Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Её правильное ведение и хранение — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. Данная статья актуальна на 2026 год и основана на действующем законодательстве РФ.

Ключевые принципы и ответственные лица

Обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложена на работодателя. Это прямо указано в актуальных правилах (п. 42 Правил).

Работодатель (организация, ИП) несёт полную ответственность.
Уполномоченное лицо (например, специалист отдела кадров, бухгалтерии) осуществляет практическую работу. Его действия должны быть регламентированы внутренними инструкциями.
Работник обязан следить за сохранностью своей книжки и своевременно получать её при увольнении.

Общие правила заполнения (оформления)

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя, изданного в установленном порядке. Основные требования:

Чёткость и непротиворечивость: Все данные (ФИО, даты, наименования должностей, структурных подразделений) должны быть идентичны документам, на основании которых вносится запись (приказу, трудовому договору).
Отсутствие исправлений, помарок и зачёркиваний: Любая ошибка оформляется строго по правилам (см. раздел об исправлениях).
Подпись и печать: Каждая запись завершается подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Подпись должна быть разборчивой.
Дата внесения записи: Указывается день, когда был издан соответствующий приказ, а не дата фактического допущения к работе.

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется при первом оформлении трудовой книжки. Указываются:

ФИО работника (полностью, как в паспорте);
Дата рождения.
Сведения об образовании (по желанию работника, на основании документа).
Дата выдачи документов (дата приема на работу).

Ведение раздела «Сведения о работе»

Это основной раздел. Записи ведутся в хронологическом порядке. Обязательные реквизиты каждой записи:

Дата перевода или приема на работу.
Наименование организации, структурного подразделения.
Наименование должности, специальность, профессия. Указывается точно, как в приказе.
Основание: № и дата приказа (распоряжения).
Подпись руководителя и печать.

Важно: При изменении наименования организации, её реорганизации или смене владельца (для ИП) вносится соответствующая запись с указанием нового наименования и даты изменения.

Ведение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях»

Указываются все государственные и ведомственные награждения, почётные звания, благодарности, премии. Обязательно:

Наименование награды.
Номер и дата документа о награждении (приказа).
Подпись и печать.

Сроки внесения записей

Запись о приёме на работу вносится в день издания приказа о приёме. Запись об увольнении — в день издания приказа об увольнении. Записи о переводах, поощрениях — в день издания соответствующего документа.

Порядок внесения изменений и исправлений

Исправления в трудовой книжке не допускаются. Если допущена ошибка (опечатка, неверное написание ФИО, даты), действует строгий порядок:

Ошибочная запись не зачёркивается.
Над ней делается новая, правильная запись.
В новой записи указывается: «Запись от [дата ошибочной записи] № [номер ошибочной записи] неверна. Имеющаяся запись ошибочна.»
Далее указывается правильная запись с указанием даты и номера нового приказа.
Новая запись завершается подписью и печатью.

Запрещено: уничтожать, вырывать листы, подделывать записи; Такие действия влекут уголовную ответственность.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан:

Внести запись об увольнении (с указанием основания и даты увольнения) в день издания приказа.
Выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (в день подачи заявления об отказе от бумажного носителя — выдать электронную версию).
При отказе работника от получения — сделать соответствующую отметку в его личном деле (с подписью работника или двух свидетелей).

Важно: Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан направить её ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. День отправки считается днём выполнения обязанности по выдаче.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты оригинальной книжки. Порядок:

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
Работодатель на основании приказа выдаёт дубликат (бланк той же формы, что и оригинал).
В дубликате вносятся все записи из оригинальной книжки (копируются).
На первом листе дубликата делается надпись: «Дубликат. Выдан взамен утраченной трудовой книжки серии ___ № ___ от ___».
Дубликат подписывается и заверяется печатью.

Примечание: Если оригинальная книжка найдена после выдачи дубликата, она возвращается работодателю для хранения в деле, а дубликат остаётся у работника.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш используется для продолжения записи, если в книжке не осталось свободных листов. Он:

Прикрепляется к последнему листу книжки.
Имеет ту же нумерацию, что и последний лист, с добавлением буквы «А» (например, если последний лист № 50, то вкладыш — № 50А).
Заполняется по тем же правилам, что и основной лист.
Скрепляется с книжкой так, чтобы его нельзя было отделить без следов.

Порядок хранения и учёта

Хранение, критически важный этап. Правила:

Где хранить?

Текущие (действующие) трудовые книжки — в отделе кадров, в сейфе или закрытом шкафу, обеспечивающем сохранность от огня, воды, несанкционированного доступа.
Трудовые книжки уволенных работников, хранятся отдельно от текущих, в том же защищённом помещении. Срок хранения — 75 лет (ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ»).
Невостребованные книжки (когда работник не явился за ними) — хранятся в том же месте. Работодатель обязан направить их по почте (см. п.4).

Учёт

Ведётся журнал учёта выдачи трудовых книжек (или электронная система с аналогичными реквизитами). В журнале фиксируется:

ФИО работника.
Серия и номер книжки.
Дата приёма на работу.
Дата и основание выдачи (увольнение, дубликат, вкладыш).
Подпись работника (или отметка об отправке по почте) и подпись ответственного лица.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.
Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав (например, при незаконном удержании книжки, некорректной записи).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) в единой государственной информационной системе (ЕГИС ТК).

Приём на работу возможен только с одновременным созданием ЭТК (если работник не отказался от неё в письменной форме).
Все записи вносятся в ЭТК в те же сроки, что и в бумажную.
Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК на бумажном носителе.
Бумажная трудовая книжка выдаётся только по письменному заявлению работника, который отказался от ЭТК.

Важно: Даже при ведении ЭТК работодатель обязан обеспечить хранение и выдачу бумажных трудовых книжек у тех работников, которые отказались от электронного формата, по тем же правилам, что описаны выше.

Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек — это не бюрократия, а защита прав и интересов как работника (подтверждение стажа, права на пенсию), так и работодателя (минимизация рисков проверок и судебных споров). Ключевые действия:

Назначьте ответственного и разработайте внутреннюю инструкцию.
Вносите записи строго в день издания приказа, без исправлений.
Обеспечьте безопасное хранение (сейф, журнал учёта).
Выдавайте книжку в день увольнения, фиксируйте факт выдачи.
Переходите на ведение электронных трудовых книжек в ЕГИС ТК, если этого ещё не сделано.

При наличии сомнений — обращайтесь к актуальным редакциям Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ) и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России) или консультируйтесь с юристом.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и практики. Дата актуальности: май 2026 года. Перед применением правил в конкретной ситуации рекомендуется свериться с официальными источниками на сайте КонсультантПлюс или Гарант.