В современном мире трудовых отношений одним из ключевых понятий остается трудовая книжка. Что это за документ, как он эволюционирует с развитием технологий и какие функции выполняет сегодня? В этой статье мы подробно разберем, какой именно документ называется трудовой книжкой, и рассмотрим переход на электронный формат, который стал особенно актуальным в последние годы.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она представляет собой официальный документ, в котором фиксируются сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и другие важные факты профессионального пути человека.
Именно поэтому она не должна содержать неправильных или неточных сведений. Любая ошибка может повлиять на подсчет стажа, назначение пенсии или подтверждение квалификации.
Ключевые функции трудовой книжки
- Подтверждение стажа: Документ удостоверяет общий, непрерывный и специальный страховой стаж работника.
- Отражение трудовой биографии: В ней фиксируются все этапы карьерного пути, поощрения и взыскания (в установленных законом случаях).
- Информационная функция: При приеме на работу новый работодатель может оценить опыт кандидата на основании записей из трудовой книжки.
Эволюция документа: от бумаги к цифре
В 2020 году работающие граждане получили возможность перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). Такой формат обеспечивает надежное сохранение данных, защиту от физической утери, порчи или фальсификации записей. С каждым годом популярность цифрового варианта только растет.
Как работает электронная трудовая книжка?
Электронный вариант содержит те же сведения, что и бумажный: должность, даты приема и увольнения, причины прекращения трудовых отношений. Однако хранится эта информация не на руках у работника, а в информационных системах Социального фонда России (СФР).
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация фиксируется на их лицевом счете. Это значительно повышает прозрачность и контроль со стороны работника.
Статистика перехода на ЭТК в 2026 году
Переход на цифровой формат набирает обороты. Судя по актуальным данным на 2026 год, миллионы граждан уже оценили удобство онлайн-формата:
- На Вологодчине более 530 тысяч электронных трудовых книжек ведет ОСФР по Вологодской области.
- Почти 73 тысячи жителей Петербурга и Ленобласти оформили электронные трудовые книжки с начала 2026 года (свыше 67 процентов от числа обратившихся выбрали именно цифровой формат).
- В Мордовии 76 тысяч жителей уже пользуются электронной трудовой книжкой.
- С начала 2026 года в Челябинской области оформили свыше 80 тысяч электронных трудовых книжек.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Несмотря на то, что данные хранятся в фонде, работник в любой момент может получить к ним доступ. Выписку можно заказать на портале «Госуслуги», а при необходимости — запросить бумажную версию у работодателя или в отделении СФР.
Вопросы учета и предъявления документа
С внедрением ЭТК у кадровиков и работников возникает немало организационных вопросов:
- Нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки? Поскольку ЭТК не имеет физического носителя, который можно передать из рук в руки, традиционная книга учета движения трудовых книжек применяется только к бумажным бланкам. Сведения об ЭТК учитываются автоматически в системе СФР.
- Должен ли работник предъявить при приеме на работу электронную трудовую книжку? При трудоустройстве работник не обязан предъявлять физический носитель ЭТК. Работодатель самостоятельно запрашивает необходимые сведения о стаже и трудовой деятельности через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Международный опыт: оцифровка в Украине
Тенденция к цифровизации трудовых документов наблюдается не только в России. Например, до 10 июня в Украине идет оцифровка трудовых книжек. Однако даже после этой даты бумажные документы останутся в силе, что подчеркивает постепенный, плавный характер перехода к цифровому будущему и сохранение прав граждан на привычный формат.
Трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий профессиональный путь человека. Сегодня под этим термином понимается не только привычный бумажный бланк, но и его современный электронный аналог. Электронная трудовая книжка делает процесс учета стажа более прозрачным, безопасным и удобным, позволяя работникам контролировать своевременную передачу данных в Социальный фонд. При этом бумажный формат продолжает действовать, давая гражданам право выбора.