Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. При приёме на работу работодатель обязан оформить запись о приёме, соблюдая требования законодательства и нормативных актов (Приказ Минтруда России № 320н). Ниже представлен подробный порядок действий, образцы записей и особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Когда и кто обязан вносить запись о приёме на работу?

• При поступлении работника на основное место работы на срок более 5 дней работодатель обязан внести запись в трудовую книжку.
• Если работа является совместительством или внешним совмещением, запись вносится только по желанию сотрудника (не обязательна).
• Для работников, впервые устраивающихся на работу, трудовая книжка может быть оформлена работодателем только если сотрудник предоставил её самостоятельно (с 2020 года работодатель не заводит новую книжку для «первой работы»).

Что указывается в записи о приёме на работу?

Согласно образцам, приведённым в информационных источниках, запись формируется следующим образом:

1. Дата приёма – день, месяц, год.
2. Номер и дата документа, на основании которого работник принят:
   • Трудовой договор (указываются его номер и дата). Пример: «Трудовой договор от № 1».
   • Если издан приказ о приёме на работу, то в записи указываются его реквизиты (номер, дата).
3. Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
4. Должность, которую занимает сотрудник, и структурное подразделение (если есть).
5. Вид трудового договора (срочный/бессрочный) не указывается в трудовой книжке – это важное замечание, подчеркнутое в источниках.

Пример записи (бумажная трудовая книжка):

2023.01.17 Принят на работу по трудовому договору № 1 от

 в качестве инженера‑конструктора отдела проектирования.

Особенности оформления при разных типах договоров
Срочный трудовой договор
Запись о приёме выглядит точно так же, как и для бессрочного договора. В трудовой книжке не делается пометка о срочности; эта информация фиксируется только в самом договоре и в приказе (если он есть).
Перевод внутри организации
При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение делается запись о переводе (не о новом приёме). Формулировка: «Переведён с должности … на должность … с …».
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Основные положения:

Если у сотрудника уже есть бумажная ТК, работодатель одновременно ведёт её и формирует электронные данные.
Для сотрудников, у которых бумажной книжки нет, работодатель обязан создать электронную трудовую книжку и передать сведения в ПФР (Социальный фонд).
Сведения о трудовой деятельности можно получить у предыдущего работодателя в форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности). Этот документ предъявляется новому работодателю при устройстве на работу.
Электронная трудовая книжка доступна через личный кабинет на портале Госуслуг, где можно также заказать выписку или подтверждение стажа.

Как оформить трудовую книжку впервые?
Если у гражданина ранее не было трудовой деятельности:

Сотрудник предоставляет паспорт и SNILS.
Работодатель заполняет ьный лист трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
Делается первая запись о приёме на работу согласно образцу выше.
Книжка передаётся сотруднику на руки (или остаётся у работодателя, если ведётся электронно).
При желании сотрудник может оформить электронную версию через Госуслуги, загрузив скан ьного листа и первой записи.

Правила внесения записей (Приказ Минтруда № 320н)

Записи делаются черными чернилами (или печатным способом) без сокращений, за исключением общепринятых.
Каждая запись начинается с новой строки; номер записи указывается в левом колоне.
Не допускаются исправления; при ошибке строка зачёркивается двумя параллельными линиями, сверху пишется исправленный вариант и ставится подпись ответственного лица.
После каждой записи ставится подпись уполномоченного представителя работодателя и дата внесения.

Образцы записей для различных ситуаций
Приём на работу (основное место)
2026;05.20 Принят на работу по трудовому договору № 45 от

 в качестве менеджера по продажам отдела сбыта.

Увольнение
2026.09.10 Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3

 статьи 77 ТК РФ. Дата выдачи трудовой книжки – .

Перевод на другую должность
2026.03.15 Переведён с должности инженера‑конструктора на должность

 ведущего инженера‑конструктора отдела проектирования.

Смена фамилии
2026.11.02 Фамилия изменена на Иванова в соответствии с записью

 актовой записи о регистрации изменения фамилии № 789 от .

Переход на электронную трудовую книжку
2026.07.01 Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид

 (формирование ЭТК в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Сотрудник обращается к последнему работодателю за выдачей дубликата или справки о стаже (форма СТД‑Р).
При отсутствии возможности получить дубликат, можно оформить новую трудовую книжку через работодателя, предоставив документы, подтверждающие стаж (трудовые договоры, приказы, выписки из ПФР).
Электронная трудовая книжка восстанавливается автоматически через личный кабинет на Госуслугах при наличии данных в Социальном фонде.

Оформление работника на работу с внесением записи в трудовую книжку – обязательная процедура, регулируемая трудовым законодательством и внутренними приказами Минтруда. Важно помнить:

Запись делается при приёме на основное место работы сроком более 5 дней.
В трудовой книжке не указывается вид договора (срочный/бессрочный).
При наличии бумажной ТК ведётся одновременно электронная версия; при отсутствии бумажной – создаётся только ЭТК.
Все записи должны соответствовать образцам, утверждённым Приказом Минтруда № 320н, и выполняться без ошибок и исправлений.

Соблюдение этих правил гарантирует корректное ведение трудовой стажи, защищает права работника и упрощает взаимодействие с пенсионным фондом и другими государственными органами.