Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина․ За последние годы в России произошёл масштабный переход от традиционной бумажной формы к новому образцу, а также к электронному варианту․ В статье подробно рассматриваются:
- какой законодательно установленный срок ввода новых бланков;
- какие изменения произошли в оформлении и хранении документа;
- какие требования предъявляются к работодателям и работникам в 2023‑2026 годах;
- перспективы дальнейшего развития (2027 год и дальше)․
Исторический контекст
Трудовая книжка в России существует с советских времён, однако её форма и порядок ведения неоднократно менялись․ Последняя крупная реформа была проведена в начале 2020‑х годов․
Старая форма (2003 год)
Бланк, принятый в 2003 году, использовался более 20 лет․ Он включал 7‑8 страниц, в которые вручную вносились сведения о каждом месте работы․
Причины реформы
К 2020‑му году стало очевидно, что бумажный документ не отвечает требованиям цифровой экономики: медленное заполнение, риск потери, отсутствие единой информационной базы․
Законодательная база перехода
Ниже перечислены основные нормативные акты, регламентирующие ввод новых трудовых книжек:
- Постановление Правительства РФ от № 1250 – утверждает форму трудовой книжки нового образца․
- Приказ Минтруда России от № 320н – устанавливает порядок заполнения нового бланка и порядок его хранения․
- Письмо Минтруда России (2021 год) – разъясняет переходный период и порядок работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․
Переход к бумажному новому образцу: 1 января 2023 года
Согласно вышеуказанным актам, новые бланки трудовых книжек (а также вкладыши к ним) начали применяться с 1 января 2023 года․ Основные изменения:
- Упрощённый дизайн – уменьшено количество страниц, добавлены графы для указания ИНН и СНИЛС․
- Структурирование записей – отдельные разделы для стажа, отпусков, профессионального обучения․
- Возможность перехода в электронный формат – в новых бланках предусмотрены QR‑коды, позволяющие привязать бумажный документ к электронной версии․
Работодатели обязаны использовать только новые бланки при оформлении новых сотрудников и при внесении записей в уже существующие книжки (при их обновлении)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Когда началось её внедрение?
Инициатива по созданию ЭТК была объявлена в 2020 году․ Первоначально планировалось её обязательное введение к 2021 году, однако из‑за технических и организационных нюансов процесс растянулся․
Ключевые даты
- 2021 год – первые категории граждан (неработавшие ранее) могут получить электронную трудовую книжку․
- 2022‑2023 годы – расширение списка работодателей, подключаемых к системе «Госуслуги»․
- 2025‑2026 годы – почти все крупные компании обязаны вести ЭТК для новых сотрудников, а также переводить существующие бумажные книжки в электронный формат․
Преимущества ЭТК
- Автоматическое заполнение данных из кадровой системы․
- Доступность в любой момент через личный кабинет «Госуслуги»․
- Сокращение риска потери документа․
- Упрощённый процесс проверки стажа для пенсионного фонда․
Практика 2026 года: нужна ли бумажная трудовая книжка?
По состоянию на 2026 год:
- Для сотрудников, впервые начинающих трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформление бумажной трудовой книжки не требуеться – работодатели оформляют только электронную версию․
- Сотрудники, у которых уже есть бумажная книжка старого образца, могут продолжать её использовать, однако в новых записях обязаны использовать бланки нового образца (введённые в 2023 году)․
- Большинство государственных и крупных частных организаций полностью перешли на ЭТК, однако небольшие предприятия (до 10 сотрудников) могут ещё использовать бумажные книжки, если их трудовой процесс не требует электронного документооборота․
Как оформить новую трудовую книжку в 2023‑2026 годы
Для работодателя
- Приём на работу: в момент подписания трудового договора запросить у соискателя документ, подтверждающий личность (паспорт) и, при наличии, уже существующую трудовую книжку․
- Если у соискателя нет книжки или он впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформить электронную трудовую книжку через портал «Госуслуги»․
- Для сотрудников, у которых есть бумажная книжка, заполнить первую страницу нового бланка (если книжка старого образца) и приложить её к существующей книжке в виде вкладыша․
- Обеспечить сохранность электронных записей в системе ФГИС «Трудовые книжки» (Федеральный государственный информационный сервис)․
Для работника
- Приём на работу: уточнить у работодателя, будет ли оформлена бумажная или электронная книжка․
- Если оформляется электронная версия – необходимо иметь подтверждённый аккаунт в «Госуслугах» и согласовать передачу персональных данных․
- При наличии старой бумажной книжки – проверить, что все записи корректны, и при необходимости потребовать их перенести в новый бланк․
Новые обязанности бухгалтеров и кадровиков
С введением новых бланков и ЭТК изменились и обязанности специалистов по кадрам:
- Обучение персонала работе с порталом «Госуслуги» и системой ФГИС․
- Контроль за своевременным вводом данных в электронную систему (не менее 1 рабочего дня после начала трудовых отношений)․
- Хранение бумажных вкладышей в соответствии с Приказом Минтруда № 320н (срок хранения – 5 лет после прекращения трудовых отношений)․
- Подготовка отчетности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования в электронном виде․
Перспективы: что может измениться в 2027 году и дальше?
Эксперты отмечают, что к 2027 году возможно полное прекращение выпуска бумажных трудовых книжек․ Ожидаются следующие шаги:
- Постепенный отказ от печати новых бланков – переход к полностью цифровому формату․
- Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей в ЭТК․
- Расширение функций ЭТК: интеграция с системой «Электронный паспорт», возможность получения справок о доходах и налогах в режиме онлайн․
- Ужесточение требований к кибербезопасности и защите персональных данных․
Итак, новые трудовые книжки в России начали использоваться с 1 января 2023 года․ С того момента:
- Бумажные бланки нового образца заменили старый формат 2003 года․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) постепенно становится обязательной для всех новых работников, а к 2026 году её использование станет нормой․
- Работодатели и бухгалтеры обязаны адаптировать свои кадровые системы к новым требованиям, а работники – подготовиться к работе в цифровой среде․
Если вы планируете открыть собственный бизнес, обновить кадровый отдел или просто хотите знать, как правильно оформить трудовую книжку в 2026 году, следуйте рекомендациям, изложенным в этой статье, и будьте уверены, что ваш документ будет соответствовать актуальному законодательству․
Дата публикации: 21 мая 2026 года․ Информация актуальна на момент написания и основана на официальных источниках: Постановление Правительства РФ № 1250 (2021), Приказ Минтруда РФ № 320н (2021) и последующих разъяснительных письмах․