Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. С течением времени в России менялись её бланки‚ что порождает вопросы: можно ли использовать старые образцы‚ когда пришёл новый‚ какие правила применяются к уже заведённым книжкам‚ как правильно оформлять записи и хранить документы. В этой статье мы разберём все нюансы‚ связанные с переходом от старого образца к новому‚ а также дадим практические рекомендации для работодателей и кадровых специалистов.

История изменений образцов трудовой книжки

• До 2004 года – трудовые книжки старого образца (серии АТ‑I … АТ‑VIII‚ 1974‑2003 годы выпуска).
• С 1 января 2004 года – введён новый образец‚ утверждённый приказом Минтруда РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н. Бланки получили более современный дизайн и изменённые реквизиты.
• С 1 января 2023 года – новый образец‚ утверждённый приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н‚ а также приказ № 55н от 1 января 2023 г. (порядок ведения и хранения).

Что изменилось в новом образце?

Новый образец отличается:

• Новой формой бумаги и более чёткими полями для записей;
• Изменёнными реквизитами (например‚ добавлены поля для указания номера и даты выдачи‚ а также для отметок о переводе в другую организацию);
• Улучшенной защитой от подделки (включены специальные штампы и штрих‑коды).

Какой статус имеют старые и новые трудовые книжки?

Согласно постановлению Правительства РФ от 24 июня 2021 г. № 1250:

• Трудовые книжки старого образца (выпущенные до 2004 года) остаются действительными и могут использоваться до тех пор‚ пока не будут полностью израсходованы.
• Работодатель может докупить новые бланки 2023 года только после 1 января 2023 г. (приказ № 55н).
• Обмен существующих книжек на новые не требуется и не предусмотрен.

Таким образом‚ если у вас в наличии есть бланки старого образца‚ их можно использовать без ограничений‚ пока они не исчерпаны.

Практические рекомендации для работодателей

Как вести учет при наличии обоих образцов

1. Проверьте наличие бланков – если у вас остались бланки старого образца‚ используйте их до конца срока их действия.
2. При приёме новых сотрудников – оформляйте записи в новом образце‚ если у вас есть пустые бланки 2023 года.
3. При переводе сотрудника – в новой книжке можно сделать отметку о переводе‚ а в старой – оставить запись о предыдущем месте работы.
4. Соблюдайте порядок хранения согласно приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г; № 320н.

Как правильно заполнить запись в новой книжке

• Укажите полное имя работника‚ дату рождения‚ место работы‚ должность и дату начала работы.
• Заполняйте поле «Сведения о работе» в соответствии с требованиями приказа.
• Подписывайте запись собственным почерком и печатайте штамп работодателя.

Что делать с уже заведёнными книжками старого образца?

Никаких действий не требуется. Работодатель может:

• Продолжать использовать их до полной исчерпки;
• Сохранять в архиве в соответствии с требованиями законодательства.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать старый образец для новых сотрудников?

Да‚ если у вас есть пустые бланки старого образца‚ они могут быть использованы до 1 января 2023 г. После этого рекомендуется переходить на новый образец.

Нужно ли менять уже заведённые книжки на новый образец?

Нет‚ обмен не требуется. Существующие книжки остаются действительными.

Когда начнётся обязательное использование нового образца?

Начиная с 1 января 2023 г. (приказ № 55н).

Какие документы нужны для перехода на новый образец?

Нужны только новые бланки 2023 года и печатка работодателя. Записи в старой книжке можно оставить без изменений.

Переход от старого образца трудовой книжки к новому не требует обмена существующих документов. Работодатели могут использовать старые бланки до их исчерпания‚ а новые – с 1 января 2023 г. Важно соблюдать порядок заполнения‚ хранения и оформления записей в соответствии с последними приказами Минтруда РФ. Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите корректность трудовой документации и избежите конфликтов с контролирующими органами.

Для более подробной информации и образцов записей в трудовую книжку по новым правилам рекомендуем ознакомиться с материалами в журнале «Кадровое дело» и в системе «Кадры».