Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), вопрос правильного ведения бумажного варианта остается крайне актуальным для кадровиков и работодателей. В 2026 году действуют строгие правила, определяющие, когда внесение записи обязательно, а когда, запрещено или оставлено на усмотрение сторон.
Главное правило: когда запись обязательна
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку, если соблюдены следующие условия:
- Сотрудник проработал в организации не менее 5 дней. Это ключевое требование. Если человек отработал меньше пяти дней, вносить запись в бумажную трудовую книжку нельзя.
- Работа является для сотрудника основной. Для внешних совместителей действуют особые правила.
Если сотрудник предоставил трудовую книжку старого образца, менять ее на новую не обязательно. Работодатель обязан продолжать внесение записей в предоставленный документ в обычном порядке.
Когда внесение записи НЕ обязательно или запрещено
Существует ряд ситуаций, когда работодатель не должен или не имеет права вносить записи в трудовую книжку:
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится исключительно по заявлению сотрудника. Если работник не изъявил такого желания, запись не делается. Важно помнить, что такую запись вносит основной работодатель, а не работодатель по совместительству. Для этого сотрудник должен предоставить подтверждающие документы с места работы по совместительству.
Иностранная трудовая книжка
Если соискатель-иностранец предоставляет трудовую книжку иностранного образца, работодатель не вправе вносить в нее какие-либо записи. В этом случае на работника заводится новая трудовая книжка российского образца.
Отдельные категории педагогических работников
Законодательством предусмотрены исключения для некоторых категорий педагогических работников. Для них внесение записей в трудовую книжку не требуется.
Спорные ситуации: мобилизация и приостановление договора
Одним из самых обсуждаемых вопросов в кадровом деле является необходимость внесения записи в трудовую книжку мобилизованного работника о приостановлении или возобновлении действия трудового договора.
На сегодняшний день единого мнения среди специалистов Роструда нет:
- Одни эксперты считают, что в трудовую книжку мобилизованного работника не нужно вносить какие-либо записи в связи с приостановлением действия трудового договора.
- Другие, напротив, утверждают, что соответствующую запись внести необходимо для отражения реального статуса работника.
Пока четких законодательных инструкций на этот счет не принято, кадровикам рекомендуется ориентироваться на локальные нормативные акты и разъяснения региональных инспекций труда.
Правила внесения записей: на что обратить внимание
Ведение трудовых книжек в 2026 году строго регламентировано Приказом Минтруда № 320н. При внесении записей важно соблюдать следующие нюансы:
- Проверка предыдущих записей. Прежде чем вносить запись о новом работодателе в раздел «Сведения о работе», убедитесь, что у работника с предыдущего места работы имееться запись об увольнении. Если она отсутствует, работодателю необходимо выяснить, действительно ли работник был уволен.
- Сведения об образовании. Запись о полученном образовании вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (диплома, аттестата, удостоверения и т.д.).
- Личная подпись работника. Работник обязательно должен заверить внесенные в трудовую книжку записи своей личной подписью.
Учет бланков трудовых книжек
Не стоит забывать и о документальном оформлении самих бланков. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, как правило, ведется в бухгалтерии. В нее сразу вносят записи после получения бланков от поставщика.
В книге обязательно указывают:
- Сведения обо всех операциях по приобретению и расходованию бланков.
- Серии и номера каждого бланка.
- Информацию о стоимости бланков (эту сумму работодатель имеет право удержать с работника при оформлении).
Обязательность внесения записи в трудовую книжку зависит от срока работы, статуса сотрудника и наличия соответствующих заявлений. Главное правило — запись обязательна при работе свыше 5 дней на основном месте работы. В спорных ситуациях, таких как мобилизация, пока остается правовой вакуум, требующий индивидуального подхода. Тщательное соблюдение Приказа Минтруда № 320н и проверка документов при приеме на работу помогут избежать кадровых ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.