Дата подготовки: 07:03:55 ()

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий всю трудовую деятельность гражданина. По законодательству Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ) она считается основным документом для подтверждения трудового стажа, который непосредственно влияет на размер будущей пенсии, право на социальные выплаты и многие другие гарантии.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Фиксирует: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности, переводы, награды и взыскания.
• Подтверждает: непрерывность трудовой деятельности, что необходимо для начисления страхового стажа.
• Служит основанием: для расчёта пенсии, пособий по безработице, отпусков по уходу за ребёнком и других социальных выплат.

Нормативная база

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан. В 2020 году в России была введена электронная трудовая книжка (ЭТК), а статья 66.1 ТК РФ регулирует порядок её ведения.

Бумажная и электронная формы

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант – печатный бланк, который выдаётся работодателем при приёме на работу и хранится у сотрудника. Несмотря на развитие цифровых сервисов, бумажная форма остаётся актуальной для многих работников, особенно тех, кто предпочитает оформлять документы в привычном виде.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Основные особенности:

• Сведения хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР).
• Доступ к выписке возможен через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
• ЭТК исключает риски потери, повреждения или подделки документа.
• Работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).

Выбор формы ведения

Согласно ст. 66, 66.1 ТК РФ:

• Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме.
• Все остальные работники имеют право выбрать способ ведения: электронная или бумажная трудовая книжка.
• Изменение формы ведения возможно по заявлению сотрудника.

Какие сведения содержатся в электронной трудовой книжке

В ЭТК отражается вся информация, которая ранее вносилась в бумажный бланк:

• Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Дата и основание приёма на работу.
• Наименование организации, её ИНН и ОГРН.
• Должность, подразделение, вид трудового договора.
• Информация о переводах, повышениях, понижениях.
• Сведения о наградах, взысканиях, отпусках, больничных листах.
• Дата и основание увольнения.

Особенности для новых сотрудников (с 2026 года)

С 3 февраля 2026 года вступил в силу порядок, согласно которому:

• Трудовая книжка для впервые принятых на работу сотрудников открывается исключительно в электронном виде.
• Бумажный бланк не выдаётся, если сотрудник не выразил иное желание.
• Работодатель обязан в течение пяти рабочих дней после приёма подать в СФР первичные сведения о сотруднике.

Как подтвердить трудовой стаж при утере трудовой книжки

Если документ утерян или повреждён, подтвердить стаж можно следующими способами:

• Запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
• Получить справку от бывшего работодателя (форма СТД‑Р).
• Использовать архивные приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, выписки из пенсионного дела.
• Обратиться в Пенсионный фонд (в Украине – ПФУ) с запросом о страховом стаже.

Важно: цифровой стаж не может «обнулить» реальные годы работы; основным доказательством трудового опыта по‑прежнему остаётся подтверждённая запись в трудовой книжке (бумажной или электронной).

Сравнение с украинской практикой

В Украине с 10 июня 2021 года официально действуют электронные трудовые книжки. Основные моменты:

• Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной, хранящийся в системе Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
• Наличие ЭТК снижает риски повреждения или loss документа.
• С 1 января 2004 года в Украине используется понятие страховой стаж, который напрямую влияет на размер пенсии.
• При отсутствии страховых взносов или подтверждающих документов часть стажа может не быть засчитана при начислении пенсии.

Практические рекомендации

Для работников

• Регулярно проверяйте выписку из ЭТК на портале «Госуслуги» – так вы сможете вовремя заметить ошибки в данных.
• При переходе на новую работу уточните у работодателя, в какой форме будет вестись ваша трудовая книжка.
• Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и справок – они могут понадобиться при восстановлении стажа.
• При утере документа немедленно обращайтесь в СФР (или ПФУ в Украине) для получения выписки.

Для работодателей

• Обеспечьте своевременную подачу сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1) в СФР – это гарантирует корректность учёта стажа.
• Информируйте сотрудников о праве выбора формы ведения трудовой книжки и о порядке перехода с бумажного на электронный вариант.
• При приёме на работу впервые в 2026 году сразу открывайте электронную трудовую книжку и уведомляйте об этом сотрудника.
• Храните копии всех кадровых документов в электронном архиве минимум 50 лет – это требование законодательства и подстраховка при спорных ситуациях.