Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовой стаж, права и обязанности работника.
В России хранение и защита трудовой книжки возлагается на работодателя.
Если рабочий документ утерян, работодатель может понести как административную, так и гражданско‑правовую ответственность.
Ниже разберём, какие штрафы предусмотрены, кто несёт ответственность и как действовать в случае потери.
Обязанности работодателя по хранению трудовой книжки
Согласно Правилам ведения трудовых книжек и Кодексу РФ о труде, ответственность за хранение и сохранность трудовой книжки возлагается на:
- работодателя (или его уполномоченное лицо, назначаемое приказом);
- должностное лицо, ответственно за кадровый отдел.
Нарушение этих правил, в т.ч. потеря трудовой книжки, влечёт административную ответственность.
Кто несёт ответственность за утерю?
В случае утери трудовой книжки ответственность может лежать на:
- Юридическом лице – компании, организации.
- Физическом лице – руководителе, директоре, ответственном сотруднике.
При этом работодатель обязан:
- выдать дубликат трудовой книжки;
- перенести дату увольнения на дату выдачи дубликата;
- выплатить работнику средний заработок за период с даты увольнения до выдачи дубликата.
Размер штрафов (статья 5.27 КОАП РФ)
В 2026 году штрафы за нарушение правил хранения трудовых книжек, включая их потерю, устанавливаются следующим образом:
- Для юридического лица – от 30 000 руб. до 50 000 руб..
- Для директора или руководителя – от 1 000 руб. до 5 000 руб..
- Для небольшой компании без образования юридического лица – от 10 000 руб. до 20 000 руб..
Штрафы применяются в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Гражданско‑правовая ответственность и моральный вред
Работник имеет право требовать:
- возмещения материального ущерба (потеря трудовой книжки и связанные с ней трудовые права);
- компенсацию морального вреда – суды часто удовлетворяют такие требования, основываясь на статье 237 ТК РФ.
Пример судебной практики: в 2025 году суд удовлетворил требование о компенсации морального вреда, подтверждая нарушение трудовых прав работника.
Как привлечь работодателя к административной ответственности?
Для привлечения к ответственности необходимо:
- Подать заявление в Государственную инспекцию труда с указанием факта потери документа.
- Предоставить доказательства: копию заявления о выдаче дубликата, акт о потере, копию трудовой книжки.
- Инспекция проведёт проверку и, при подтверждении нарушения, вынесет постановление о штрафе.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Сразу уведомите работодателя о потере.
Подача заявления о выдаче дубликата в отдел кадров.
Запросить копию трудового договора и других документов, подтверждающих стаж.
Сохранить копии всех документов, которые вы получили.
Если работодатель не реагирует, обратитесь в Государственную инспекцию труда или в суд.
Потеря трудовой книжки – серьёзное нарушение прав работника, которое может повлечь за собой:
- штрафы в размере от 1 000 руб. до 50 000 руб.;
- обязательство работодателя выдать дубликат и выплатить компенсацию;
- судебную компенсацию морального вреда.
Работодатель обязан строго соблюдать правила хранения трудовых книжек, а работник имеет право требовать справедливой компенсации в случае их потери.