Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю сотрудника. Оформление её в первый раз регулируется несколькими нормативными актами и изменилось в последние годы из‑за перехода на электронный формат. В статье разберём, какие сроки обязателен к соблюдению работодатель, какие документы нужны и как правильно оформить как бумажную, так и электронную трудовую книжку.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 67, 68, 71.
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2023 г. № (ввод новых образцов трудовых книжек).
- Приказ Минтруда России от 30 декабря 2020 г. № (переход на электронную трудовую книжку).
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (№ 174‑ФЗ от 30 июля 2022 г;).
Какие виды трудовых книжек могут быть выданы впервые?
- Бумажная трудовая книжка старого образца – действительна, но её выдача прекращена для новых работников, принятых после 1 января 2021 года.
- Бумажная трудовая книжка нового образца – вводится с 1 января 2023 года, но выдаётся только тем, кто уже имеет старую книжку и переходит на новый образец.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна для всех работников, впервые принятых на работу с 1 января 2021 года, а также для тех, у кого ранее была бумажная книжка.
Сроки оформления трудовой книжки впервые
Согласно ТК РФ и уточняющим нормативным актам, сроки зависят от формы книжки и от того, как быстро работник подал заявление.
Бумажная трудовая книжка (если всё‑таки требуется)
- Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее 7 календарных дней со дня приема работника на работу (пункт «Ведение трудовых книжек» в КонсультантПлюс).
- Если работник подал письменное заявление о выдаче книжки, то срок сокращается до трёх рабочих дней со дня получения заявления (пункт «Выдача трудовой книжки работнику»).
Электронная трудовая книжка
- Для новых сотрудников (приём после 1 января 2021 г.) электронная книжка оформляется в течение одного рабочего дня после подачи заявления в электронный сервис «Госуслуги» или через личный кабинет работодателя.
- Если работник не подал заявление, но его трудоустройство зарегистрировано в системе СФР (Система Федерального реестра), то электронная книжка появляется в личном кабинете автоматически в течение трёх рабочих дней после внесения данных о трудоустройстве.
Сводный срок «недельный»
Некоторые источники (например, Аскон) указывают, что в случае первой трудовой деятельности работодатель обязан оформить книжку не позднее недельного срока со дня приёма. Этот срок считается «запасным» и покрывает оба варианта – бумажный и электронный – если документы ещё не подготовлены к моменту приёма.
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки впервые
Шаг 1. Приём на работу и оформление трудового договора
Работодатель заключает трудовой договор и вносит сведения о работнике в Систему Федерального реестра (СФР). Это обязательный этап, без которого невозможно оформить ни бумажную, ни электронную книжку.
Шаг 2. Выбор формы книжки
- Если работник был принят после 1 января 2021 г., ему выдаётся только электронная трудовая книжка.
- Если работник имеет старую бумажную книжку и желает её сохранить, можно оформить дубликат в новом образце (по желанию работника).
Шаг 3; Подача заявления работником
Работник подаёт письменное заявление (для бумажной книжки) или электронное (через портал «Госуслуги») о выдаче/переводе в электронный формат. Заявление должно содержать ФИО, дату рождения, ИНН и реквизиты трудового договора;
Шаг 4. Оформление и выдача
- Для бумажной книжки – работодатель заполняет первую страницу (данные о работодателе, дата приёма, должность) и выдаёт книжку в течение 7 календарных дней (или 3 рабочих дня после получения заявления).
- Для ЭТК – в системе СФР создаётся запись, после чего в личном кабинете работника появляется электронный документ. Срок – 1 рабочий день после регистрации.
Шаг 5. Подтверждение получения
Работник подписывает акт приёма‑передачи (бумажный вариант) или подтверждает получение в электронном виде (кнопка «Подтверждаю получение» в личном кабинете). Это фиксирует соблюдение сроков.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли выдать бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Да, но только работникам, у которых уже есть бумажная книжка старого образца. Для новых сотрудников (приём после 1 января 2021 г.) выдавать бумажную книжку нельзя – требуется электронный вариант.
Вопрос 2: Что делать, если работник не получил ЭТК в течение 3 рабочих дней?
Необходимо проверить корректность внесения данных в СФР и наличие заявления. При отсутствии ошибок работодатель обязан в течение дополнительных 2 рабочих дней устранить причину задержки и выдать книжку.
Вопрос 3: Как оформить дубликат трудовой книжки?
Работодатель в присутствии работника в течение 15 дней после обращения выдаёт дубликат. Дубликат оформляется в том же образце, что и оригинал (старый или новый).
Вопрос 4: Нужно ли регистрировать электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде?
Регистрация происходит автоматически при внесении данных в СФР, поэтому отдельного обращения в ПФР не требуется.
Оформление трудовой книжки впервые – обязательный процесс, который должен быть завершён в строго установленные сроки:
- Для бумажной книжки – не позднее 7 календарных дней (или 3 рабочих дня после заявления).
- Для электронной книжки – в течение 1 рабочего дня после регистрации в СФР.
- Общий «запасный» срок – неделя со дня приёма на работу.
С 2021 года новые сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку, а старые бумажные формы постепенно выводятся из оборота. Соблюдение указанных сроков защищает интересы как работника, так и работодателя, исключая возможные штрафы за нарушение трудового законодательства.
Источник: КонсультантПлюс, Банки.ру, Оперсонале, Портал «Кадровик‑практик», Аскон, официальные нормативные акты РФ (2020‑2023 гг.). Дата обращения к источникам – 23 мая 2026 г.