Трудовая книжка, основной документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Согласно статье 66 ТК РФ, в нее в обязательном порядке вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу․ Однако кадровики часто сталкиваются с нюансами: перевод может быть временным или постоянным, внутренним или внешним, кроме того, не стоит забывать о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять записи о переводе в 2026 году․
Постоянный внутренний перевод
Под внутренним переводом понимается перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение у того же работодателя․ Запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке, если перевод носит постоянный характер․
Согласно Приказу Минтруда № 320н, формулировка перевода указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе»․ Важно помнить о сроках: запись о постоянном переводе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) работодателя․
Образец заполнения при внутреннем переводе
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи․
- Графа 2 — указывается дата перевода (арабскими цифрами)․
- Графа 3 — вносится сама запись: «Переведен(а) на должность [название должности] [название отдела, если меняется подразделение]»․
- Графа 4 — указываются реквизиты приказа о переводе (дата и номер)․
Временный перевод: нужно ли вносить запись?
Один из самых частых вопросов, вносится ли запись о временном переводе? Ответ однозначный: нет, не вносится․ Если сотрудник занимает какую-то должность временно (например, на время декрета другой сотрудницы), отражать этот факт в трудовой книжке не нужно․ Эти сведения фиксируются только в личной карточке работника и трудовом договоре (дополнительном соглашении)․
По окончании временного перевода работник возвращается на свою прежнюю должность, что также не требует записи в трудовой․ Например, если кассир временно работала бухгалтером, а затем вернулась на место кассира, запись о «временном бухгалтере» в трудовой книжке не появится․
Превращение временного перевода в постоянный
Ситуация усложняется, если временный перевод по обоюдному согласию превращается в постоянный․ В этом случае запись в трудовую книжку вносится․ Как ее оформить?
В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи․ В графе 3 делается отметка о том, что временный перевод стал постоянным, либо просто вносится стандартная запись о переводе на постоянной основе с указанием текущей даты, с которой перевод считается постоянным․ В графе 4 указываются реквизиты нового приказа или дополнительного соглашения, закрепляющего этот статус․
Внешний перевод (в другую организацию)
Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) оформляется через увольнение у текущего и прием у нового․ Здесь крайне важно правильно указать порядок перевода․
В соответствии с п․ 21 Порядка, при увольнении в связи с переводом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод:
- По просьбе работника — если инициатором выступает сам сотрудник (например, он нашел новую работу и просит уволить его переводом)․
- С согласия работника, если инициаторами перевода выступают сами работодатели (старый и новый договорились между собой)․
В этой же графе обязательно указывается наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник․
Примеры формулировок при увольнении переводом:
- «Уволен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к индивидуальному предпринимателю Иванову И․И․, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Уволена в связи с переводом работника с его согласия на работу в ООО «Ромашка», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
У нового работодателя в графе 3 при приеме на работу делается стандартная запись: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование прежнего работодателя]»․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и переводы
С введением электронных трудовых книжек процедура отражения переводов не изменилась по сути, но изменилась по форме подачи сведений․ Работодатель обязан подавать отчет в Пенсионный фонд (ныне СФР) по форме ЕФС-1 при постоянном переводе работника, а также при присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую․
Важно помнить ключевые правила работы с ЭТК:
- Перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия․
- Тем, кто впервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка вообще не заводится, все данные сразу идут в электронном виде․
- Если работник сохранил бумажную трудовую, работодатель обязан дублировать записи (о приеме, увольнении, постоянном переводе, смене фамилии) и в бумажный бланк, и в электронный отчет․
Оформление перевода в трудовой книжке требует внимательности․ Главное правило: в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах․ Временные переводы остаются за рамками этого документа․ При внешнем переводе обязательно уточняйте инициативу — по просьбе или с согласия работника — и не забывайте про 5-дневный срок для внесения записей у текущего работодателя․ Соблюдение актуальных правил Приказа Минтруда № 320н и своевременная сдача отчетности по ЭТК позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции․