Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В российском законодательстве правила ее ведения, хранения и учета регулируются Трудовым кодексом (ТК РФ), а вот за грубые нарушения в этой сфере может наступить ответственность вплоть до уголовной (УК РФ). Кроме того, современное кадровое делопроизводство переживает масштабную реформу, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Законодательная база: ТК РФ и Постановления Правительства

Ключевые нормы, регулирующие порядок работы с трудовыми книжками, содержатся в следующих нормативных актах:

• Статья 66 ТК РФ — закрепляет понятие трудовой книжки и общие правила ее ведения.
• Статья 66.1 ТК РФ, регулирует порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
• Постановление Правительства РФ от № 132 — регулирует вопросы учета бланков трудовых книжек.

Учет и хранение трудовых книжек: книги и журналы

Работодатель обязан организовать строгий учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого на предприятии разрабатываются и ведутся специальные журналы (книги учета):

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней учитываются полученные работодателем новые бланки.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этот журнал вносятся данные о трудовых книжках, принятых от работников при поступлении на работу, а также о вновь выданных документах с обязательным указанием их серии и номера.

Ориентироваться при заполнении этих документов следует на требования ТК РФ и актуальный Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новое время, новые правила

Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой цифровой аналог бумажного документа. По сути, это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Держателем этой базы выступает Социальный фонд России.

Переход на ЭТК и подача заявления

Работники имели право выбрать формат ведения своей трудовой. Если работник подал заявление с просьбой: «прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности», работодатель переходит на ЭТК.

Важное правило: если работник выбрал электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному варианту он уже не может. Переход является односторонним.

Если же работник не подал заявление о замене бумажной трудовой, работодатель обязан продолжать вести старый документ в соответствии со ст. 66 ТК РФ параллельно с передачей электронных сведений.

Предоставление сведений и отчетность

Работодатель обязан регулярно предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в контролирующие органы. При заполнении отчетов важно правильно указывать коды и соблюдать сроки сдачи. В специализированных системах и учетных программах обычно есть готовые образцы и справочники, которые помогают сдать отчет без ошибок.

Уголовный кодекс РФ (УК РФ) и трудовая книжка

Несмотря на то, что основные правила прописаны в ТК РФ, за серьезные нарушения при работе с трудовыми книжками может наступить уголовная ответственность по статьям УК РФ. Тема «УК РФ трудовая книжка» актуальна для недобросовестных работодателей и должностных лиц.

Статьи УК РФ, применимые к нарушениям с трудовыми книжками:

• Статья 327 УК РФ — Подделка, изготовление или оборот поддельных документов. Внесение заведомо ложных записей в трудовую книжку (например, фиктивный стаж) является уголовным преступлением.
• Статья 145.1 УК РФ — Невыплата заработной платы. Часто невыплата зарплаты сопровождается отказом выдать трудовую книжку при увольнении, чтобы удержать сотрудника. Умышленная задержка выдачи документа может рассматриваться как способ принуждения к труду.
• Статья 140 УК РФ — Отказ в предоставлении гражданину информации. Непредоставление работнику выписки из ЭТК или сведений из бумажной трудовой книжки, если это нарушает его права.
• Статья 293 УК РФ — Халатность. Утрата трудовых книжек целого штата сотрудников из-за ненадлежащего исполнения должностных обязанностей кадровиком (например, отсутствие сейфа, нарушение правил хранения по Постановлению №225).

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если это правило нарушено, и работник лишен возможности трудиться, работодатель обязан:

• Возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Выплатить компенсацию за моральный вред, если работник заявит такое требование в суде.

Ведение трудовых книжек — сложный и ответственный процесс. Кадровым специалистам и руководителям необходимо строго соблюдать требования ТК РФ, своевременно вести книги учета движения бланков и корректно сдавать отчетность по электронной трудовой книжке (ЭТК). Нарушение этих правил грозит не только административными штрафами, но и серьезными последствиями по статьям Уголовного кодекса РФ (УК РФ), вплоть до лишения свободы за подделку документов или халатность.