Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одной из типовых записей в ней является перевод на другую должность. Правильное оформление этой записи важно как для работодателя (соответствие Трудовому кодексу РФ), так и для сотрудника (корректный учёт стажа, права и льготы).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 71‑73 – порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями 2022 г., 2025 г.).
• Постановление Правительства РФ № 488 от  г. «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)» – аналогичные правила действуют и для бумажного варианта.

Когда требуется запись о переводе?

Запись вносятся, если:

1. Работник переводится внутри одной организации – в другое структурное подразделение, отдел или на более высокую (или низкую) должность.
2. Перевод осуществляется временно (например, на замену отсутствующего сотрудника) – в этом случае в графе 3 указывается «временно переведен».
3. Перевод происходит в результате реорганизации (слияние, разделение, ликвидация подразделения).

Какие документы нужны?

• Приказ (распоряжение) работодателя о переводе – в обязательном порядке указывается дата, номер и подпись руководителя.
• Заявление работника (если перевод по его желанию) – необязательно, но часто используется.
• Трудовой договор (или дополнение к нему) – при изменении условий труда.
• Для электронных трудовых книжек – подтверждение в системе ЭТК.

Пошаговое оформление записи в трудовой книжке

Образец записи о переводе на другую должность (бумажный вариант)

Как оформить перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Создать (или обновить) приказ в системе Электронный документооборот (ЭДО).
2. Внести данные в модуль «Трудовая книжка»: система автоматически заполняет графы 1‑4, используя номер приказа и дату.
3. Работник получает уведомление по электронной почте и может просмотреть запись в личном кабинете.
4. Подтверждение записи производится электронной подписью руководителя.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать название организации в графе 3?

Нет. Название организации уже указано в разделе «Сведения о работе» (графа 5‑6). В графе 3 фиксируется только наименование новой должности и, при необходимости, подразделения.

Как оформить перевод, если работник меняет только структурное подразделение, а должность остаётся той же?

Запись выглядит так:

Если должность не меняется, в графе 3 указывается «Переведен(а) в отдел маркетинга», а в графе 4 – номер приказа.

Можно ли использовать «переведён на должность продажного гада»?

Формулировка должна быть официальной и соответствовать штатному расписанию организации. Сленговые или неформальные названия (например, «продажный гад») недопустимы и могут привести к отказу в приёме записи.

Что делать, если трудовая книжка повреждена?

Согласно ТК РФ, в случае утраты или повреждения трудовой книжки работник получает новую, а в ней вносятся все прежние записи на основании копий приказов и справок от работодателя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа. Без указания номера запись считается неполной и может быть оспорена.
• Неправильный порядок слов. Формулировка должна начинаться с глагола «Переведен(а)», далее – «в/на» + подразделение/должность.
• Пропуск даты. Дата в графе 2 обязана совпадать с датой из приказа.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи руководителя запись считается недействительной.
• Запись в неправильный раздел. Перевод фиксируется в разделе «Сведения о работе», а не в «Приём на работу».

Пример полного «пакета документов» при переводе

1. Заявление работника (если требуется).
2. Приказ № 12‑О от  «О переводе Иванова И. И. в отдел продаж на должность менеджер по работе с клиентами».
3. Дополнение к трудовому договору (при изменении оклада, условий труда).
4. Запись в трудовой книжке (см. образец выше).
5. Электронная копия записи в системе ЭТК (если используется).

Оформление перевода на другую должность в трудовой книжке – простая, но строго регламентированная процедура. Соблюдение нормативных требований (правильная формулировка, указание номера приказа, подпись и печать) гарантирует, что запись будет признана законной, а сотрудник получит все предусмотренные законом права и льготы.

Помните: каждый перевод фиксируется отдельной записью, поэтому порядок нумерации и точность данных играют ключевую роль.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов РФ и практических рекомендаций специалистов по кадровому делопроизводству (данные на 22 мая 2026 г.).