Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и место работы. С 1 января 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант остаётся актуальным для подтверждения стажа до 2020 г. и в случае отсутствия электронных записей. В этой статье разберём, какие документы нужны, как оформить запись, как проверить её правильность и какие шаги предпринять, если запись отсутствует.
Что такое запись в трудовой книжке?
Запись – это официальная отметка о приёме, увольнении, переводе или изменении условий труда; Она оформляется руководителем предприятия, заверяется печатью и подписывается сотрудником. В записи указываются:
- Дата начала работы
- Должность и должностные обязанности
- Общая продолжительность работы
- Причина увольнения (если применимо)
- Подпись руководителя и печать организации
Требования к оформлению записей
Записи в трудовой книжке должны соответствовать Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, действовавшей на момент их внесения. Ключевые требования:
- Подпись руководителя (или кадровой службы) и печать организации.
- Точная дата и точное содержание записи.
- Отсутствие ошибок в фамилии, имени, отчёте, дате рождения.
- Соблюдение формата: дата в формате «день месяц год», должность в прописных буквах.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С января 2021 г. новички не имеют права выбора и получают только электронную трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые после большого перерыва, но при этом отдаёт бумажную книжку без отметки о переходе на ЭТК, работодателю необходимо:
- Провести заявление о переходе на ЭТК.
- Отправить сведения в Пенсионный фонд РФ.
- Выдать бумажную копию, чтобы работник мог предъявить её для подтверждения стажа до 2020 г.
Если работник выбрал электронную книжку, он получает доступ к сведениям через портал Госуслуг, где можно заказать справку о стаже.
Как подтвердить запись в трудовой книжке?
Для работодателя
- Соберите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, справку об образовании.
- Оформите трудовой договор и приказ о приёме.
- Заполните запись в трудовой книжке, подпишите и заверьте печатью.
- Если работник работает в компании, размещённой на ВОТ, убедитесь, что данные корректно перенесены в электронную систему.
Для сотрудника
- Проверьте, что в бумажной трудовой книжке есть запись о приёме.
- Если запись отсутствует, обратитесь к работодателю с просьбой оформить её.
- Если вы работаете в компании, где используется ЭТК, зайдите в раздел «Электронная трудовая книжка» на портале Госуслуг и запросите справку о стаже.
- Сохраните копию справки и при необходимости предъявляйте её потенциальному работодателю.
Что делать, если запись отсутствует?
Записи могут отсутствовать по разным причинам: потеря книги, повреждение, некорректное оформление работодателем. В таком случае:
- Соберите подтверждающие документы: договоры, справки о зарплате, налоговые декларации.
- Обратитесь в отдел кадров с просьбой о восстановлении записи.
- Если работодатель не реагирует, подайте заявление в ПФР с просьбой о восстановлении стажа.
- В случае отсутствия документов о стаже, но с подтверждением работы в других организациях, предоставьте справки о трудовой деятельности от предыдущих работодателей.
Как получить справку о стаже через Госуслуги
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг с подтверждённой учетной записью.
- Перейдите в раздел «Труд и занятость» → «Сведения о трудовой деятельности».
- Выберите услугу «Справка о стаже».
- Укажите нужный период и запросите формирование документа.
- Скачайте PDF‑версию справки и сохраните в личном кабинете.
Практические советы
- Сохраняйте копии всех записей и справок в электронном виде.
- Проверяйте корректность данных в бумажной и электронной трудовой книжке.
- Если вы переходите на ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель корректно передал данные в ПФР.
- При увольнении обязательно получите копию последней записи и справку о стаже.
- Если вы планируете смену работы, попросите работодателя выдать справку о стаже до 2020 г., чтобы подтвердить свой опыт.
Подтверждение записи в трудовой книжке – важный этап, который гарантирует правильное начисление пенсионного стажа и подтверждение опыта работы. Следуйте рекомендациям, держите документы в порядке и не забывайте о возможности получения справки через портал Госуслуг. Это поможет избежать проблем с пенсионными выплатами и обеспечит прозрачность трудовой истории.