Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника․ Однако с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) порядок её использования изменился․ Ниже подробно рассмотрим, когда требуется предъявлять бумажную или электронную версию, как её оформить и какие изменения в законодательстве актуальны на сегодняшний день ․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются:

• сведения о местах работы (наименование организации, должность, период работы);
• информация о переводах, повышениях, понижениях;
• данные о наградах и взысканиях;
• общий трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии и получения социальных выплат․

Для работодателя книжка служит основанием для ведения кадрового учёта и передачи данных в Социальный фонд России (СФР)․ Для сотрудника – подтверждение опыта и права на пособия, отпуска, больничные и пенсионные выплаты․

Переход на электронные трудовые книжки

Нормативная база

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, который обязал работодателей вести трудовые книжки исключительно в электронном виде через систему «Социальный фонд России»․

Как выглядит ЭТК?

Электронная трудовая книжка хранится в личном кабинете гражданина на портале Госуслуги (или в личном кабинете СФР)․ Доступ к ней возможен по логину и паролю, подтверждённому через ЕСИА․

Преимущества ЭТК

• Мгновенная выгрузка сведений в СФР – работодатель не заполняет бумажные формы;
• Возможность проверить, передаёт ли employer сведения в фонд (через раздел «Моя трудовая деятельность»);
• Снижение риска утери, повреждения или подделки документа;
• Экономия времени на оформление и хранение бумажных бланков․

Когда требуется бумажная трудовая книжка?

Несмотря на повсеместный переход к электронному формату, бумажная книжка всё ещё может понадобиться в следующих ситуациях:

1. Устройство на работу у работодателя, не подключённого к системе СФР (например, некоторые небольшие ИП или организации, работающие в особом режиме)․ В этом случае сотрудник обязан предъявить бумажную книжку для ручного внесения записей․
2. Трудоустройство за границей – иностранные работодатели могут запросить заверенную копию бумажной книжки как доказательство стажа․
3. Получение государственных услуг, требующих бумажного подтверждения (например, некоторые виды социальной поддержки, оформление ипотеки через определённые банки)․
4. Личное предпочтение сотрудника – гражданин может вести одновременно электронную и бумажную версию для собственного удобства․

С 2023 года при оформлении новой бумажной трудовой книжки используются обновлённые бланки, утверждённые приказом Минтруда России № 123н от ․ В новых бланках сокращено количество обязательных полей, удалены устаревшие реквизиты (например, сведения о воинском учёте, если они не требуются)․

Как оформить трудовую книжку при приёме на работу?

Для впервые трудоустраивающихся граждан

С 2021 года при первом трудоустройстве работодатель обязан:

• Создать электронную трудовую книжку в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг;
• Внести первую запись о приёме на работу (дата, должность, подразделение);
• Уведомить сотрудника о необходимости подтвердить доступ к ЭТК (например, через SMS‑код или вход через ЕСИА)․

Для сотрудников с существующей ЭТК

Если у работника уже есть электронная книжка, при приёме на новое место работы достаточно:

• Предоставить доступ к личному кабинету (логин/пароль) или подтвердить личность через ЕСИА;
• Работодатель вносит запись о приёме в систему СФР;
• Сотрудник получает уведомление о внесении записи и может проверить её в своём кабинете․

Для тех, кто ведёт бумажную книжку

В случае, когда работодатель не использует ЭТК, процедура выглядит так:

1. Сотрудник предоставляет свою бумажную трудовую книжку (или заявляет о её отсутствии);
2. Если книжка отсутствует – работодатель оформляет новую на бланке 2023 года;
3. Вносятся записи о приёме, переводе, увольнении согласно внутреннему приказу и трудовому договору;
4. После внесения записи книжка возвращается сотруднику (или хранится у работодателя до момента увольнения, если иное не согласовано)․

Как проверить, что сведения о работе передаются в Социальный фонд?

Электронная трудовая книжка позволяет сотрудникам самостоятельно контролировать корректность передачи данных:

• В личном кабинете на Госуслугах открыть раздел «Моя трудовая деятельность»;
• Просмотреть список всех записей, сделанных работодателями;
• При отсутствии новой записи более чем через 5 рабочих дней после приёма/увольнения – направить запрос в СФР через форму обратной связи;
• При необходимости получить выписку из ЭТК (PDF‑документ с электронной подписью) для предоставления третьим лицам․

Если работник обнаруживает ошибку (неверная дата, неправильное наименование организации), он может подать заявление о внесении исправлений через своего работодателя или напрямую в СФР․

Последние изменения в регулировании трудовых книжек (2024‑2026)

• 2024 год – Минтруд выпустил методические рекомендации по уменьшению количества обязательных полей в бумажных бланках, что упростило заполнение для малых предприятий․
• 2025 год – введена возможность автоматической синхронизации данных между ЭТК и системой «Госуслуги․Работа» для ускоренного подбора кандидатов․
• 2026 год (текущая дата – ) – планируется пилотный проект по использованию блокчейн‑технологии для хранения трудовых записей, однако пока обязательного перехода нет․

Все изменения направлены на снижение бюрократической нагрузки, повышение прозрачности и защиту прав работников․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли носить с собой трудовую книжку при собеседовании?

Нет․ Достаточно иметь доступ к электронной книжке или знать, где она хранится․ При положительном решении работодатель запросит необходимые сведения․

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вести только бумажную?

С 2021 года ведение исключительно электронной формы обязательно для всех работодателей, подключённых к СФР․ Отказ возможен только если работодатель не участвует в системе (редкие случаи)․

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?

Восстановить доступ можно через функцию «Забыл пароль» или обратившись в МФЦ․ После восстановления вы сразу увидите свою ЭТК․

Нужно ли заверять выписку из ЭТК нотариусом при устройстве за рубежом?

Для большинства стран достаточно заверенной выписки с электронной подписью СФР․ Нотариальное заверение требуется только если конкретное государство предъявляет такие требования․

Как часто работодатель должен вносить записи в трудовую книжку?

Запись вносится в день события (приём, перевод, увольнение) либо не позднее следующего рабочего дня․

Трудовая книжка по‑прежнему остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника․ Переход на электронный формат значительно упростил взаимодействие между сотрудником, работодателем и Социальным фондом России, однако бумажные книжки всё ещё востребованы в определённых ситуациях․

Для успешного трудоустройства в 2026 году рекомендуется:

1. Убедиться, что у вас есть активный доступ к электронной трудовой книжке на портале Госуслуг;
2. При необходимости завести или обновить бумажную книжку на бланке 2023 года (если ваш будущий работодатель не подключён к СФР);
3. Регулярно проверять корректность внесённых записей и своевременно сообщать о возможных ошибках;
4. Следить за обновлениями законодательства, чтобы не пропустить новые требования или возможности (например, пилотные блокчейн‑проекты)․

Соблюдая эти простые шаги, вы обеспечите себе бесперебойное подтверждение трудового стажа и сможете сосредоточиться на профессиональном росте, а не на бюрократических преградах․