Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника в России․ При приёме на работу работодатель обязан проверить наличие и состояние трудовой книжки, а также оформить в ней запись о новом месте работы․ Ниже подробно рассмотрены все этапы и требования, регламентированные Трудовым кодексом РФ (ст․ 68 и последующие)․

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Когда трудовая книжка обязательна
3. Обязательные и необязательные документы
4. Алгоритм приёма на работу
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
6. Обязанности работодателя
7. Права и обязанности работника
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления и ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74․
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек»․
• Приказ Минтруда России № 125н от «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках»․

Эти документы определяют, какие сведения вносятся в книжку, кто имеет право её вести, а также порядок перехода от бумажного к электронному варианту․

Когда трудовая книжка обязательна

Трудовая книжка обязана быть оформлена у:

• Граждан, достигших 16 лет (с 14 лет – при наличии согласия родителей и в случае обучения в учебных заведениях)․
• Работников, принимаемых на постоянную (постоянную, срочную, сезонную) работу․
• Лиц, проходящих государственную службу, в т․ч․ в органах МВД, ФСБ и др․

Если работник отказывается от бумажного варианта (пишет заявление об отказе), ему предоставляется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При этом работодатель обязан вести её в электронном виде․

Обязательные и необязательные документы

Обязательные документы (по закону)

1. Трудовая книжка (бумажный или электронный вариант)․
2. Заявление работника о приёме на работу (по желанию работника, но часто используется)․
3. Трудовой договор (письменный, подписанный обеими сторонами)․
4. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
5. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
6. ИНН (при наличии)․

Необязательные, но часто требуемые документы

• Военный билет (для мужчин призывного возраста)․
• Справка о состоянии здоровья (медицинская справка, если работа связана с вредными условиями)․
• Документы об образовании (диплом, сертификаты)․
• Справка о наличии/отсутствии судимостей (по требованию работодателя)․
• Согласие на обработку персональных данных․

Алгоритм приёма на работу (по ст․ 68 ТК РФ)

Ниже представлена последовательность действий, которую должен выполнить работодатель при приёме нового сотрудника․

1. Сбор документов․ Работодатель запрашивает у соискателя все обязательные и согласованные необязательные документы․
2. Проверка трудовой книжки․
   • Убедиться, что книжка в наличии, чиста, без повреждений․
   • Проверить, нет ли записей о закрытии (например, запись о «выходе на пенсию»)․
   • Убедиться, что в книжке нет записей о «запрете на трудоустройство»․
3. Подготовка трудового договора․ Составляется договор, в котором указываются:
   • наименование организации,
   • должность,
   • условия труда,
   • размер заработной платы,
   • срок действия договора (если он срочный)․
4. Подписание договора․ Сотрудник и работодатель подписывают договор в двух экземплярах (по одному для каждой стороны)․
5. Внесение записи в трудовую книжку․
   • Запись делается в первой свободной строке․
   • Указываются: дата приёма, название организации, её ИНН/ОГРН, должность, основание (трудовой договор)․
   • Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации․
6. Выдача работнику копии договора и, при необходимости, справки о приёме․
7. Регистрация в государственных системах․ Работодатель вносит сведения в:
   • Фонд социального страхования (ФСС) – форма ПФР‑1․
   • Пенсионный фонд России (ПФР) – форма ПФР‑2․
   • Систему электронных трудовых книжек (если используется ЭТК)․

Если работник отказывается от бумажного варианта, необходимо оформить заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и перейти к ведению ЭТК․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в России с 2020 года и полностью заменяет бумажный документ при условии согласия работника․

Преимущества ЭТК

• Удобство: запись делается онлайн, без необходимости физически передавать книжку․
• Безопасность: данные защищены криптографией, доступ к ним имеет только уполномоченный работодатель․
• Экономия: снижается количество бумажных носителей и расходов на печать․

Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

1. Работник предоставляет заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (по образцу, утверждённому Минтрудом)․
2. Работодатель регистрирует сотрудника в системе Госуслуги или в специализированном портале Фонда Трудовых Резервов․
3. После подписания договора в системе автоматически появляется запись о приёме․
4. Работник может проверить запись, войдя в личный кабинет на портале ЭТК․

Важно помнить, что отсутствие заявления об отказе от бумажной книжки автоматически подразумевает необходимость вести бумажную трудовую книжку․

Обязанности работодателя

• Обеспечить наличие у каждого сотрудника трудовой книжки (бумажной или электронной)․
• Своевременно вносить запись о приёме и об увольнении (не позднее 5 рабочих дней)․
• Хранить оригиналы трудовых договоров и сопроводительных документов в течение 5 лет после прекращения трудовых отношений․
• Предоставлять работнику копию записи (в бумажном виде – выдать выписку, в электронном – отправить скриншот из личного кабинета)․
• Своевременно сообщать в органы соцстрахования о начале и окончании трудовых отношений․

Права и обязанности работника

• Требовать от работодателя своевременного внесения записи в трудовую книжку․
• Иметь возможность проверять правильность внесённых данных․
• Отказаться от бумажного варианта, подав заявление об отказе․
• Сохранять трудовую книжку в целостности, не допускайте её порчи и утраты․
• При увольнении требовать заполнения записи об увольнении (дата, причина, подпись работодателя)․

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять трудовую книжку, если меня нанимают на удалённую работу?

Да․ Трудовая книжка обязательна независимо от формы выполнения работы (офис, удалёнка, фриланс)․ Главное – наличие официального трудового договора․

Можно ли использовать одну трудовую книжку в разных организациях одновременно?

Нет․ В каждой организации в трудовой книжке делается отдельная запись о приёме и об увольнении․ Одновременно в книжке могут находиться записи только о разных периодах работы․

Что делать, если книжка потерялась?

Необходимо оформить справку о потере в отделе внутренних дел, а затем получить новую книжку в отделе кадров организации․ В новой книжке указываються все предыдущие места работы, подтверждённые документами (трудовые договоры, справки из ПФР)․

Как перейти с бумажной книжки на электронную?

1. Подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․
2. Получить подтверждение от работодателя о переходе․
3. Войти в личный кабинет на портале ЭТК и подтвердить переход․
4. Все будущие записи будут вестись в электронном виде․

Обязан ли работодатель вести запись о каждом отпуске в трудовой книжке?

Нет; Информация об отпусках фиксируется в табеле учёта рабочего времени и в личном деле работника․ В трудовой книжке указываются только даты приёма и увольнения, а также сведения о повышении в должности, переводах и т․п․

Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий ваш профессиональный стаж․ Приём на работу без надлежащего оформления книжки нарушает Трудовой кодекс и может привести к юридическим последствиям как для работодателя, так и для работника․ Следуя изложенным правилам, вы гарантируете корректность оформления, сохранность прав и возможность беспрепятственного расчёта пенсионных и социальных выплат․

Помните: своевременная проверка и правильное внесение записей в трудовую книжку – залог надёжной трудовой истории․