Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное ведение критически важно для расчёта пенсии, получение пособий и подтверждения опыта работы. В этой статье подробно разберём все аспекты ведения трудовой книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ, с учётом перехода на электронный формат.

Ключевое изменение: завершение переходного периода в 2026 году

Самое важное, что нужно знать каждому работнику и работодателю:

• С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Это означает, что с этой даты основным и приоритетным форматом становится электронная трудовая книжка, ведущаяся в реестре сведений о трудовой деятельности (РСТД).
• Бумажная трудовая книжка (ТК) продолжает действовать, но только если работник написал заявление об отказе от её замены на электронную. В противном случае работодатель обязан оформить ЭТК.

Два формата: бумажный и электронный

На данный момент действует режим параллельного использования:

1. Бумажная трудовая книжка — традиционный формат. Записи в неё вносятся рукописно или печатным способом с подписью ответственного лица и печатью организации.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — запись о трудовой деятельности вносится в РСТД. Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению. Этот формат исключает риск потери, порчи или подделки документа.

Важно: Если у работника уже есть бумажная ТК, а он не подавал заявление об отказе, работодатель обязан оформить запись и в бумажную книжку, и в электронный реестр.

Что обязательно отражается в трудовой книжке? (По ТК РФ)

Согласно Трудовому кодексу и разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку (в любой форме) вносятся следующие сведения:

• ФИО работника и дата рождения.
• Сведения о работодателе: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, место нахождения.
• Дата фактического допущения к работе (дата приёма).
• Наименование подразделения, должность (специальность) в соответствии со штатным расписанием.
• Основание для приёма (приказ, договор и т.д.) и его номер с датой.
• Дата и основание для увольнения (приказ, номер, дата). Обязательно указывается точная формулировка причины увольнения со ссылкой на соответствующий пункт части первой или части второй статьи 81, статьи 77 или 78 ТК РФ.
• Сведения о переводе на другую постоянную работу (в т.ч. в другую организацию) с указанием нового работодателя, должности и даты перевода.
• Сведения об изменениях трудового договора (например, о смене режима работы, надбавках, если они связаны с изменением условий труда).

Что НЕ отражается в трудовой книжке?

В соответствии с действующими правилами, в трудовую книжку НЕ вносятся:

• Сведения о премиях, поощрениях, надбавках (если они не связаны с изменением трудового договора, например, с переходом на другую должность). Разъяснения Минтруда подтверждают, что эти данные не являются обязательными для записи.
• Детализация обязанностей, функционал, KPI.
• Оценки качества работы, взыскания (если они не привели к увольнению).
• Сведения о временной работе, совместительстве (если оно не было основным местом работы).

Изменения, которые готовит Минтруд

Как сообщалось в источниках, Минтруд России планирует изменить правила ведения трудовых книжек. Цель реформы — исключить избыточные требования и устаревшие сведения. Это должно упростить процедуру для работодателей и сделать документ более понятным. Ожидается, что изменения будут синхронизированы с полным переходом на электронный формат с 2026 года.

Практические советы работнику

1. Проверяйте записи при приёме и увольнении. Убедитесь, что в приказе и в книжке (или ЭТК) точно указаны даты, должность и точная формулировка причины увольнения.
2. Храните документ в надёжном месте. Бумажную книжку берегите от повреждений, не оставляйте её без присмотра.
3. Регулярно запрашивайте выписку из ЭТК (если у вас электронный формат), чтобы контролировать актуальность данных.
4. При смене работы обязательно получайте на руки свою бумажную трудовую книжку (если она есть) или письменный отказ работодателя от её выдачи с обоснованием (если ведётся только ЭТК).
5. Обращайте внимание на «историю». Ошибки, допущенные в прошлом (например, неверное указание причины увольнения), могут привести к занижению пенсионных коэффициентов или проблемам при оформлении пособий.

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки (бумажные и/или электронные) в строгом соответствии с ТК РФ.
• Вносить все обязательные сведения не позднее дня издания соответствующего приказа (о приёме, переводе, увольнении).
• Обеспечить сохранность документов. Утрата трудовой книжки, серьёзный инцидент, требующий оформления дубликата.
• По письменному заявлению работника выдать ему трудовую книжку (бумажную) при увольнении или выписку из ЭТК.
• С 2026 года для большинства работников обязательно вести ЭТК, если от них нет письменного отказа.

Трудовая книжка, будь то бумажный или электронный вариант, — это юридически значимый документ, который напрямую влияет на ваше финансовое будущее. Понимание правил её ведения по ТК РФ позволяет контролировать свою трудовую историю и избежать ошибок. Грядущий переход на исключительно электронный формат с 1 января 2026 года — это шаг к большей безопасности и прозрачности, но он требует от всех участников трудовых отношений внимания к новым процедурам. Следите за изменениями от Минтруда и всегда проверяйте корректность записей о себе.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что с завершается переходный период на электронные трудовые книжки.