Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий основанием для начисления страхового стажа и пенсионных выплат. Поэтому правильность внесения записи об увольнении имеет решающее значение для будущих пенсионных прав работника.

Нормативная база

Порядок ведения трудовых книжек регламентируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69;
• Федеральный закон «О страховых пенсиях в Российской Федерации» (для учета стажа в Социальном фонде РФ).

Кто уполномочен вносить запись об увольнении

Согласно пункту 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись об увольнении делает уполномоченное лицо работодателя. К таким лицам относятся:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент и т.п.).
2. Уполномоченный представитель руководства – например, заместитель директора по кадровым вопросам, главный бухгалтер (если в его должностной инструкции предусмотрено ведение трудовых книжек).
3. Специалист отдела кадров (кадровик, HR‑менеджер), получивший соответствующее поручение от руководителя.
4. В случае отсутствия штатного кадрового сотрудника – лицо, исполняющее его duties по доверенности или приказу руководителя.

Важно, что лицо, вносящее запись, должно быть назначено приказом руководителя (или иным локальным нормативным актом) и иметь доступ к трудовой книжке работника.

Процедура внесения записи об увольнении

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо оформить:

• Приказ об увольнении (форма Т‑8 или иная, утверждённая организацией);
• Расчётный лист и справку о выплатах;
• Трудовую книжку работника (если она находится на хранении у работодателя).

Формулировка записи

Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки и содержит:

• Дата увольнения (число, месяц, год);
• Основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» – сокращение штата, ликвидация и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).

Подпись и печать

После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица и, при наличии, печать организации. Если организация не имеет печати, достаточно подписи и расшифровки (ФИО, должность).

Особенности при разных основаниях увольнения

Основание увольнения влияет на формулировку записи, но не меняет круга лиц, уполномоченных её вносить. Однако следует учитывать:

• Увольнение по собственному желанию – запись содержит фразу «уволен по собственному желанию»;
• Увольнение по соглашению сторон – указывается «уволен по соглашению сторон»;
• Увольнение инициативой работодателя (сокращение, ликвидация, непрохождение испытательного срока и т.п.) – запись содержит соответствующее основание и реквизиты приказа;
• Увольнение за нарушение трудовой дисциплины – указывается конкретное нарушение и статья ТК РФ, на основании которой применяется дисциплинарное взыскание.

Возможные ошибки и их исправление

Если запись сделана с ошибкой (неверная дата, неправильное основание, отсутствие подписи и т.д.), работник имеет право потребовать её исправления. Процедура выглядит так:

1. Работник подаёт письменное заявление работодателю с требованием внести исправления;
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт исправленный лист или делает пометку «исправлено» с указанием даты, номера приказа об исправлении и подписи уполномоченного лица;
3. В случае отказа работника может обратиться в суд. По решению суда запись может быть изменена или дополнена (см. информацию из интернета: «Если работник не согласен с увольнением, он может обратится в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке»).

Ответственность за неправильную запись

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб.);
• Возможные гражданско‑правовые последствия (взыскание ущерба, связанного с потерей страхового стажа и пенсионных прав);
• Дисквалификацию руководителя на срок от 6 месяцев до 2 лет при повторных нарушениях.

Запись об увольнении в трудовой книжке может делать только уполномоченное лицо работодателя – руководитель, его заместитель, специалист отдела кадров или иное лицо, получившее соответствующее поручение приказом. Соблюдение установленной процедуры (правильная формулировка, наличие приказа, подпись и печать) гарантирует корректный учёт страхового стажа и защищает пенсионные права работника. При обнаружении ошибок работник имеет право требовать их исправления в досудебном порядке или через суд.

Своевременное и точное ведение трудовых книжек – важная часть кадровой политики любой организации, способствующая прозрачности трудовых отношений и обеспечению социальных гарантий сотрудников.