Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим стаж работы гражданина и влияющим на назначение пенсии. Поэтому оформление записи об увольнении (прекращении трудового договора) должно выполняться строго в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативными актами.

Правовая основа записи об увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, при прекращении трудового договора в трудовую книжку вносится запись об основании и причине увольнения; Запись должна:

• соответствовать формулировкам, содержащимся в ТК РФ или ином федеральном законе;
• содержать ссылку на соответствующую статью, часть статьи и пункт;
• быть оформлена в строгом порядке заполнения граф трудовой книжки.

Основания для увольнения перечислены в ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При оформлении записи важно указать именно тот пункт, который соответствует фактическому основанию прекращения договора (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – увольнение по собственному желанию).

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Заполнение производится последовательно по графам:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
2. Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 – формулировка основания и причины увольнения с обязательной ссылкой на норму ТК РФ.
4. Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и т.п.), его дата и номер.

Пример заполнения для увольнения по собственному желанию:

25

Трудовой договор прекращён по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ № 123 от

Особенности записи при различных основаниях увольнения
Увольнение по соглашению сторон
Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Увольнение по инициативе работодателя (например, за нарушение трудовой дисциплины)
Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, п; 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
Формулировка: «Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Формулировка (по разъяснениям Роструда): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч; 1 ст. 77 ТК РФ».
Требования к оформлению документа‑основания
В графе 4 указывается:

название документа (приказ, распоряжение, решение и т.д.);
дата его составления;
номер документа.

Если основанием служит иное решение работодателя (например, протокол комиссии), его также необходимо указать полностью.
Частые ошибки при внесении записи и их последствия
Неправильное оформление может привести к:

отказу в назначении пенсии или уменьшению её размера;
необходимости судебного исправления записи;
административной ответственности работодателя.

Наиболее типичные ошибки:

Отсутствие ссылки на статью, часть и пункт ТК РФ (например, запись только «Уволен по собственному желанию»).
Неправильная нумерация записей (пропуск или дублирование номера).
Указание даты увольнения, не совпадающей с датой приказа.
Отсутствие подписи работника (не требуется с 2021 г., но иногда ошибочно ставят).
Использование сокращений, не предусмотренных нормативными актами (например, «ТД» вместо «трудовой договор»).

Для исправления ошибки необходимо оформить дополнительную запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на первоначальную запись, либо выдать дубликат трудовой книжки с правильными сведениями.
Практический алгоритм для кадровика

Определить основание увольнения согласно ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Подготовить приказ о расторжении трудового договора, указав его номер и дату.
Внести запись в трудовую книжку:

заполнить графу 1 (номер записи);
заполнить графу 2 (дата увольнения);
сформулировать запись в графе 3 с обязательной ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ;
заполнить графу 4 (наименование, дата и номер приказа).


Проверить соответствие формулировки официальным разъяснениям Роструда и судебной практики.
Подписать запись уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров) и поставить печать организации (если требуется внутренними регламентами).
Выдать трудовую книжку работнику под расписку.

Образцы записей для наиболее распространённых случаев


Основание увольнения
Формулировка записи (графа 3)


По собственному желанию
Трудовой договор прекращён по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ


По соглашению сторон
Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ


За нарушение трудовой дисциплины
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ


Истечение срока договора
Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, п; 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ


Выход на пенсию
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ


Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это не только формальное требование, но и гарантия защиты прав работника при расчёте пенсии и пособий. Соблюдение порядка заполнения граф, точное указание норм ТК РФ и наличие документа‑основания позволяют избежать ошибок и последующих споров. Кадровикам рекомендуется регулярно обновлять знания по изменениям в законодательстве и пользоваться проверенными образцами записей, доступными в официальных источниках (КонсультантПлюс, Гарант, системы кадрового делопроизводства).