Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все значимые события трудовых отношений сотрудника. Правильное оформление её страниц позволяет избежать ошибок при расчёте стажа, выплатах и при оформлении кадровых процедур. Ниже перечислены все обязательные отметки, которые должны быть сделаны в трудовой книжке, а также особенности их заполнения.
Общие правила внесения записей
Записи в трудовой книжке вносятся от руки только чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, которые не размазываются и не выцветают. При этом:
- Используется только перьевая, гелевая или шариковая ручка.
- Записи делаются аккуратно, без стираний и зачёркиваний.
- Все изменения вносятся в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н.
Порядковый номер записи
В первой графе (поле «Номер записи») указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация идёт нарастающим итогом на протяжении всего трудового стажа сотрудника.
Дата внесения
Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). При отправке книжки по почте в графе «Подпись работника в получении» ставится отметка «Трудовая книжка отправлена по почте _____ (дата)».
Отметки при приёме на работу
При приёме сотрудника в организацию вносятся следующие данные:
- Ф.И.О. работника.
- Дата приёма на работу.
- Должность и подразделение.
- Сведения о профессиональной подготовке (образование, квалификация).
- Подпись работника и печать организации.
Пример записи о приёме в 2026 году:
Трудовая книжка № записи: 001 Дата приёма: Должность: Инженер-конструктор Подразделение: Отдел разработки Подпись работника: __________________ Печать: __________________
Отметки при увольнении
При увольнении в книжку вносятся сведения о дате увольнения, причине увольнения и номеретте about the termination order. При этом указывается:
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Последний рабочий день.
- Подпись работника (при необходимости).
Если сотрудник уходит в связи с переводом в другое подразделение, в книжке фиксируется перевод с указанием нового подразделения и даты начала работы.
Отметки при изменении данных сотрудника
К таким изменениям относятся:
- Смена фамилии, имени или отчества.
- Изменение паспортных данных.
- Перевод на другую должность или в другое подразделение.
- Смена места работы (перевод в другой город, удалённая работа).
Каждое изменение оформляется отдельной строкой в соответствующей графе, с указанием даты изменения и подписи работника.
Отметки о поощрениях и наградах
В графе 3 раздела «Сведения о награждении трудовой книжки» указывается полное наименование организации, а также её сокращённое название (если имеется). Первая строка записи о поощрении оформляется так:
- Полное наименование организации.
- Сокращённое наименование (при наличии).
- Дата награждения.
- Тип поощрения (например, «Почётный знак», «Бонус»).
- Порядковый номер записи.
Пример:
ООО «ТехноСервис» (ТС) Награждён Почётным знаком «Лучший сотрудник» от . Запись № 017.
Отметки о работе по совместительству
Согласно ТК РФ, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Запись о совместительстве оформляется отдельной строкой, где указывается:
- Должность совместителя.
- Организация, где производится совместительство.
- Дата начала работы по совместительству.
- Порядковый номер записи.
Оформление дубликата и замены книжки
Если оригинальная трудовая книжка потеряна, в журнале учёта трудовых книжек вносится отметка о выдаче дубликата. Дубликат оформляется с указанием серии и номера новой книжки, а в оригинальную запись ставится пометка «Выдан дубликат».
Частые ошибки и рекомендации
Частые ошибки при заполнении:
- Неправильный порядок нумерации записей.
- Запись даты в неверном формате.
- Отсутствие подписи работника или печать организации.
- Неучтённые изменения в паспортных данных.
Рекомендации:
- Проверяйте каждую запись перед подписанием.
- Сохраняйте копию всех вложений (приказ, приказ о переводе, приказ об увольнении).
- При отправке книжки по почте делайте отметку «Отправлена по почте _____ (дата)».
- При выявлении ошибки вносите исправление в соответствии с инструкцией Минтруда.
Примеры записей в разных ситуациях
Приём на работу
№ записи: 005 Дата приёма: Должность: Бухгалтер Подразделение: Финансовый отдел Подпись: __________________ Печать: __________________
Перевод в другое подразделение
№ записи: 012 Дата перевода: Новое подразделение: Отдел маркетинга Подпись: __________________
Увольнение
№ записи: 023 Дата увольнения: Причина: Сокращение штата Приказ № 150 от Подпись: __________________
Правильное оформление записей в трудовой книжке – важная часть кадрового сопровождения. Соблюдение перечисленных требований позволяет:
- Своевременно фиксировать все изменения в трудовых отношениях.
- Избежать ошибок при расчёте стажа и выплатах.
- Обеспечить юридическую корректность всех кадровых документов.
При соблюдении указанных правил оформление трудовой книжки будет соответствовать требованиям ТК РФ и Приказа Минтруда России № 320н, что упростит работу как работодателя, так и сотрудника.