Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся только те сведения, которые прямо предусмотрены законодательством и нормативными актами (Приказ Минтруда России № 320н, ТК РФ, инструкции по ведению трудовых книжек). Ниже подробно рассмотрены все ситуации, при которых в трудовую книжку делаются записи, а также порядок их оформления, сроки и особенности электронных трудовых книжек (ЭТК).
Основные виды записей, предусмотренные законом
- Приём на работу – запись о поступлении на новую должность.
- Увольнение – запись о прекращении трудового договора (в т.ч. по переводу).
- Постоянный перевод на другую работу – изменение места работы (внутри организации или к другому работодателю).
- Получение второй и последующей профессии или специальности – запись о профпереподготовке.
- Повышение квалификации – запись о прохождении курсов, аттестации.
- Изменение наименования должности – при переименовании должности без изменения функций.
- Награждение за профессиональные достижения – запись о наградах, благодарностях, почётных званиях.
Каждая запись должна строго соответствовать тексту приказа или распоряжения, а срок её внесения – не позднее недели с момента утверждения соответствующего документа (при увольнении – в день расторжения трудового договора).
Перевод работника: когда и как вноситься запись
Внутренний перевод (в пределах одного работодателя)
Если сотрудник переводится на другую должность, но остаётся у того же работодателя, в трудовой книжке делается запись о факте перемещения. Пример записи:
Переведен в отдел информационной безопасности на должность системного администратора.
При внутреннем переводе увольнение не происходит, поэтому запись об увольнении отсутствует.
Внешний перевод (переход к другому работодателю)
Перевод к новому работодателю считается основанием для увольнения с прежнего места работы по соглашению сторон. В этом случае:
- Текущий работодатель оформляет увольнение по переводу и делает запись в трудовой книжке:
- Уволен в связи с переводом к другому работодателю (на основании ст. 77 ТК РФ).
- Новый работодатель оформляет приём на работу и делает соответствующую запись о приёме.
Запись о переводе вносится не позднее недели с даты издания приказа о переводе. При электронной трудовой книжке (ЭТК) вместо бумажного документа выдаётся СТД‑Р, а кадровая служба подаёт ЕФС‑1 в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Временный перевод
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и позиции Роструда, запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку. По окончании временного перевода сотрудник возвращается на прежнюю должность без каких‑либо отметок в документе.
Изменение наименования должности и другие корректировки
Если меняется только наименование должности (например, «специалист по кадрам» → «HR‑специалист»), но суть трудовых функций остаётся прежней, в трудовой книжке делается запись:
Изменено наименование должности с «специалист по кадрам» на «HR‑специалист».
Такое изменение оформляется в соответствии с приказом о переименовании должности и вносится в течение недели после его издания.
Повышение квалификации, получение новой профессии и награды
- Повышение квалификации – запись указывает название курса, количество часов и дату завершения.
- Получение второй и последующей профессии/специальности – запись содержит название новой профессии, номер и дату выдавшего документа (диплома, сертификата).
- Награждение – запись включает вид награды (например, «Благодарность Министра труда и социальной защиты РФ»), дату и основание (приказ о награждении).
Все эти записи также подлежат внесению не позднее недели с момента получения соответствующего документа.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Основные моменты:
- При приёме на работу сотрудник получает уведомление о включении его данных в ЭТК.
- При увольнении (в т.ч. по переводу) работнику выдаётся форма СТД‑Р вместо бумажной трудовой книжки.
- Кадровая служба обязана подать ЕФС‑1 в Социальный фонд РФ не позднее следующего рабочего дня после события (приём, перевод, увольнение).
- Если сотрудник сохранил бумажную книжку, её возвращают работодателю и одновременно подают отчёт в СФР.
- Ошибки в ЭТК исправляются путём подачи уточняющего ЕФС‑1; дублирование записей не требуется.
Электронный формат значительно снижает риск потери документа и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом (ныне Социальный фонд РФ).
Дубликат трудовой книжки и исправление ошибок
В случае утраты трудовой книжки сотрудник обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдаёт дубликат, в котором делаются все записи, имевшиеся в оригинале, на основании приказов и личных карточек сотрудника.
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (например, неверно указано наименование подразделения при переводе), исправление производится следующим образом:
- Издаётся приказ о признании предыдущей записи недействительной (или о её уточнении).
- На основании нового приказа делается исправляющая запись, которая должна полностью соответствовать тексту приказа.
- Запись о исправлении вносится в течение недели после издания приказа.
Важно: согласно разъяснениям КонсультантПлюс, не нужно вносить исправления в уже существующие записи, если они были сделаны правильно согласно приказу на момент их внесения. Исправления требуются только при выявлении фактической неточности.
Сроки и ответственность за несвоевременное внесение записей
Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек:
- Записи о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации и др. должны быть сделаны не позднее недели с момента издания соответствующего приказа или распоряжения.
- При увольнении запись делается в день расторжения трудового договора.
- Нарушение сроков может повлечь административную ответственность должностных лиц (штрафы от 1 000 до 5 000 руб.) и негативно повлиять на расчёт пенсии, так как трудовая книжка является основанием для учёта страхового стажа.
Поэтому кадровикам рекомендуется вести журнал приказов и контролировать timely внесение записей в трудовую книжку (или ЭТК).
В трудовую книжку вносятся изменения только в строго определённых случаях, перечисленных в законодательстве и нормативных актах. К основным относятся приём на работу, увольнение (в т;ч. по переводу), постоянный перевод на другую работу, получение новой профессии или специальности, повышение квалификации, изменение наименования должности и награждение за профессиональные достижения.
Особое внимание следует уделять:
- Соблюдению сроков внесения записей (неделя с момента приказа, день увольнения).
- Точному соответствию текста записи содержанию приказа или распоряжения.
- Особенностям оформления переводов (внутренних – без увольнения, внешних – с увольнением по переводу).
- Ведению электронных трудовых книжек и своевременной подаче ЕФС‑1 в СФР.
- Порядку выдачи дубликата и исправлению ошибок.
Соблюдение этих правил гарантирует достоверность трудовой книжки, защищает права работника при расчёте пенсии и социальных выплат, а также minimизирует риски административной ответственности для работодателя.