Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж‚ права и обязанности работника. С 2020‑го года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки‚ а в 2026 году завершается переходный период. В статье рассмотрим‚ кто имеет право на получение трудовой книжки‚ какие виды существуют‚ как правильно оформлять записи и какие изменения принёс новый законодательный акт.

Содержание

1. Правовая база
2. Кому полагается трудовая книжка
3. Бумажная и электронная трудовые книжки
4. Как получить трудовую книжку
5. Какие сведения фиксируются
6. Переход к электронному формату (2020‑2026)
7. Права и обязанности работника и работодателя
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основным нормативным актом‚ регулирующим вопросы трудовых книжек‚ является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ принятый 21 декабря 2001 года. Важные изменения внесены в:

• Постановление Правительства РФ от № 520 «О внесении изменений в некоторые статьи Трудового кодекса РФ» – закрепило окончание переходного периода к электронным трудовым книжкам.
• Федеральный закон от № 229‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – определил порядок создания‚ ведения и использования ЭТК.

Трудовой кодекс имеет приоритет перед другими нормативными актами в сфере трудовых отношений‚ а его положения обязательны для всех работодателей и работников.

Кому полагается трудовая книжка

Согласно статье 66 ТК РФ‚ трудовая книжка выдается:

• Гражданам‚ достигшим трудоспособного возраста (14 лет и старше);
• Работникам‚ принимаемым на работу по трудовому договору‚ в т.ч. по срочным и сезонным контрактам;
• Лицам‚ работающим по гражданско‑правовым договорам‚ если они одновременно имеют трудовые отношения (например‚ совмещение подработки и основной работы);
• Гражданам‚ получившим статус переселенца‚ в т.ч. из приграничных районов (временные трудовые книжки могут быть выданы в особом порядке).

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня начала работы.

Бумажная и электронная трудовые книжки

3.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант – бумажный документ‚ состоящий из нескольких листов формата А5. В нём фиксируются:

• Дата и место рождения работника;
• Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Сведения о полученных квалификационных аттестациях‚ повышении квалификации;
• Записи о начислении пенсии‚ если работник имеет право на неё.

Бумажную книжку могут сохранять только работники‚ которые подали заявление об отказе от электронного варианта.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Госуслуги» и доступна через личный кабинет гражданина. Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Мгновенный доступ к сведениям для любого работодателя‚ имеющего право на просмотр;
• Автоматическое обновление записей в режиме реального времени;
• Упрощённый процесс восстановления данных в случае увольнения или перевода.

С 1 января 2026 года переходный период завершён: если работник не подал заявление об отказе‚ его трудовая книжка автоматически переводится в электронный формат.

Как получить трудовую книжку

4.1 Приём на работу (бумажный вариант)

1. Работодатель заполняет первую страницу трудовой книжки (ФИО‚ дата рождения‚ место жительства‚ образование‚ воинская обязанность).
2. Работник подписывает полученную книжку и получает её в руки.
3. В течение пяти рабочих дней работодатель вносит запись о приёме (дата‚ должность‚ основание).

4.2 Приём на работу (электронный вариант)

1. Работник регистрируется на портале Госуслуги и подтверждает личность (паспорт‚ СНИЛС).
2. Работодатель через специализированную программу «Электронная трудовая книжка» вносит запись о приёме‚ указав все обязательные реквизиты.
3. Работник получает уведомление о создании ЭТК и может просмотреть её в личном кабинете.

4.3 Замена или восстановление

Если бумажная книжка утрачена‚ её можно восстановить в отделении Пенсионного фонда России или в Многофункциональном центре (МФЦ) по подаче заявления и предоставлению копий документов (паспорт‚ СНИЛС‚ справка о трудовом стаже). При этом в ЭТК автоматически будет отражён весь предыдущий стаж.

Какие сведения фиксируются в трудовой книжке

Работодатель не имеет права вносить записи без соответствующего приказа или договора. Нарушения фиксируются в трудовом суде и могут привести к административной ответственности.

Переход к электронному формату (2020‑2026)

6.1 Этапы внедрения

• 2020 г. Принят закон об электронных трудовых книжках‚ началось пилотное тестирование в ряде регионов (Москва‚ Санкт‑Петербург‚ Самарская область).
• 2021‑2023 гг. Расширение использования ЭТК на все организации с численностью более 100 сотрудников.
• 2024 г. Обязательное подключение к системе «Госуслуги» для всех работодателей.
• 2025 г. Введена возможность одновременного ведения бумажного и электронного вариантов (по желанию работника).
• 2026 г. Завершён переходный период: если работник не подал заявление об отказе от ЭТК‚ его трудовая книжка автоматически переводится в электронный формат.

6.2 Что изменилось для работников

• Уменьшилось количество бумажных документов;
• Сократилось время оформления при приёме и увольнении;
• Повысилась прозрачность: любой уполномоченный работодатель может проверить стаж в режиме онлайн;
• Упрощён процесс получения справок о трудовом стаже для пенсионных и социальных выплат.

6.3 Что изменилось для работодателей

• Необходимо установить программное обеспечение «ЭТК» и обучить кадровый персонал;
• Ведение записей стало автоматизированным‚ что снижает риск ошибок;
• Отчётность перед государственными органами (ФНС‚ ПФР) упрощена.

Права и обязанности работника и работодателя

7.1 Права работника

• Получить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приёме на работу;
• Требовать своевременного внесения всех записей‚ соответствующих действительности;
• Отказаться от электронного варианта‚ подав письменное заявление работодателю;
• Получать справку о трудовом стаже в любой момент без дополнительных согласий.

7.2 Обязанности работодателя

• Выдать трудовую книжку в течение пяти рабочих дней;
• Вносить записи в сроки‚ установленные ТК РФ (не позднее 5 дней после изменения статуса работника);
• Не вносить записи без соответствующего приказа‚ договора или решения суда;
• Сохранять конфиденциальность сведений‚ содержащихся в трудовой книжке.

7.3 Ответственность за нарушения

Согласно статье 5.27 ТК РФ‚ за нарушение порядка ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 5 000 до 30 000 рублей) и/или к гражданско‑правовой ответственности за возмещение ущерба работнику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе книги ведутся параллельно‚ но записи в них должны совпадать.

8.2 Как проверить‚ что мои записи в ЭТК актуальны?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги‚ раздел «Трудовая книжка». Там отображаются все записи‚ внесённые работодателями‚ а также автоматические данные от Пенсионного фонда.

8.3 Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?

Обратитесь к работодателю с письменным заявлением о корректировке. Работодатель вносит исправление‚ подписывая запись о внесении изменений; В случае отказа работник может обратиться в инспекцию по труду.

8.4 Нужно ли сохранять старую бумажную книжку после перехода в ЭТК?

Если вы не подали заявление об отказе от ЭТК‚ бумажный документ считается «историческим» и может быть сдан в архив организации. Однако рекомендуется хранить её до полного подтверждения корректности всех записей в электронном виде.

8.5 Как получить трудовую книжку‚ если я переехал в другой регион?

Трудовая книжка привязана к человеку‚ а не к региону. При переезде работодатель в новом месте обязан оформить запись о приёме‚ а в ЭТК автоматически отразятся все предыдущие записи.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ подтверждающим профессиональный путь гражданина России. Переход к электронному формату‚ завершившийся в 2026 году‚ делает процесс более удобным‚ безопасным и прозрачным. Тем не менее‚ права работников защищаются законом‚ а работодатели обязаны строго соблюдать порядок ведения записей. Знание своих прав и обязанностей поможет избежать конфликтов и гарантировать правильное оформление трудового стажа.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или восстановлению трудовой книжки‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в региональное отделение Пенсионного фонда России.

Дата публикации: