Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовую деятельность гражданина;
• Содержит информацию о местах работы, занимаемых должностях, наградах и поощрениях;
• Является основанием для начисления пенсии и других социальных выплат;
• Необходим при устройстве на новое место работы.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней.

Электронные трудовые книжки: новый формат

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. Работник может:

• Оставить бумажную трудовую книжку (если не подал заявление о переходе на электронный формат);
• Перейти на электронную трудовую книжку, подав соответствующее заявление работодателю.

Важно! Если работник переходит на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку при окончательном расчете.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Сроки выдачи

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы. Если работник в этот день отсутствует, трудовая книжка отправляется ему по почте с уведомлением о вручении.

Срок: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

Документы, необходимые для получения трудовой книжки

Для получения трудовой книжки работник должен предъявить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• В некоторых случаях — доверенность (если трудовую книжку получает представитель работника).

Запись об увольнении

В трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием:

• Основания увольнения (статья ТК РФ);
• Дата увольнения;
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Важно! Запись должна быть сделана разборчивым почерком или напечатанным шрифтом. Исправления не допускаются.

Выдача трудовой книжки при внутреннем совместительстве

Если работник является внутренним совместителем, у него может быть две трудовые книжки:

• Одна — по основному месту работы;
• Вторая — по совместительству.

При увольнении с совместительства работодатель обязан:

1. Сделать запись об увольнении в трудовой книжке по совместительству;
2. Выдать эту трудовую книжку работнику;
3. Не требовать сдачи основной трудовой книжки;

Выдача трудовой книжки при переходе на электронный формат

Если работник переходит на электронную трудовую книжку, порядок действий следующий:

Подача заявления

Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления законодательно не установлена, но обычно оно содержит:

• ФИО работника;
• Должность;
• Просьбу о переходе на электронный формат;
• Дата и подпись.

Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.

Заявление

Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с «__» _______ 20__ г.

С уважением,
Петров П.П.
«__» _________ 20__ г.
 

Действия работодателя

Работодатель:

1. Принимает заявление и издает приказ о переходе на электронную трудовую книжку;
2. Вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она есть);
3. Передает сведения в Пенсионный фонд РФ для формирования электронной записи;
4. При увольнении выдает работнику его бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронный формат.

НДС при выдаче трудовой книжки: что говорит закон?

НДС, это налог на добавленную стоимость, который начисляется при реализации товаров и услуг.

Выдача трудовой книжки не является реализацией товара или услуги, так как:

• Трудовая книжка принадлежит работнику, а не работодателю;
• Работодатель не получает за это плату;
• Это обязанность работодателя по закону, а не коммерческая сделка.

Таким образом, НДС при выдаче трудовой книжки не начисляется.

Важно! Если работодатель требует оплату за выдачу или оформление трудовой книжки, это является нарушением трудового законодательства.

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки

За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

Административная ответственность

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за задержку выдачи трудовой книжки или неправильное оформление записи работодатель может быть оштрафован:

• На должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Материальная ответственность

Если задержка выдачи трудовой книжки причинила работнику ущерб (например, он не смог устроиться на новую работу), работодатель обязан возместить:

• Упущенный заработок;
• Моральный вред (по решению суда).

Уголовная ответственность

В особо тяжких случаях (например, при систематическом нарушении прав работников) возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 145.1 УК РФ (невыплата заработной платы).

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель удерживать трудовую книжку за долги работника?

Нет! Трудовая книжка — это личный документ работника, и работодатель не вправе ее удерживать даже в случае наличия задолженности.

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?

Если работодатель нарушает сроки выдачи или отказывается отдавать трудовую книжку, работник может:

1. Написать письменное требование о выдаче трудовой книжки;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда;
3. Подать иск в суд о взыскании заработной платы и компенсации морального вреда;
4. Обратиться в прокуратуру с жалобой на работодателя.

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Да, но это достаточно сложная процедура. Работнику необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Если работодатель не сохранил записи, обратиться в архив;
3. В крайнем случае — обратиться в суд для установления факта трудовой деятельности.

Нужно ли платить НДС при покупке новой трудовой книжки?

Если работник покупает трудовую книжку самостоятельно (например, при ее утере), то НДС начисляется, так как это коммерческая сделка.

Если же трудовая книжка выдаеться работодателем при увольнении, НДС не начисляется, так как это не реализация товара.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 84.1)
• Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 5.27)
• Уголовный кодекс РФ (статья 145.1)
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ (о электронных трудовых книжках)

Правильная выдача трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и право работника:

• Она подтверждает его трудовой стаж;
• Позволяет получать пенсию и социальные выплаты;
• Необходима для устройства на новую работу;
• Защищает права работника в случае споров с работодателем.

Нарушение порядка выдачи трудовой книжки может привести к административной, материальной и даже уголовной ответственности для работодателя. Поэтому важно соблюдать все нормы трудового законодательства;

Помните: Трудовая книжка — это ценный документ, и к ее оформлению и выдаче нужно относиться с максимальной ответственностью.

Если у вас остались вопросы по теме, вы можете обратиться к юристу или в Государственную инспекцию труда.