Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и профессиональные качества работника. На её первой странице (ьном листе) фиксируются сведения об образовании, профессии и специальности. Эти данные имеют важное значение как для работодателя, так и для самого сотрудника при приёме на работу, переводе, повышении квалификации и оформлении пенсии.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 86) – определяет обязательность ведения трудовой книжки и внесения в неё сведений об образовании;
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» – регламентирует порядок заполнения строк «Образование», «Профессия», «Специальность»;
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» – устанавливает виды документов, подтверждающих полученное образование (диплом, аттестат, свидетельство и т.д.).

Где именно вносятся сведения об образовании?

Сведения об образовании вносятся исключительно на первую страницу трудовой книжки (ьный лист) в следующие строки:

1. Образование – указывается уровень и форма обучения (например, «Высшее профессиональное», «Среднее специальное», «Научно‑ориентированное»);
2. Профессия – формулировка, точно соответствующая документу об образованию (диплому, аттестату);
3. Специальность – также копируется из документа об образовании без сокращений и изменений.

Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, сведения об образовании не вносятся в электронную трудовую книжку (ЭТК). Они остаются только в бумажном варианте (при наличии).

Когда необходимо вносить запись об образовании?

• При первичном оформлении трудовой книжки у newly hired сотрудника;
• При выдаче вкладыша или дубликата трудовой книжки;
• Когда работник предъявляет новый документ о повышении квалификации, получении второго высшего образования или переподготовке;
• При исправлении ранее внесённой неверной записи (см. раздел «Корректировка ошибок»).

Как правильно заполнять строки?

Заполнение производится ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета (или с помощью штампа/машинной печати). Запись должна быть чёткой, без исправлений и зачёркиваний. Если требуется добавить новую информацию, она вносится через запятую после уже существующей записи.

Пример записи для высшего образования (бакалавриат)

Образование: Высшее профессиональное
Профессия: Инженер‑механик
Специальность: Машины и оборудование


Если у сотрудника уже есть запись об образовании и он получает дополнительное (например, магистратуру), то новая информация добавляется так:

Образование: Высшее профессиональное, Высшее профессиональное (магистратура)
Профессия: Инженер‑механик, Инженер‑механик (магистратура)
Специальность: Машины и оборудование, Теплоэнергетика и теплотехника
 
Пример записи для среднего специального образования
 
Образование: Среднее специальное
Профессия: Техник‑электрик
Специальность: Электроснабжение
 
Корректировка ошибочных записей
 
Если в трудовой книжке обнаружена неверная запись об образовании, её исправление производится согласно пункту 9 Правил ведения трудовых книжек:
 
 
Не зачёркивайте ошибочную запись;
 
Сразу же ниже вносите правильную информацию;
 
Подписывайте исправление уполномоченным лицом (кадровиком, бухгалтером) и ставьте дату исправления;
 
При необходимости сделайте пометку «Исправлено» в поле «Примечания».
 
 
Пример исправления:
 
Образование: Среднее специальное (ошибочно)
Образование: Высшее профессиональное (исправлено)
 
Особенности ведения электронных трудовых книжек
 
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В ЭТК сведения об образовании не отражаются, поскольку законодательством предусмотрено ведение таких данных только в бумажном варианте. Поэтому работодатель, ведущий ЭТК, не обязан вносить информацию об образовании в электронный формат, но всё равно должен обеспечить наличие актуальной бумажной трудовой книжки (или её вкладыша) у сотрудника.
 
Практический чек‑лист для кадровика
 
 
Получить от сотрудника оригинал документа об образовании (диплом, аттестат, свидетельство);
 
Сверить название уровня образования, формы обучения (очная, заочная, вечерняя) и специальности;
 
Внести данные в соответствующие строки первой страницы трудовой книжки;
 
Проверить читаемость записи (отсутствие smudges, размазывания);
 
Поставить свою подпись, дату и, при необходимости, печать организации;
 
Сделать копию документа об образовании для личного дела сотрудника;
 
При внесении дополнительного образования – добавить запись через запятую, не стирая старую;
 
При обнаружении ошибки – следовать алгоритму исправления, описанному выше.
 
 
Сведения об образовании, внесённые в трудовую книжку, являются важной частью профессионального профиля работника. Их корректное и своевременное заполнение обеспечивает прозрачность кадрового учёта, упрощает процедуры приёма на работу, повышения квалификации и выхода на пенсию. Соблюдение требований Приказа № 320н и Трудового кодекса РФ помогает избежать штрафов и споров с контролирующими органами, а также повышает доверие сотрудников к работодателю.
 
Следуйте представленным рекомендациям, используйте чек‑лист и всегда сверяйтесь с оригинальными документами об образовании – тогда ваша трудовая книжка будет содержать актуальную и достоверную информацию.