Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и квалификацию. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на это, работодатели обязаны вести и оформлять трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством. Ниже разберём, когда и как работодателю необходимо оформить трудовую книжку, какие изменения произошли в 2021‑2026 годы и какие требования к документу остаются актуальными.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
• Используется при расчёте пенсии, повышении квалификации, получении социальных льгот.
• Обязателен для всех категорий работников, за исключением некоторых случаев (например, работники, которые работают только по договору, без трудового договора).

История перехода на электронные трудовые книжки

В 2021 году Минтруд России принял приказ № 320Н от 19 мая 2021 года, в котором была утверждена новая форма трудовой книжки. С 1 января 2023 года работники и работодатели обязаны использовать эту новую форму. Однако с 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках».

В течение переходного периода работодатели могли вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки. После окончания переходного периода бумажные записи считаются устаревшими, но они могут использоваться в качестве подтверждения стажа до тех пор, пока не будет оформлена ЭТК.

Когда работодатель обязан оформить трудовую книжку?

При приёме на работу

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 30 дней с даты начала работы. Это правило актуально как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки.

При изменении условий работы

Если работник меняет должность, место работы, график работы, заработную плату и т.д., работодатель обязан внести соответствующие записи в трудовую книжку в течение 30 дней с момента изменения.

При увольнении

При увольнении работника работодатель обязан оформить запись о завершении трудового договора в течение 30 дней с даты увольнения. В случае перехода на другую работу в рамках одной организации, запись о новом месте работы делается сразу.

При переходе на электронную трудовую книжку

С 1 января 2026 года работодатели обязаны перейти на ЭТК. При этом:

• Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан перенести все записи в ЭТК.
• Если работник ранее не имел трудовой книжки, работодатель должен оформить новую ЭТК.
• В случае ошибок в бумажной книжке, их необходимо исправить в ЭТК, а не в бумажном документе.

Как оформить трудовую книжку в электронном виде

1. Регистрация работодателя в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Для этого необходимо иметь электронную подпись и пройти процедуру регистрации на портале госуслуг.
2. Создание профиля работника в системе. Вводятся данные о сотруднике, включая паспортные данные, дату рождения, место работы.
3. Внесение записей о приёме, изменениях и увольнении. Записи подтверждаются электронными подписями руководителя и работника.
4. Сохранение и архивирование данных. Все записи хранятся в системе в течение 30 лет.

Важно: при переходе на ЭТК работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за получением новой трудовой книжки (если она всё ещё нужна для подтверждения стажа в пенсионном фонде). Однако риск возникновения проблем с пенсионным стажем снижается, если все записи сделаны в ЭТК.

Что делать, если трудовая книжка оформлена неправильно?

• Если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка, работодатель обязан исправить её в течение 30 дней с момента обнаружения.
• При переходе на ЭТК ошибки в бумажной книжке не влияют на стаж, если они были исправлены в ЭТК.
• Неправильное оформление может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, поскольку трудовая книжка – один из ключевых документов для подтверждения стажа.

Кому необходимо переходить на электронные трудовые книжки?

• Всем работодателям, которые заключают трудовые договоры с работниками.
• Обязательность распространяется на все отрасли, включая государственные и частные организации.
• Исключения: работники, которые работают только по договору, без трудового договора, не обязаны иметь трудовую книжку.

Как проверить, что трудовая книжка оформлена правильно?

1. Проверьте наличие всех обязательных полей: дата приёма, должность, место работы, заработная плата, дата увольнения.
2. Убедитесь, что запись о приёме сделана в течение 30 дней с даты начала работы.
3. Проверьте, что в ЭТК нет конфликтов с бумажной трудовой книжкой (если она существует).
4. Проверьте, что все изменения и увольнения оформлены в течение 30 дней с момента события.

С 1 января 2026 года переход на электронные трудовые книжки завершён, и работодатели обязаны вести только ЭТК. При этом:

• Трудовая книжка должна быть оформлена в течение 30 дней с даты начала работы.
• Все изменения и увольнения также должны быть внесены в течение 30 дней.
• При переходе на ЭТК необходимо перенести все записи из бумажной книжки.
• Неправильное оформление может привести к проблемам при расчёте пенсии.

Следуя этим рекомендациям, работодатели могут избежать ошибок, связанных с оформлением трудовой книжки, и обеспечить корректный учет трудового стажа своих сотрудников.