Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она используется для подтверждения опыта работы, стажа, а также для расчёта пенсионных выплат и иных соцплатежей. Правильное заполнение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Приказом Минтруда № 320н от .

Что входит в сведения о работе

В раздел «Сведения о работе» вносятся данные о:

• приёме на работу;
• выполняемой работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• квалификации сотрудника;
• основаниях увольнения;
• награждениях и поощрениях, если они предусмотрены внутренними нормативными актами.

Все записи вносятся на основании соответствующего приказа или распоряжения работодателя не позднее одного недели с даты издания этого документа.

Информация о работодателе

В трудовые книжки также включаются сведения о работодателе: наименование организации, её юридический адрес, код ОГРН (при наличии) и код ТРОИК (если используется). Эти данные позволяют однозначно идентифицировать место работы сотрудника.

Сведения о награждениях и поощрениях

Награждения, предоставленные работодателем (например, благодарности, премии, ордена), фиксируются в разделе «Сведения о награждении». По Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), в трудовые книжки вносяться сведения о:

1. наградных актах и приказах;
2. дате выдачи награды;
3. виде награды (почётный знак, медаль и т.п.).

Если в организации предусмотрены дополнительные формы поощрения, их также можно отразить в книжке, однако это делается по согласованию с работодателем.

Особые случаи внесения сведений

Осуждённые и лишенные прав

Согласно КонсультантПлюс, при прекращении трудового договора с работником, осуждённым судом к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовые книжки вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён прав.

Потеря, порча или кража книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или украдена, сотрудник может запросить выписку из неё в подразделении Пенсионного фонда РФ. С года в России вводится переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). При этом:

• с 2026 года новые сотрудники оформляются через ЭТК;
• стаж, подтверждённый электронной книжкой, учитывается при расчёте пенсионных выплат;
• для подтверждения наличия ЭТК используется подтверждающий документ, выдаваемый работодателем.

Как правильно оформить записи

Для корректного оформления в книжке рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Записи делаются чётким почерком или печатным шрифтом.
2. Указываются даты (день, месяц, год) без сокращений.
3. В каждом пункте указывается основание записи (приказ, распоряжение, договор).
4. Все изменения в книжке оформляются подписью работодателя и, при необходимости, печатью организации.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вносить в книжку сведения о внутренних поощрениях? – Да, если они зафиксированы в приказах работодателя и не противоречат законодательству.
• Какие сведения вносятся в раздел «Сведения о работе»? – Информация о месте работы, времени работы, должности, переводе, увольнении и квалификации.
• Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки? – Через подтверждающий документ, выданный работодателем, либо через личный кабинет на портале ПФР.

Трудовая книжка – важный документ, который фиксирует весь трудовой путь сотрудника. Правильное и полное заполнение её разделов (о работе, награждениях, увольнении) обеспечивает:

• прозрачность трудовых отношений;
• корректный расчёт пенсионного стажа;
• защиту прав работников в случае проверок и споров.

При соблюдении всех требований Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н трудовые книжки будут вестись без ошибок и недочётов, что упрощает работу как работодателя, так и сотрудника.