Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажная трудовая книжка продолжает использоваться в ряде ситуаций. В данной статье подробно рассмотрены правовые основы, правила заполнения, хранения и возможные варианты возврата к бумажному виду после перехода на электронный.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (общие положения о трудовой книжке), ст. 66.1 (формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внесение изменений в ТК РФ, регулирующих переход на электронные трудовые книжки.
- Постановление Правительства РФ от г; – правила ведения и хранения трудовых книжек, инструкция по заполнению.
- Приказ Минтруда от № 320н – утверждён новый бланк трудовой книжки (действует с ).
- Письмо Минтруда от г. № 14-2/В-141 – разъяснения по заявлению о переходе на электронную трудовую книжку.
Кто обязан вести бумажную трудовую книжку?
Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые:
- работают у данного работодателя более пяти дней;
- не подали заявление о переходе на электронный формат;
- приняты на работу до (для новых сотрудников с этой даты бумажные книжки не оформляются).
Для работников, впервые принятых на работу с , оформляется только электронная трудовая книжка (ст. 66.1 ТК РФ). Однако если такой сотрудник позже подаст заявление о возврате к бумажному виду, работодатель обязан вести бумажную книжку в соответствии с общими правилами.
Процедура перехода с электронной на бумажную трудовую книжку
Законодательство допускает обратный переход в любое время по инициативе работника. Алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Сотрудник подаёт работодателю заявление о намерении перейти на бумажную трудовую книжку (форма свободная, но не противоречащая ТК РФ).
- Работодатель вносит в уже существующую электронную трудовую книжку запись о переходе на бумажный вид (обычно в разделе «Сведения о переходе»).
- На основании заявления работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку установленного образца, переносит в неё все сведения из электронной книжки (даты приёма, увольнения, переводов, наименования работодателей и т.д.).
- После завершения переноса данных бумажная книжка считается основным документом о трудовой деятельности, а электронная версия может быть архивирована или уничтожена в соответствии с внутренними регламентами организации.
Важно: при возврате к бумажному виду сохраняется непрерывность трудового стажа; никаких «пробелов» в документе не допускается.
Заполнение бумажной трудовой книжки
Заполнение производится в соответствии с инструкцией, утверждённой Постановлением Правительства РФ от г. Основные разделы:
- Титульный лист – ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
- Раздел «Сведения о работе» – последовательные записи о каждом месте работы:
- дата приёма;
- наименование работодателя (с указанием изменений названия);
- должность, профессия, специальность;
- дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.);
- подпись работника и печать работодателя;
- Раздел «Сведения о наградах» – поощрения, благодарности, награды.
- Раздел «Сведения о повышении квалификации» – курсы, семинары, аттестация.
Все записи делаются чернильной пастой синего или чёрного цвета, без исправлений. При необходимости исправления делается аккуратное зачёркивание, рядом ставится правильная запись, подпись работника и печать работодателя.
Хранение и выдача дубликатов
Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в условиях, исключающих повреждение (пожар, влага, механические воздействия). Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»).
При утрате или порче книжки работник может запросить дубликат. Для этого необходимо:
- Предоставить заявление об утрате/порче.
- Предоставить документы, подтверждающие трудовую стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР и т.д.).
- Работодатель оформляет дубликат, внося все доступные сведения, ставит отметку «Дубликат» и свою печать.
Особенности работы с бумажными книжками в 2026 году
На 2026 год актуальны следующие моменты:
- Новый бланк трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н) уже обязателен для всех newly оформляемых бумажных книжек.
- Электронные трудовые книжки ведутся в системе «Социальный фонд России» (СФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Работники, оформившие электронную книжку, могут в любой момент запросить бумажный вариант – процедура регламентирована ч. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ и Письмом Минтруда от г.
- Для совместителей и работников по договорам ГПХ бумажная книжка не ведётся, если трудовые отношения не превышают пяти дней у одного работодателя.
Бумажная трудовая книжка сохраняет своё значение в качестве юридически значимого документа о трудовой деятельности, несмотря на широкое распространение электронного формата. Знание нормативных основ, правил заполнения и порядка возврата к бумажному виду позволяет работникам и кадровикам избежать ошибок, обеспечить непрерывность трудового стажа и соблюсти требования законодательства.
Если у вас остались вопросы по ведению бумажных трудовых книжек или необходима помощь в оформлении заявления о переходе, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться официальными разъяснениями Минтруда и Роструда.