Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), многие граждане и работодатели в Витебске по-прежнему используют бумажный вариант. Если вам нужно оформить новую книжку (при утере, порче или первом трудоустройстве), важно знать актуальный порядок действий. Данная статья подробно описывает процесс заказа трудовых книжек в Витебске.

Ключевые изменения с 2023 года

С 1 января 2023 года в Беларуси введены новые бланки трудовых книжек. Оформлять новые бланки необходимо только в двух случаях:

• Если предыдущая бумажная трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (испорчена).
• При первом оформлении трудового договора с гражданином, у которого ранее не было трудовой книжки.

Важно: Имеющиеся у сотрудников трудовые книжки (выданные до 2023 года) продолжают действовать. Замены на новые бланки не требуется.

Кто и где может заказать трудовые книжки в Витебске?

Процедура заказа зависит от того, кто является заказчиком:

Для работодателей (организаций, ИП)

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в Витебске или Витебской области, заказывают бланки через:

• Центр нормативно-технической документации (ЦНТ) при Белстандарте. Это основное уполномоченное учреждение, которое изготавливает и поставляет бланки трудовых книжек по всей Беларуси.
• Через уполномоченных дилеров ЦНТ. Список актуальных дилеров в Витебской области можно уточнить на сайте ЦНТ или по телефону.

Как заказать: Работодатель подает заявку в ЦНТ (или дилеру) с предоставлением необходимых документов (см. ниже). После изготовления бланки передаются заказчику.

Для граждан (физических лиц)

Гражданин, у которого утеряна или испорчена трудовая книжка, не может заказать бланк самостоятельно. Заказ и оформление новой книжки производит исключительно новый работодатель в момент приема на работу.

Алгоритм действий для гражданина:

1. Обратиться в отдел кадров (ОК) будущего работодателя с заявлением о приеме на работу.
2. Сообщить, что предыдущая трудовая книжка утеряна/испорчена.
3. Предоставить работодателю документы, подтверждающие факт утраты (например, справку из милиции/полиции) или просто заявление о порче.
4. Работодатель, на основании вашего заявления и предоставленных документов, самостоятельно закажет новый бланк через ЦНТ и оформит на вас новую трудовую книжку, внеся в нее данные о вашем предыдущем стаже на основании имеющихся у вас документов (свидетельств о пенсии, выписок из предыдущих трудовых книжек и т.д.).

Важно: Если у вас есть старая, но действующая трудовая книжка, вы можете просто передать ее новому работодателю для продолжения записи. Новый бланк не потребуется.

Необходимые документы для заказа (для работодателя)

Для оформления заявки в ЦНТ или у дилера работодателю потребуется:

• Заявка на поставку бланков (по форме ЦНТ).
• Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или свидетельства о регистрации ИП.
• Копия документа, подтверждающего полномочия руководителя или иного уполномоченного лица (приказ о назначении, доверенность).
• Квитанция об оплате (после согласования заказа и стоимости).

Особенности для Витебска

Процедура в Витебске не отличается от общереспубликанской. Однако можно выделить следующие пункты:

• Обращение в ЦНТ: Поскольку ЦНТ находится в Минске, взаимодействие с ним в основном дистанционное (через сайт, email, телефон) или через дилеров в Витебске. Личный визит в ЦНТ из Витебска обычно не требуется.
• Сроки изготовления: Стандартные сроки изготовления бланков после оплаты заказа составляют от нескольких рабочих дней до 2-3 недель. Точные сроки нужно уточнять у конкретного дилера или в ЦНТ.
• Стоимость: Цена одного бланка устанавливается ЦНТ и может незначительно различаться у дилеров. На 2026 год стоимость составляет несколько десятков белорусских рублей за штуку; Актуальную цену необходимо уточнять на момент заказа.
• Для госучреждений и бюджетных организаций: Процедура заказа может регламентироваться внутренними инструкциями и проводиться через главные управления или управления по делам образования, здравоохранения и т.д., которые имеют свои каналы снабжения.

Что делать, если трудовая книжка электронная (ЭТК)?

Если с 1 июля 2021 года вы были приняты на работу и вам была открыта электронная трудовая книжка, то:

• Бланк бумажной книжки вам не выдается.
• Все записи о работе и стаже вносятся в вашу ЭТК работодателем через информационную систему.
• Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК на бумажном носителе (по заявлению) для предъявления в любые инстанции (например, в Пенсионный фонд).
• При смене работодателя вы не передаете никакую книжку. Новый работодатель получает доступ к вашей ЭТК через систему.

Переходный период: У тех, кто уже имел бумажную книжку на 1 июля 2021, она продолжает действовать. Новые записи могут вноситься как в бумажную, так и (по желанию работника) в ЭТК. С 2028 года ведение бумажных книжек будет полностью прекращено.

Краткий алгоритм для жителя Витебска

1. Определите, нужна ли вам новая бумажная книжка. Если у вас есть старая, но исправная — передайте ее новому работодателю. Если утеряна/испорчена — нужен новый бланк.
2. Обратитесь к будущему работодателю. Сообщите о необходимости оформления новой трудовой книжки и предоставьте документы, подтверждающие утрату/порчу.
3. Работодатель закажет бланк. Он обратится в ЦНТ (через дилера в Витебске) с необходимой документацией и оплатит бланк.
4. Получите готовую книжку. После изготовления бланка работодатель оформит на вас новую трудовую книжку, внеся данные о приеме на работу и, на основании ваших документов, о предыдущем стаже.
5. Проверьте правильность записей. При получении внимательно проверьте все реквизиты бланка, ваши данные и запись о приеме на работу.

Где уточнить информацию?

Для получения самой актуальной информации по заказу бланков в Витебске рекомендуется обращаться:

• В ЦНТ при Белстандарте: Официальный сайт cnt.gov.by, телефон +375 17 322-72-22 (Минск).
• К уполномоченным дилерам ЦНТ в Витебской области. Контакты можно найти на сайте ЦНТ в разделе «Дилеры» или поиском по запросу «ЦНТ дилер Витебск».
• В отдел кадров вашего нового работодателя. Они обладают самой практической информацией о текущих процедурах и сроках.
• В Управление труда, занятости и социальной защиты Витебского облисполкома или Витебского горисполкома. Они дают консультации по вопросам трудового законодательства;

Заказать и оформить новую бумажную трудовую книжку в Витебске — процедура стандартная и не представляет сложности для работодателя. Главное для гражданина, своевременно уведомить нового работодателя о необходимости оформления новой книжки и предоставить документы, подтверждающие утрату старой. Все организационные и финансовые вопросы (поиск дилера, заявка, оплата, изготовление) лежат на работодателе. Следите за развитием системы электронных трудовых книжек — в перспективе бумажный носитель станет пережитком прошлого.