Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты. Оформление записей в ней регламентировано Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Часто возникает ситуация, когда на внутренней (или внешней) стороне обложки книги уже нет свободного места для новых записей. В статье рассмотрим, какие варианты допускаются законом, как правильно оформить запись и какие подводные камни могут возникнуть.
Содержание
- Законодательная база
- Где можно делать запись, если на обложке нет места
- Практические примеры
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормативные документы, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, пункт 1, где указано, что запись о приёме, переводе, увольнении и изменении личных данных должна делаться в трудовую книжку работника.
- Приказ Минтруда России от № 378н (утверждающий форму трудовой книжки) – в приложении к приказу указаны места для записей (ьный лист, первая страница, внутренняя сторона обложки).
- Постановления и методические рекомендации региональных управлений труда, которые уточняют порядок заполнения в случае отсутствия свободного места.
В случае, если предусмотренное законом место (внутренняя сторона обложки) уже занято, допускается использовать альтернативные варианты, указанные в нормативных актах.
Где можно делать запись, если на обложке нет места
Внутренняя сторона обложки (если есть свободное место)
Это основной вариант. На внутренней стороне обложки обычно предусмотрено поле для:
- Записи о приёме на работу, переводе, увольнении.
- Изменении фамилии, имени, отчества.
- Сведения о прохождении профессионального обучения.
ьный лист (первая страница) книги
Если на внутренней стороне обложки места нет, запись можно внести на ьный лист (страница 1). При этом необходимо:
- Сохранить порядок нумерации записей (по хронологии).
- Указать в строке «Примечание» причину переноса (например, «Запись перенесена с обложки – место занято»).
Последний разворот (конец книги)
Если и ьный лист заполнен, допускается делать запись на последний разворот книги (страницы 2‑3). При этом следует:
- Обозначить номер листа (например, «Стр. 2‑3, конец книги»).
- Сделать пометку о том, что запись вынесена в конец книги из‑за отсутствия места на обложке.
Вложение в виде отдельного листа
В редких случаях (например, при изменении фамилии, когда в книге уже нет ни одного свободного места) допускается оформить вложение (отдельный лист, прикреплённый к последней странице скрепкой). На вложении указываются все обязательные реквизиты, а в самой книжке делается ссылка «см. вложение».
Электронный вариант
С 2024 года в некоторых регионах России вводятся электронные трудовые книжки. При отсутствии места в бумажном документе запись может быть сделана в электронном реестре, а в бумажной книжке указывается ссылка «Электронная запись – № …». Однако такой вариант пока не является обязательным и применяется только в организациях, где внедрена электронная система.
Практические примеры
Изменение фамилии после брака
Ситуация: у сотрудницы изменилось фамильное имя, а на внутренней стороне обложки нет места.
- Записываем изменение на ьный лист (стр. 1) в строку «Изменение фамилии». Указываем: «ФИО до изменения – ФИО после изменения, дата, подпись работодателя, печать».
- Под запись делаем пометку: «Перенесено с обложки – место занято».
- Если ьный лист уже заполнен, делаем запись на последний разворот книги, указывая номер листа и пометку о переносе.
Приём на работу после 10‑й записи
Сотрудник уже имеет 9 записей, а на внутренней стороне обложки нет места для 10‑й записи.
- Записываем данные о приёме на работу на последний разворот (страницы 2‑3) в порядке хронологии.
- В строке «Примечание» указываем: «Запись вынесена в конец книги – место на обложке отсутствует».
Оформление справки о стаже при утере места
Работник просит справку о стаже, а в книге уже нет свободного места для новой записи о переводе.
- Вносим запись о переводе на внутреннюю сторону обложки (если есть хотя бы небольшое свободное поле).
- Если места нет, делаем запись на ьный лист с указанием даты, названия организации, должности и подписи руководителя.
- В конце книги делаем пометку о переносе записи.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
В некоторых случаях (например, при необходимости приложить копию свидетельства о браке) работодатель может захотеть вложить документ в книжку; По действующему законодательству:
- Вкладыши в трудовую книжку не допускаются. Вместо этого сведения вносятся в запись (см. пример 3.1).
- Если необходимо указать реквизиты свидетельства о браке, делаем запись в книге, а оригинал свидетельства хранится в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли писать на обратной стороне обложки, если передняя уже заполнена?
Да. По нормативным актам допускается использовать обратную (внутреннюю) сторону обложки. Если и она заполнена, переходят к ьному листу или к последнему развороту.
Что делать, если в книге уже нет ни одного свободного места?
В таком случае:
- Проверить, есть ли возможность использовать вложение (отдельный лист с пометкой «см. вложение»).
- Если вложение невозможно, оформить новую трудовую книжку и перенести в неё все записи (это делается только в исключительных случаях, например, при полной порче книги).
- При переводе в новую книгу необходимо оформить справку о стаже и подписать обе книги обеими сторонами.
Нужно ли ставить печать организации, если запись делается в конце книги?
Да. Любая запись, в т.ч. вынесенная в конец книги, должна быть подтверждена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она предусмотрена у работодателя).
Как оформить запись о смене фамилии, если в книге уже нет места ни на обложке, ни на ьном листе?
Возможные варианты:
- Записать изменение на последний разворот книги с указанием ссылки «см. приложение».
- Оформить отдельный лист‑вложение, прикреплённый к последней странице, и в книге указать «см. вложение».
- При наличии электронного реестра – внести запись туда и в бумажной книжке указать ссылку на электронный документ.
Кто уполномочен вносить записи, если в организации нет отдельного кадрового отдела?
Записи в трудовую книжку может делать любой уполномоченный руководитель организации (директор, заместитель директора) или лицо, имеющее доверенность от работодателя. Главное – наличие подписи и печати (если печать используется).
Отсутствие свободного места на обложке трудовой книжки – распространённая ситуация, но она не является препятствием для корректного оформления записей. Законодательство РФ допускает несколько альтернативных вариантов:
- Запись на внутренней стороне обложки (если есть хотя бы небольшое свободное поле).
- Перенос записи на ьный лист.
- Внесение записи в конец книги (последний разворот).
- Оформление отдельного вложения с указанием ссылки в книге.
- Использование электронного реестра (по возможности).
При любом из этих вариантов обязательными являются подпись уполномоченного лица и печать организации. При правильном соблюдении порядка записи трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, а работник получает надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж.
Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в территориальный орган государственной инспекции труда;
Дата публикации: