Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и страховой стаж работника. При расторжении трудового договора работодатель обязан правильно оформить запись об увольнении и выдать документ сотруднику. Ниже рассмотрены все этапы, правовые основания и практические рекомендации по ведению трудовой книжки при увольнении, включая особенности электронного формата.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 66, 66.1, 80‑84 (общие положения о трудовой книжке).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с 2021 г.).
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ о внедрении электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Основные этапы увольнения с точки зрения трудовой книжки

1. Подготовка документов – проверка наличия трудовой книжки (бумажной или электронной) и актуальности сведений о работе.
2. Внесение записи об увольнении – формулировка записи должна точно соответствовать основанию прекращения трудового договора (ст. 77‑81 ТК РФ).
3. Заверение записи – подпись уполномоченного лица (руководитель, кадровый специалист) и печать организации (если используется бумажная форма).
4. Выдача документа сотруднику – в день увольнения работнику выдается трудовая книжка либо справка о трудовой деятельности (при выборе электронного формата).
5. Сдача сведений в Социальный фонд – форма ЕФС-1 (или СЗВ‑ТД) подается не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем увольнения.

Запись об увольнении: что должно быть указано

Запись в трудовой книжке оформляется в соответствии с образцом, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225. Обязательные элементы:

• Дата увольнения (число, месяц, год).
• Основание прекращения трудового договора (например, «по инициативе работника», «по соглашению сторон», «в связи с выходом на пенсию», «в связи с ликвидацией организации» и т.д.).
• Номер и дата приказа о увольнении (или номер записи в журнале учета приказов).
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (для бумажной формы).

Пример записи при увольнении по инициативе работника

2026.05.20 Уволен по инициативе работника. Приказ № 123 от .

Запись заверяется подписью руководителя и печатью.

Пример записи при увольнении в связи с выходом на пенсию

2026.05.20 Уволен в связи с выходом на пенсию. Приказ № 124 от .

Бумажная и электронная трудовая книжка: особенности при увольнении

Бумажная трудовая книжка

• Ведется на протяжении всего трудового стажа, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.
• При увольнении вносится запись, заверяется подписью и печатью, после чего книжка выдается работнику под расписку.
• Если книжка утеряна или повреждена, выдается дубликат по заявлению работника (ст. 66 ТК РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведется в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе работодателя, интегрированной с Социальным фондом.
• При увольнении работодатель формирует электронную запись об увольнении и направляет её в Социальный фонд через форму ЕФС-1.
• Сотрудник получает выписку из ЭТК (справку о трудовой деятельности) в электронном виде либо может распечатать её самостоятельно.
• Если работник ранее отказался от бумажной формы, при увольнении выдается только электронная выписка; бумажная книжка не выдается.

Что выдавать сотруднику при увольнении, если он выбрал электронный формат?

С 2020 г. работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и пользоваться исключительно электронной. При увольнении в этом случае выдаются:

• Справка о трудовой деятельности (выписка из ЭТК) – подтверждает периоды работы, должности, основания увольнения.
• Копия приказа об увольнении (по запросу работника).
• При необходимости – справка о среднем заработке для целей пособий по безработице.

Важно: справка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной трудовой книжке.

Сроки и ответственность

• День выдачи – трудовая книжка (или справка из ЭТК) должна быть выдана в день увольнения, не позже следующего рабочего дня.
• Ответственность за нарушение – ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей за непредоставление или несвоевременное предоставление трудовой книжки.
• Хранение – копии приказов о увольнении и личные карточки сотрудников хранятся в организации не менее 50 лет (ст. 22 ТК РФ).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка основания увольнения – приводит к спорам в суде. Решение: использовать формулировки, прямо указанные в ст. 77‑81 ТК РФ.
• Отсутствие подписи или печати – делает запись недействительной. Решение: проверять наличие всех реквизитов перед выдачей.
• Задержка выдачи книжки – нарушает права работника. Решение: заранее подготовить приказ и запись, чтобы в день увольнения всё было готово.
• Несдача сведений в Социальный фонд – приводит к штрафам и проблемам с начислением пенсии. Решение: настроить автоматическую отправку формы ЕФС-1 в день увольнения.
• Выдача дубликата без заявления работника – незаконно. Решение: выдавать дубликат только по письменному заявлению сотрудника.

Практический чек‑лист для кадровой службы при увольнении

1. Проверить, выбран ли сотрудником бумажный или электронный формат ведения трудовой книжки.
2. Подготовить приказ об увольнении с точным указанием основания (ссылка на статью ТК РФ).
3. Внести запись в трудовую книжку (бумажную) или сформировать электронную запись в ЭТК.
4. Завершить запись подписью уполномоченного лица и печатью (для бумажной формы).
5. Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку либо отправить выписку из ЭТК через личный кабинет.
6. Сформировать и отправить в Социальный фонд форму ЕФС-1 (или СЗВ‑ТД) не позднее 15‑го числа следующего месяца.
7. Архивировать копию приказа и личную карточку сотрудника в соответствии с внутренними нормами хранения.

Правильное ведение трудовой книжки при увольнении – важная часть кадрового документооборота, которая защищает права работника и обеспечивает соблюдение законодательства работодателем. Независимо от выбранного формата (бумажный или электронный) необходимо строго следовать установленным правилам оформления записи, соблюдать сроки выдачи и сдачи сведений в Социальный фонд. Использование представленного чек‑листа и внимание к типовым ошибкам помогут избежать штрафов и трудовых споров, а также обеспечат прозрачность и доверие в отношениях с сотрудниками.