Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное ведение — не только обязанность работодателя по закону, но и защита интересов как компании, так и сотрудника. В 2026 году вступили в силу ключевые изменения, кардинально меняющие подход к оформлению этого документа.

Ключевое изменение 2026 года: приоритет электронной формы

С 1 января 2026 года вступает в силу норма, согласно которой бумажная трудовая книжка не ведётся, если работник не подал письменное заявление о сохранении бумажной формы до конца 2025 года. Все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном формате (ЭТК).

Правовая основа ведения трудовых книжек

Основным документом, регулирующим порядок, остаются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от № 320н (с изменениями). Именно они устанавливают:

• Требования к бланкам и заполнению.
• Обязанности работодателя и работника.
• Порядок исправлений, замены и хранения.

Кто отвечает за ведение?

Ответственность лежит на работодателе (организации) и её кадровых специалистах. Конкретно:

1. Кадровик/отдел кадров: Непосредственное заполнение, внесение записей, контроль за своевременностью.
2. Бухгалтерия: Обеспечение корректности данных для начисления стажа, взаимодействие с ПФР.
3. Руководитель (директор, гендиректор): Подписание записей, утверждение приказов, на основании которых вносятся записи.

Порядок заполнения: пошаговая инструкция

ьный лист (для бумажной книжки)

Заполняется однократно при выдаче. Обязательные реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
• Дата рождения.
• Сведения о профессиональном образовании (если есть) с указанием года окончания.
• Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
• Дата выдачи книжки и подпись работника.

С 2023 года действует новый бланк. Старые бланки можно использовать до исчерпания.

Записи об основных событиях трудовой деятельности

Вносятся сквозной нумерацией (1, 2, 3… без пропусков) на русском языке. Каждая запись должна содержать:

1. Дату события (принятия, увольнения, перевода).
2. Основание (номер и дата приказа, договора).
3. Текст записи, отражающий суть события.
4. Подписи работника и руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой.

Обязательные записи (что фиксировать ВСЕГДА)

Закон требует отражать все факты из трудовой биографии, ведущие к изменению трудовых отношений:

• Приём на работу (в т.ч. по срочному трудовому договору).
• Переводы (внутри организации, в другую организацию по соглашению сторон).
• Увольнение (по любой статье ТК РФ).
• Награждения, поощрения.
• Изменение условий трудового договора (например, смена режима работы, места работы).
• Основание для исчисления стажа (например, время прохождения военной службы, ухода за ребёнком — если это учитывается по заявлению работника).

Спорные и частые вопросы

• Совместительство: Запись вносится, если работа по совместительству ведётся по трудовому договору (а не по ГПХ). Указывается как отдельное место работы.
• Вахтовый метод: Запись вносится. В тексте можно указать «Работа вахтовым методом».
• Удалённая работа (дистанционная): Запись вносится. Указывается «Работа дистанционно (удалённо)».
• Сокращение штата: Запись об увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
• Запись об отпуске без содержания: Не вносится, так как не является событием, меняющим работодателя или должность.

Образец записи в трудовой книжке (бумажной)

Как работать с Электронной Трудовой Книжкой (ЭТК)?

При переходе на электронный формат:

1. Сведения о приёме, увольнении, переводах вносятся в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Труд» через кадровую ИС организации.
2. Работник получает подтверждающий документ (выписку из ЕГИС «Труд») по своему запросу.
3. Для заверения копии ЭТК работодатель выдёт работнику документ на бумажном носителе с подписью и печатью, где указывает, что это верная копия сведений из его ЭТК.

Типичные ошибки и последствия

• Неправильное толкование оснований: Указание «по собственному желанию» вместо точной формулировки ст. 80 ТК РФ.
• Несквозная нумерация: Пропуск номеров, двойная нумерация.
• Исправления «набело»: Зачёркивание, подчистки, использование корректора. Все исправления делаются заверяющей подписью и датой.
• Отсутствие записи о совместительстве: Может привести к потере права на учёт этого стажа.
• Хранение «мертвых» книжек: После увольнения работника бумажная книжка хранится в архиве 75 лет. Электронные данные хранятся бессрочно в ЕГИС «Труд».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать сотруднику в выдаче бумажной книжки в 2026 году?

Да, если он не подал заявление до . С оформляется только ЭТК. Выдача бумажного бланка в этом случае является нарушением.

Что делать, если сотрудник уволился, а его бумажная книжка не была выдана?

Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если не выдал — это административное правонарушение (штраф). Нужно срочно оформить выдачу и поставить отметку в журнале учёта.

Как оформить запись об увольнении по сокращению штата?

Текст: «Уволен по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ). Приказ №___ от __.__.____.» Обязательно указывается конкретная статья Трудового кодекса.

Нужно ли вносить запись о приостановлении работы (например, из-за карантина)?

Нет; Приостановление работы не является основанием для прекращения или изменения трудового договора, поэтому запись не вносится. Но факт невыхода должен отражаться в табеле.

Ведение трудовых книжек в 2026 году, это, прежде всего, бесшовная работа с электронной системой «Труд». Бумажная форма становится исключением по заявлению работника. Ключевые принципы остаются неизменными: сквозная нумерация, точность, полнота и законность каждой записи. Соблюдение этих правил защищает компанию от претензий со стороны сотрудников, Пенсионного фонда и трудовой инспекции.

Помните: Любая запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) должна быть основана на документе (приказ, распоряжение, трудовой договор); Без документа запись не имеет юридической силы.