Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж гражданина. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого бумажный вариант будет использоваться лишь как дополнительное подтверждение. В этой статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок оформления, способы получения и использования как бумажной, так и электронной трудовой книжки.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 и ст. 66.1 регулируют ведение трудовых книжек и предоставление сведений о трудовой деятельности.
Статья 39 ТК РФ – трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – установило новые сроки представления сведений в Пенсионный фонд для формирования ЭТК.
Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок ведения электронных трудовых книжек в системе СФР.
Приказ Минтруда России от 30 октября 2019 г. № 697н – утвердил форму и порядок заполнения бумажной трудовой книжки.

С 1 января 2026 года вступает в силу положение о полном переходе на электронный формат: все newly hired сотрудники получают только ЭТК, а работодатели обязаны передавать сведения в цифровую систему СФР в течение пяти рабочих дней после кадрового события (приём, перевод, увольнение).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это единая база данных, хранящаяся в информационной системе Социального фонда России (СФР). В ней фиксируются:

дата и место приёма на работу;
наименование организации и её ИНН;
должность, профессия, специальность;
вид трудового договора (срочный/бессрочный);
дата и основание увольнения;
периоды простоя, отпусков, больничных (при наличии согласия работника).

Преимущества ЭТК:

Доступность – просматривать сведения можно в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.
Надёжность – информация защищена от потери, повреждения или подделки.
Скорость обмена – работодатель передаёт данные мгновенно, а сотрудник получает выписку в течение нескольких минут.
Экономия – нет необходимости приобретать бланки, печати и вести архив бумажных документов.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для newly hired сотрудников (с 2021 года)

При заключении трудового договора работник предоставляет паспорт и СНИЛС.
Работодатель в течение 5 рабочих дней направляет в СФР сведения о приёме через систему «Электронная трудовая книжка» (через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через специализированное ПО).
СФР формирует запись в ЭТК и уведомляет сотрудника о доступности выписки в его личном кабинете.

Для сотрудников, принятых до 2021 года (переходный период)

До 31 декабря 2025 года работник мог выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки:

Продолжать вести бумажную трудовую книжку (требуется печать организации и подпись ответственного лица).
Перейти на электронный формат – предоставить заявление работодателю о желании вести ЭТК; работодатель передаёт накопленные сведения в СРФ.

С 1 января 2026 года выбор больше не предоставляется: все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде.

Бумажная трудовая книжка: когда ещё нужна?

Даже после полного перехода на ЭТК бумажный документ может потребоваться в следующих случаях:

Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии по старости в регионах, где ещё не подключена система СФР (редко, но возможно).
При устройстве на работу в иностранные компании, требующие бумажный вариант.
Как резервная копия при технических сбоях в электронной системе (хотя такие случаи крайне редки).

Бланк трудовой книжки установленного образца (серия VII, размер 88×125 мм, 22 листа) можно приобрести в канцелярских магазинах или на маркетплейсах (например, OZON). Заполнение производится согласно приказу Минтруда № 697н:

На ьном листе указываются ФИО, дата рождения, профессия, образование, серия и номер документа.
В разделе «Сведения о работе» делаются записи о каждом месте работы: дата приёма, наименование организации, должность, основание увольнения.
Каждая запись завершается печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Получить выписку из ЭТК можно несколькими способами:

Личный кабинет на портале Госуслуг – после авторизации выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
Сайт Пенсионного фонда России (СФР) – в личном кабинете работника доступна выписка за любой период.
Мобильные приложения – «Госуслуги.Страховая пенсия», «СФР Онлайн» и аналогичные сервисы позволяют просматривать и скачивать выписку в PDF.
Через работодателя – при запросе справки о стаже организация может выдать выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью.

Выписка содержит те же данные, что и бумажная книжка, но имеет электронную подпись СФР и может быть распечатана для подачи в любые инстанции.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

Нарушение требований по ведению (несвоевременная передача сведений, недостоверные записи, отсутствие подписи/печати) может повлечь:

Административный штраф для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб.).
Штраф для организации (от 50 000 до 200 000 руб.).
Возможные трудовые споры, связанные с неправильным учётом стажа при начислении пенсии или пособий.

Поэтому важно соблюдать установленные сроки и проверять корректность вносимых данных перед отправкой в СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?: Да, до 31 декабря 2025 года работник мог вести оба варианта параллельно. После этой даты бумажный вариант сохраняется только как дополнительный документ по желанию сотрудника.
Что делать, если в ЭТК обнаружилась ошибка?: Сотрудник должен обратиться к работодателю с требованием внести исправление. Работодатель направляет корректирующие сведения в СФР в течение пяти рабочих дней. После обработки выписка обновляется автоматически.
Нужен ли СНИЛС для оформления ЭТК?: Да, СНИЛС является обязательным идентификатором личного та в системе СФР и используется для привязки трудовой записи к конкретному гражданину.
Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к интернету?: Да, выписку можно запросить в Многофункциональном центре (МФЦ) или в клиентской службе Пенсионного фонда, предъявив паспорт и СНИЛС.
Сколько хранится информация в ЭТК?: Данные хранятся бессрочно, пока не будет принято решение об архивировании в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим профессиональный путь гражданина. Переход на электронный формат сделали процесс более прозрачным, быстрым и защищённым от потерь. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период, и все newly hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку. Бумажный вариант сохраняется лишь как вспомогательный инструмент в определённых ситуациях.

Соблюдение установленных норм, своевременная передача сведений в СФР и регулярная проверка выписки помогут избежать ошибок и обеспечат корректный учёт трудового стажа – основания для назначения пенсии, пособий и других социальных гарантий.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров вашей организации, в МФЦ или напрямую в Социальный фонд России через портал Госуслуг.