При трудоустройстве на новую работу одним из ключевых документов является трудовая книжка. Она подтверждает трудовой стаж работника и содержит важную информацию о его профессиональной деятельности. Однако при первом трудоустройстве или в случае отсутствия трудовой книжки у работодателя возникают вопросы: какие документы нужно предоставить, как оформляеться трудовая книжка впервые и какие нормативные акты регулируют этот процесс?

Основные документы для трудоустройства

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), при заключении трудового договора работник обязан предъявить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (в случае, если трудовой договор заключается не впервые);
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• Документ об образовании (диплом, аттестат, свидетельство об окончании колледжа и др.), если работа требует специальных знаний или квалификации;
• Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования — если должность связана с работой с детьми, в области безопасности и т.д.

Особенности оформления трудовой книжки впервые

При первом трудоустройстве работодатель выполняет следующие действия:

1. Оформляет трудовую книжку в отделе кадров (например, в комнате 3125-3);
2. Вносит в книгу учета движения трудовых книжек запись о выданной трудовой книжке;
3. Получает от работника письменное заявление о приеме на работу;
4. Оформляет СНИЛС (если ранее не был зарегистрирован в системе индивидуального учета);
5. Получает документы воинского учета (для военнообязанных).

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2021 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Теперь работодатели обязаны оформлять трудовые книжки в электронном виде, за исключением случаев:

• Если работник сам изъявил желание сохранить бумажную трудовую книжку;
• Если трудовой договор заключается впервые (в этом случае оформляется бумажная трудовая книжка);
• Если работник работает у нескольких работодателей и у него уже есть электронная трудовая книжка.

В случае ведения электронной трудовой книжки работодатель предоставляет работнику выписку из электронной трудовой книжки (справка по установленной форме).

Какие документы не требуются при трудоустройстве?

Некоторые работодатели могут необоснованно требовать дополнительные документы, что является нарушением трудового законодательства. К таким документам относятся:

• ИНН (налоговое свидетельство) — его можно предоставить по желанию;
• Медицинская справка, требуеться только для определенных профессий (например, медицинских работников, водителей);
• Справка о доходах с предыдущего места работы;
• Копии трудовой книжки без предъявления оригинала;
• Документы, подтверждающие семейное положение или наличие детей.

Ответственность работодателя за неправильное оформление

Нарушение правил ведения трудовой книжки или требование лишних документов может привести к:

• Штрафам от Государственной инспекции труда (ГИТ) — до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц;
• Признанию трудового договора гражданско-правовым (ГПХ), что влечет за собой налоговые и социальные последствия;
• Ответственности за нарушение порядка ведения трудовых книжек — от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Написать заявление об утере на имя работодателя;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (например, копии приказов, выписки из лицевых счетов, справки с предыдущих мест работы);
3. Работодатель на основании этих документов восстановит трудовую книжку;
4. Если трудовая книжка не была оформлена ранее, работодатель оформляет ее впервые.

Трудоустройство по трудовой книжке — это ответственный процесс, который регулируется Трудовым кодексом РФ. Основные документы, которые необходимо предоставить при приеме на работу, перечислены в статье 65 ТК РФ. Особое внимание следует уделить случаям, когда трудовой договор заключается впервые — в этом случае трудовая книжка оформляется работодателем.

Соблюдение всех требований трудового законодательства поможет избежать штрафов и спорных ситуаций как для работника, так и для работодателя. Если у вас возникают вопросы по оформлению документов, рекомендуется проконсультироваться с кадровиком или юристом по трудовому праву.