Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина, его стаже, награждениях и иных кадровых событиях. За последние годы в России произошёл переход от традиционного бумажного формата к электронной трудовой книжке (ЭТК). В статье рассмотрены ключевые нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек, порядок их оформления, изменения, вступившие в силу в 2023‑2026 годах, а также практические рекомендации для работодателей и работников.

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки в РФ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
   • Статья 66 – «Трудовая книжка. Общие правила ведения и хранения».
   • Статья 67 – «Сведения, вносимые в трудовую книжку».
   • Статья 68 – «Порядок выдачи, замены и восстановления трудовой книжки».
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки» (с изменениями).
   Последняя редакция формы вступила в действие 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 № 1250).
3. Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2004 г. № 51 – уточняет порядок ведения и хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4. Инструкция Минтруда России от 10 октября 2003 г. «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
   Данная инструкция до сих пор является основным руководством по оформлению записей (пунктуация, шрифты, порядок внесения данных).
5. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 400‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании».
   Закон определяет, что сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР), где формируется единая база данных – фундамент для ЭТК.
6. Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 № 1250 «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
   Вводит новый графический дизайн и добавляет поле для QR‑кода, связывающего бумажный документ с электронным реестром.
7. Приказ Минтруда России от 5 апреля 2024 г. № … «Об организации учёта бланков и движения трудовых книжек».
   Регламентирует ведение бумажного реестра бланков, необходимого до полного перехода на электронный формат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

2.1 Что такое ЭТК?

ЭТК – единая база данных, в которой хранится полная история трудовой деятельности работника. Информация вносится работодателем в СФР, а работник получает доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «ЭТК». Электронный формат появился в 2020 году и к 1 января 2026 года завершился переходный период.

2.2 Ключевые особенности ЭТК

• Отсутствие риска потери данных – сведения хранятся в облачной системе СФР.
• Автоматическое обновление при каждом изменении (приём, перевод, увольнение, награждение).
• Возможность самостоятельного просмотра работником любой записи в любой момент.
• Интеграция с пенсионным страхованием и другими государственными сервисами.
• Подтверждение подлинности записей через цифровую подпись работодателя.

2.3 Обязанности работодателя

1. Приём на работу – передать сведения о работнике в СФР в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
2. При изменении условий труда (перевод, повышение, увольнение) – своевременно обновить запись в СФР.
3. Обеспечить работнику доступ к ЭТК (показать, как войти в личный кабинет).
4. Сохранять копию печатного реестра бланков (по приказу Минтруда от 2024 г.) до полного отказа от бумажных книжек.

2.4 Переходный период (2023‑2025)

С 2023 года работодатели обязаны вести двойной учёт: в бумажной форме (для работников, у которых уже есть книжка) и в электронном виде. С 1 января 2026 года обязательным стал только электронный формат, однако бумажные книжки, выданные до 2023 года, сохраняются в обращении и могут использоваться при необходимости.

Бумажные трудовые книжки: актуальное состояние

3.1 Форма и содержание

Новый типовой бланк (введённый в 2023 г.) состоит из 4‑х частей:

• Личная карточка работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Записи о трудовой деятельности (дата приёма, наименование организации, должность, основание увольнения).
• Записи о награждениях, повышении квалификации, дисциплинарных взысканиях.
• Поле для QR‑кода, связывающего бумажный документ с электронным реестром.

3.2 Порядок выдачи и замены

1. Выдаётся при первом приёме на работу (если работник не имеет ЭТК).
2. При утрате, повреждении или ошибке в записи – работник обращается к работодателю с заявлением; работодатель оформляет дубликат в соответствии с пунктом 13 Постановления № 225.
3. При переходе на ЭТК работнику предоставляется возможность «перенести» данные в электронный реестр; бумажная книжка при этом может быть изъята или оставлена в архиве.

3.3 Сведения, не подлежащие внесению

Согласно нормативным актам Минтруда Республики Беларусь (аналогично в РФ), в трудовую книжку не вносятся:

• Сведения о временной нетрудоспособности, если они уже отражены в листе нетрудоспособности.
• Информация о заработной плате и премиях (за исключением награждений).
• Данные о семейном положении, образовании, если они не влияют на трудовой стаж.

Нормативные акты других стран (сравнительный обзор)

Для полноты картины приведём краткую справку о нормативных актах в соседних государствах:

• Украина – Трудовой кодекс Украины (ст; 2149) обязывает вести трудовые книжки на всех работников, работающих более пяти дней.
• Беларусь – Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь регулирует выдачу и заполнение трудовых книжек, а также определяет перечень сведений, которые в них не вносятся.
• Европа – в большинстве стран (Франция, Германия) трудовая книжка в традиционном виде заменена цифровыми сервисами, однако законодательные нормы сохраняют обязательность фиксировать трудовой стаж для пенсионных расчётов.

Практические рекомендации для работодателей

5.1 Как правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной)

1. Заполнить поле «Дата приёма на работу» в формате ДД.ММ.ГГГГ.
2. Указать полное наименование организации в соответствии с ЕГРЮЛ.
3. Отметить должность и основание приёма (трудовой договор, приказ).
4. Подписать запись руководителем организации и поставить печать.
5. При увольнении указать дату увольнения и основание прекращения трудового договора (по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.).

5.2 Как вносить исправления

Если в записи обнаружена ошибка, необходимо:

• Составить акт исправления (приказ работодателя).
• Сделать зачёркивание ошибочного текста одной линией, подписать и поставить печать.
• Внести правильные данные рядом, указав дата исправления и подпись ответственного лица.

5.3 Переход на электронный формат

1. Обеспечить наличие аккредитованного программного обеспечения для передачи данных в СФР.
2. Провести обучение кадрового персонала (вебинары, инструктажи).
3. Уведомить всех работников о возможности перехода на ЭТК и предоставить инструкцию по входу в личный кабинет.
4. Сформировать отчёт о завершении переходного периода и передать в территориальный орган Фонда социального страхования.

Перспективы развития нормативной базы

С учётом ускоренного внедрения цифровых технологий в 2020‑х годах, в ближайшие годы ожидаются следующие изменения:

• Принятие единого федерального закона о цифровой трудовой книжке, который заменит отдельные постановления.
• Расширение функций ЭТК: интеграция с системами «Единый портал государственных услуг», автоматическое заполнение данных о стажировках и волонтёрской деятельности.

Нормативная база, регулирующая трудовые книжки в России, представляет собой совокупность законов, постановлений и инструкций, которые за последние годы претерпели существенные изменения в сторону цифровизации. Переход на электронную трудовую книжку завершён в начале 2026 года, однако бумажные формы продолжают использоваться для работников, у которых уже есть старые книжки. Соблюдение требований нормативных актов гарантирует правовую защиту как работников, так и работодателей, а также обеспечивает корректный расчёт пенсионных и страховых выплат.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 года. Информация взята из официальных источников (Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, нормативные акты Минтруда, а также публикаций УБРиР, КонсультантПлюс и других авторитетных ресурсов).