Трудовая книжка является одним из самых важных документов в жизни любого работающего гражданина. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца служит основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В этой статье мы подробно разберем, как ведутся трудовые книжки, какие существуют форматы и что должен знать работодатель и работник в современных условиях.
Кто должен иметь трудовую книжку?
По общему правилу, трудовые книжки ведутся на каждого работника, который вступил в трудовые отношения с работодателем. Документ фиксирует все основные этапы профессионального пути: прием на работу, переводы на другие должности, поощрения, награды и увольнение.
Бумажные трудовые книжки: актуальные правила
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки продолжают существовать и использоваться. Однако порядок их оформления претерпел изменения.
Основные нормативные акты
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 — базовый документ, утверждающий Правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил форму трудовой книжки нового образца, которая начала применяться с 1 января 2023 года.
Особенности ведения бумажных книжек
В настоящее время бумажные трудовые книжки продолжают вести только для тех работников, у которых они были оформлены до 2021 года. Если работник предоставил бумажный документ при трудоустройстве, работодатель обязан принять его и вносить записи в соответствии с установленными правилами.
Важное преимущество бумажного формата: в него вносятся все виды поощрений, включая государственные награды и почетные грамоты, что делает историю достижений сотрудника более полной.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на цифровой учет стажа стал масштабным процессом. Важно понимать, что «электронная трудовая книжка» — это, по сути, сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передает в Социальный фонд России (СФР).
Как происходит переход на ЭТК?
- Для новых сотрудников: тем, кто впервые трудоустраивается в 2021 году и позже, бумажная книжка не заводится — сведения подаются в электронном виде.
- Для действующих сотрудников: перевод на ЭТК возможен только с согласия работника. В этом случае работодатель вносит запись в бумажную книжку о том, что она будет хранится по месту работы, а сведения о стаже будут вестись в электронном формате.
Сравнение форматов
| Характеристика | Бумажная книжка | Электронный формат (ЭТК) |
|---|---|---|
| Основание | Бланк установленного образца | Цифровые записи в базе СФР |
| Поощрения | Вносятся все награды и грамоты | На данный момент данные ограничены |
| Хранение | У текущего работодателя | В информационных системах государства |
| Проверка | Личный осмотр документа | Запрос выписки через Госуслуги/СФР |
Хранение и ответственность работодателя
Трудовые книжки должны храниться в организации, которая на данный момент является работодателем по трудовому договору. Ответственность за точность внесения данных лежит на работодателе.
Основные риски при ведении документов:
- Ошибки в скан-копиях или записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
- Несвоевременная передача сведений в СФР может вызвать недовольство работника и проверки со стороны контролирующих органов.
Независимо от того, ведется ли трудовая книжка на бумажном носителе или в электронном виде, она остается главным подтверждением профессионального опыта гражданина. Работодателям рекомендуется строго следовать Приказу Минтруда № 320н при оформлении новых бланков и своевременно информировать сотрудников о возможности перехода на ЭТК, обеспечивая прозрачность и законность учета трудового стажа.