Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все сведения о трудовой деятельности сотрудника. При появлении новых данных (дополнительное образование, смена профессии, изменение ФИО и т.п.) в неё необходимо вносить соответствующие записи. Ниже – пошаговое описание процедуры, правовых оснований и типовых ошибок.
Правовые основы
• Пункт 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек регулирует внесение изменений на ьном листе.
• Пункт 57 Инструкции о трудовых книжках требует указывать номер и дату приказа (распоряжения) работодателя.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ описывает порядок внесения любых корректировок в трудовые книги.
• При необходимости изменения наименования профессий или должностей в штатном расписании или ЕТКС/ЕКСД вносятся изменения в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) работодателя.
Ключевые документы, на которые ссылаются при внесении изменений
- Приказ (распоряжение) нанимателя;
- Справка из ЕТКС, ЕКСД;
- Штатное расписание;
- Кодекс труда РФ;
- Внутренние нормативные акты организации.
Где вносить изменения?
Изменения и дополнения вносятся на первой странице (ьном листе) трудовой книжки. При этом ранее записанные данные не зачеркиваются – новая информация добавляется через запятую.
Пример оформления:
- Номер и дата приказа – графa 4;
- Новое образование – графа 6;
- Новая должность/профессия – графа 5;
- Ссылка на соответствующий нормативный акт – графа 7.
Как правильно оформить запись?
Согласно Правилам заполнения трудовых книжек, ссылка на документ фиксируется на внутренней стороне обложки и заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она есть).
Формат записи
- Графа 1 – порядковый номер вносимой записи;
- Графа 2 – дата внесения записи;
- Графа 4 – номер и дата приказа (распоряжения);
- Графа 5‑6 – сведения о новой должности, профессии, образовании;
- Графа 7 – ссылка на нормативный акт (пункт, часть, статья).
Типы дополнений
Внесенные сведения делятся на два основных класса:
- О работе – сведения о местах работы, переводах, увольнениях, повышениях;
- О работнике – сведения о дате рождения, ФИО, месте рождения, семье, образовании, профессиональных квалификациях.
Пошаговая инструкция по внесению изменений
- Сбор документального подтверждения. Получите приказ (распоряжение) о внесении изменений.
- Проверка наличия места для записи. Если в графе уже есть запись, её не зачеркивают, а добавляют новую информацию через запятую.
- Заполнение соответствующих граф. Укажите номер приказа, дату, сведения об образовании/профессии, а также ссылку на нормативный акт.
- Подпись и печать. Запись завершается подписью уполномоченного лица и, при наличии, печатью организации.
- Внесение записи в электронный кадровый модуль (при необходимости). При переходе на электронные формы записи отражаются в системе.
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание предыдущих записей. По правилам это запрещено – новые данные добавляются через запятую.
- Отсутствие ссылки на приказ. Без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
- Неправильное заполнение графа 7. Ссылка должна содержать точный пункт, часть и статью нормативного акта.
- Пропуск подписи/печати. Без подписи и печати запись может быть оспорена в проверке.
Примеры оформления
Пример 1: Добавление нового места работы
Графа 1: 15 Графа 2: Графа 4: Приказ № 123 от Графа 5: Специалист‑консультант (с ) Графа 7: ст. 75 ТК РФ
Пример 2: Внесение сведений об образовании
Графа 6: Высшее образование, МГИМО, 2020 г. Графа 7: Приказ № 45 от «О присвоении разряда...»
Внесение изменений в электронных формах
С 2021 года в России активно внедряется электронный трудовой договор. Однако в ряде случаев (например, при наличии бумажных записей или при необходимости подтверждения печатью) изменения всё равно вносятся в бумажную форму, а затем переносятся в электронный кадровый модуль.
Что делать, если запись пропущена?
Если в результате ошибки в книжке не хватает записи (например, пропущено место работы), её необходимо добавить в соответствии с тем же порядком: собрать приказ, оформить запись на ьном листе, подписать и поставить печать.
Внесение дополнений в трудовую книжку – обязательный процесс, регулируемый конкретными нормативными актами. Правильное оформление позволяет:
- Подтвердить стаж и квалификацию сотрудника;
- Обеспечить юридическую силу при увольнении или переводе;
- Избежать ошибок при проверках трудовой инспекции;
- Сохранить полную и достоверную информацию о трудовой деятельности работника.
Соблюдая описанную выше процедуру, вы гарантируете корректность оформления документа и уменьшите риск возникновения спорных ситуаций в будущем.