Сегодня 17:06:45 () актуально обсудить, как оформлять приём на работу, когда у кандидата отсутствует трудовая книжка. Вопрос возникает часто: при первом трудоустройстве, при совместительстве, при утере или повреждении документа, а также в случаях, когда закон не требует ведения трудовой книжки (например, для некоторых категорий работников – иностранных граждан, сотрудников по договорам ГПХ и т.д.).

Когда трудовая книжка не требуется?

• Первое трудоустройство. Если человек никогда ранее не был официально трудоустроен, трудовая книжка ещё не заведена.
• Совместительство. При приёме на работу по совместительству трудовая книжка может оставаться у основного работодателя; сотруднику достаточно предоставить копию или справку о месте основной работы.
• Утеря или повреждение. Закон допускает восстановление трудовой книжки, но до её получения сотрудник может приступить к работе, предоставив заявление о причине отсутствия документа.
• Особые категории работников. Например, иностранные граждане, работающие по патенту, или сотрудники, оформленные по договорам гражданско‑правового характера (ГПХ), где трудовая книжка не ведётся.

В всех этих случаях работодатель обязан оформить трудовые отношения на основании заявления о приёме на работу и иных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет и т.д.), а трудовую книжку завести позже – либо сразу после приёма, либо после восстановления утерянного экземпляра.

Что должно содержать заявление о приёме на работу без трудовой книжки?

Законодательство не устанавливает единой обязательной формы заявления. Однако, чтобы документ имел юридическую силу и был удобен для кадрового оформления, в нём рекомендуется включить следующие реквизиты:

1. Шапка. Наименование организации (полное, согласно Уставу), её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
2. Дата составления. Указывается день, месяц, год.
3. Ф.И.О. заявителя. Полное имя, как в паспорте.
4. Контактные данные. Телефон, e‑mail (необязательно, но полезно для связи).
5. Должность, на которую претендует кандидат. Точное наименование из штатного расписания.
6. Предлагаемая дата начала работы. Можно указать «с [дата]» или «с [дата] по согласованию».
7. Ссылка на трудовой договор (если уже заключён). Если договор ещё не подписан, указывается, что заявление служит основанием для его последующего оформления.
8. Причина отсутствия трудовой книжки. Кратко: «Трудовая книжка отсутствует в связи с первым трудоустройством», «Утрата трудовой книжки», «Трудовая книжка находится у основного работодателя (совместительство)», «Восстановление трудовой книжки в процессе».
9. Согласие на обработку персональных данных. Стандартная формулировка, требуемая Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».
10. Подпись и расшифровка. Подпись заявителя и её расшифровка (Ф.И.О.).

При желании можно добавить пункт о готовности предоставить копию трудовой книжки после её восстановления или о предоставлении справки с места основной работы (для совместительства).

Образец заявления о приёме на работу без трудовой книжки (2026 г.)

ООО «Альфа‑Тех»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5






Заявление



Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 09 876543, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 5, кв. 12,


прошу принять меня на работу в ООО «Альфа‑Тех» на должность инженера‑программиста.



Предлагаемая дата начала трудовой деятельности – 01 июня 2026 г.



Трудовая книжка отсутствует в связи с первым трудоустройством. После оформления трудового договора я обязуюсь предоставить оригинал трудовой книжки для её заведения в течение пяти рабочих дней.



Согласен(на) на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».



Подпись: _____________________ /Иванов И.И./



Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович

При необходимости образец можно адаптировать под конкретную ситуацию (совместительство, утеря документа и т.д.).

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Проверка документов. Кадровик проверяет паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет (при наличии), а также заявление на соответствие требованиям.
2. Оформление личной карточки сотрудника (форма Т‑2) или электронного аналога. В карточке делается отметка о отсутствии трудовой книжки и причине этого.
3. Издание приказа о приёме на работу (форма Т‑1). Приказ подписывается руководителем и кадровиком.
4. Заведение трудовой книжки. После получения оригинала трудовой книжки (или её восстановления) кадровая служба делает первую запись о приёме на работу, ставит печать организации и подпись ответственного лица.
5. Возврат документов. Все оригиналы документов, переданные сотрудником (кроме трудовой книжки, которая остаётся у работодателя до её заведения), возвращаются владельцу после завершения кадровых процедур.

Важно: если трудовая книжка не может быть предоставлена в течение длительного времени (например, утеря и длительный процесс восстановления), работодатель имеет право продолжать трудовые отношения, опираясь на заявление и трудовой договор, а трудовую книжку завести позже.

Юридические основания

• Трудовой кодекс РФ ст. 65 – перечень документов, необходимых при приёме на работу (включая трудовую книжку, но допускает её отсутствие при первом трудоустройстве или совместительстве).
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – необходимость согласия на обработку данных.
• Постановление Правительства РФ от  № 1122 «О ведении трудовых книжек» – порядок восстановления и заведения трудовых книжек.
• Письма Минтруда и Роструда (например, Письмо Роструда от  № ПГ/02‑123‑25) – разъяснения о приёме на работу без трудовой книжки в случаях утраты, первого трудоустройства и совместительства.

Следует также учитывать внутренние нормативные акты организации (положение о приёме на работу, инструкцию по кадровому документообороту), которые могут уточнять порядок оформления заявления и последующих действий.

Заявление о приёме на работу без трудовой книжки – законный и widely used инструмент, позволяющий оформить трудовые отношения в ситуациях, когда документ отсутствует по объективным причинам. Главное – чётко указать причину отсутствия трудовой книжки, предоставить иные обязательные документы (паспорт, СНИЛС, ИНН и т.д.) и subsequently оформить трудовой договор и приказ о приёме. После получения или восстановления трудовой книжки её необходимо завести в соответствии с требованиями ТК РФ и внутренними регламентами компании.

Используя представленный выше образец и следуя описанному алгоритму, кадровая служба сможет избежать ошибок, обеспечить соблюдение трудового законодательства и гарантировать защиту прав как работника, так и работодателя.