:

• подтверждением трудового статуса;
• основанием для расчёта пенсионного стажа;
• основанием для обращения в Социальный фонд России (СФР) и другие органы;
• защитой прав сотрудника в случае спора с работодателем.

Формы оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка может быть:

1. Бумажная – традиционный вариант, оформляемый в виде бумажного документа.
2. Электронная – цифровой аналог, хранящий информацию в базе СФР. Электронная книжка введена с 1 января 2020 года и обязательна для всех новых сотрудников с 2026 года.

Выбор формы зависит от предпочтений работодателя и сотрудника. При этом сведения, которые вносятся в книжку, одинаковы для обоих форматов.

Что вносится в трудовую книжку при приёме на работу?

При приёме на работу в трудовую книжку вносятся следующие сведения (образец заполнения приведён ниже):

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные;
• Дата начала работы по трудовому договору;
• Должность и подразделение;
• Сведения о предыдущем трудовом месте (если есть);
• Сведения о воинском учёте (при наличии);
• Сведения о месте жительства;
• Подпись работодателя и дата выдачи.

Образец заполнения (бумажный)

-------------------------------------------------
| Трудовая книжка |
| № ____ |
| ФИО: _________________________________ |
| Дата рождения: __.__.____ |
| Пол: _________________________________ |
| Паспорт: _________________________________ |
| Выдан: _________________________________ |
| Дата начала работы: __.__.____ |
| Должность: _________________________________ |
| Подразделение: _____________________________ |
| Предыдущее место работы: ___________________ |
| Воинский учёт: _____________________________ |
| Место жительства: __________________________ |
| Выдано _______________________ Дата: __.__.__ |
-------------------------------------------------

Образец заполнения (электронный)

В электронной форме сведения заносятся в личный кабинет СФР через форму ЕФС‑1. Работодатель заполняет поля:

• ФИО;
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные;
• Дата начала работы;
• Код ОКПО и ИНН организации;
• Код подразделения;
• Должность и тип занятости;
• Сведения о предыдущем трудовом месте (если есть).

После ввода данных система автоматически генерирует уникальный номер электронной трудовой книжки, который привязывается к личному кабинету сотрудника.

Увольнение и его отражение в трудовой книжке

Увольнение может происходить по различным основаниям: по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе сотрудника, по причинам, указанным в ст. 81 ТК РФ. Независимо от причины, в трудовых книжках вносятся сведения об увольнении.

Основания увольнения и их юридическое оформление

1. Увольнение по соглашению сторон – наиболее простой вариант, когда обе стороны подписывают соглашение о расторжении трудового договора.
2. Увольнение по инициативе работодателя – по статье 81 ТК РФ (недостойное выполнение обязанностей, нарушение трудовой дисциплины и т.д.).
3. Увольнение по инициативе сотрудника – по собственному желанию с соблюдением предупредительного срока (две недели, если иное не предусмотрено договором).
4. Увольнение по сокращению места работы – в случае ликвидации или сокращения подразделения.

Как оформляется запись об увольнении в книжке

В книжке в соответствующей строке указываются:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (например, «по соглашению сторон»);
• Последний рабочий день;
• Подпись работодателя и дата.

Пример записи:

Увольнение: 
Основание: Увольнение по соглашению сторон
Последний рабочий день: 
Подпись: ___________________ Дата: 

Возмещение материального ущерба при несвоевременной выдаче

Если работодатель не предоставил трудовую книжку в установленный срок, сотрудник имеет право потребовать возмещения материального ущерба. Размер компенсации определяется в зависимости от конкретных обстоятельств и может достигать среднемесячного дохода сотрудника за период простоя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести две трудовой книжки одновременно? – Нет. У сотрудника может быть только одна трудовая книжка, независимо от формы (бумажная или электронная).
• Как проверить, что сведения о работе переданы в СФР? – Через личный кабинет на портале fss.ru или запросом в СФР.
• Что делать, если в книжке допущена ошибка? – Ошибку необходимо исправить в течение 10 рабочих дней, подав уточнённую форму в СФР.
• Можно ли оформить увольнение без записи в книжке? – Нет. Любое увольнение должно быть отражено в трудовой книжке, иначе запись считается недействительной.

Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует все этапы трудовых отношений сотрудника. Правильное её оформление, как при приёме, так и при увольнении, защищает права работника и обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса РФ. При переходе на электронный формат важно помнить, что сведения должны быть занесены в базу СФР, а работодатель обязан обеспечить своевременную выдачу книжки новому сотруднику.

Соблюдая указанные нормы, работодатель минимизирует риск юридических конфликтов, а сотрудник получает официальное подтверждение своего трудового стажа и прав.