Трудовая книжка, один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина Российской Федерации. С момента её введения в советское время она оставалась основным инструментом учёта профессиональной биографии работника. Однако в 2026 году ситуация претерпела кардинальные изменения: переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК) завершился 1 января 2026 года. Это означает, что бумажные трудовые книжки больше не являются обязательными для новых сотрудников, а для уже работающих — остаются действующими, но постепенно уступают место цифровым аналогам.
Что изменилось с 1 января 2026 года?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от 2019 года и последним указаниям Роструда, с 2026 года:
- Все новые работники принимаются на работу без оформления бумажной трудовой книжки — их стаж автоматически регистрируется в электронном виде через Единую информационную систему (ЕИС) Пенсионного фонда России.
- Работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки для новых сотрудников, если только работник не подал письменное заявление о желании сохранить бумажную версию.
- Бумажные трудовые книжки, оформленные до 2026 года, остаются действительными и могут использоваться для подтверждения стажа при выходе на пенсию, оформлении льгот или при трудоустройстве в организации, не перешедшие на ЭТК (например, некоторые малые предприятия или иностранные компании).
Как отмечает кандидат юридических наук Ирина Сивакова, «отказ от бумажных трудовых книжек не означает утрату прав работников — наоборот, цифровизация повышает прозрачность и снижает риски потери или повреждения документов». Теперь все записи о приёме, увольнении, переводе и награждениях автоматически передаются в Пенсионный фонд, а работник может в любое время получить выписку через портал Госуслуг или лично в офисе ПФР.
Можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке?
Да, можно. Роструд официально подтвердил, что в бумажной трудовой книжке допускается использование печати кадровой службы или отдела кадров — это не нарушает законодательство. Важно лишь, чтобы:
- печать была официально зарегистрирована у работодателя;
- на ней был указан полный наименование организации (например, «ООО «Ромашка»»);
- печать не была скопирована с другого документа или поддельной.
Если в трудовой книжке стоит печать отдела кадров, а не печать организации, это не является основанием для признания записи недействительной; Однако, чтобы избежать споров, рекомендуется использовать печать организации в целом, особенно при оформлении увольнения или приёма на работу в государственные структуры.
Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?
Ситуация, когда гражданин Республики Узбекистан или другого государства приходит на работу в Россию без бумажной трудовой книжки, становится всё более распространённой. В этом случае:
- Если работник является иностранным гражданином с разрешением на работу или видом на жительство — он не обязан предоставлять трудовую книжку.
- Работодатель обязан создать для него электронную трудовую книжку в ЕИС ПФР на основании паспорта и СНИЛС.
- Если работник ранее работал в России и имеет стаж — он может предоставить выписку из ПФР или архивные данные, которые будут внесены в ЭТК вручную.
Важно: никакие штрафы или отказы в приёме на работу не могут быть обоснованы отсутствием бумажной трудовой книжки — это прямо противоречит Трудовому кодексу РФ и закону о цифровизации.
Электронные трудовые книжки: преимущества и риски
Преимущества ЭТК:
- Надёжность — данные не теряются, не портятся, не подделываются.
- Доступность, работник может проверить свой стаж в любое время через Госуслуги.
- Скорость — при увольнении или приёме на работу не нужно ждать передачи бумажной книжки.
- Международное признание — в будущем ЭТК могут быть интегрированы с системами других стран (например, ЕАЭС).
Риски и проблемы:
- Технические сбои — при отключении интернета или сбоях в системе ПФР возможны задержки в обновлении данных.
- Неполные данные — если работодатель не передаёт информацию вовремя, стаж может быть учтён частично.
- Проблемы с «старыми» записями — как показало судебное дело в Украине, устаревшие записи в бумажных книжках могут привести к отказу в назначении пенсии. В России аналогичные риски существуют, если работодатель не вёл учёт в 90-е, 2000-е годы.
По данным ОСФР по Вологодской области, более 530 тысяч электронных трудовых книжек уже ведутся в регионе, и цифра растёт на 15–20% ежемесячно. Это говорит о том, что переход на цифровой формат проходит успешно и без массовых жалоб.
Что делать работнику в 2026 году?
Ваша задача — не паниковать, а действовать осознанно:
- Проверьте свой СНИЛС — убедитесь, что он привязан к вашему профилю на Госуслугах.
- Зайдите на портал Госуслуг → «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка» — проверьте, есть ли в ней все ваши записи;
- Если вы хотите сохранить бумажную книжку — подайте заявление работодателю до 31 декабря 2026 года. После этой даты возможность сохранения будет утеряна.
- Сохраните копии всех приказов о приёме, увольнении, переводе — они могут понадобиться при спорах с ПФР.
- Если вы работаете в иностранной компании — уточните, как они ведут учёт стажа: в России, по ЭТК, в стране происхождения — по местным правилам.
Трудовая книжка — это не просто бумажный документ, а история вашей профессиональной жизни. В 2026 году она превратилась из физического артефакта в цифровой профиль, который защищён государством и доступен вам в любое время. Переход на электронные трудовые книжки — это не отмена прав, а их усиление. Главное — следить за своими данными, не игнорировать уведомления от ПФР и вовремя подавать заявления, если хотите сохранить бумажную версию.
Помните: ваш трудовой стаж — ваше право. И в эпоху цифровых технологий это право теперь защищено точнее, надёжнее и быстрее, чем когда-либо.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять данные на портале Госуслуг и обращаться в Роструд или ПФР при возникновении вопросов.